Приказ от 30.12.2014 г № 200-ОД
Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Организация информационного обеспечения юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Новосибирской области от 18.10.2010 N 176-п "Об утверждении порядка разработки и утверждения исполнительными органами государственной власти Новосибирской области административных регламентов предоставления государственных услуг" приказываю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги "Организация информационного обеспечения юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов".
2.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник управления
К.В.ЗАХАРОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ
ОБЛАСТИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЮРИДИЧЕСКИХ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА НОВОСИБИРСКОЙ
ОБЛАСТИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
I.Общие положения
Основные понятия, используемые в Административном регламенте
1.Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги "Организация информационного обеспечения юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления государственной услуги "Организация информационного обеспечения юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов" (далее - государственная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, определения порядка, сроков, состава и последовательности административных процедур при предоставлении государственной услуги.
2.В Административном регламенте используются следующие основные понятия:
1) государственная услуга - деятельность по реализации функций управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС НСО), которая осуществляется по запросам заявителей в пределах установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области полномочий управления ГАС НСО, предоставляющего государственную услугу;
2) административный регламент - нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления государственной услуги и стандарт предоставления государственной услуги;
3) должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в управлении ГАС НСО;
4) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
5) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
6) государственный архив - государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которое осуществляет комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
7) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
8) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
9) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
10) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
11) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
12) апостиль - специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Описание заявителей
3.Заявителями при предоставлении государственной услуги являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства, юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления).
Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации и Новосибирской области либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Новосибирской области, полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.
Порядок информирования о правилах
предоставления государственной услуги
4.Место нахождения управления ГАС НСО и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007.
График работы управления ГАС НСО:
понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;
пятница: 9.00 - 17.00;
перерыв на обед: 13.00 - 14.00;
выходные дни - суббота, воскресенье.
5.Телефоны управления ГАС НСО:
(383) 203-58-84 (отдел автоматизированных технологий и информационного обеспечения);
(383) 223-14-01 (начальник отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения);
(383) 222-60-30 (приемная);
факс (383) 222-60-30.
6.Официальный сайт управления ГАС НСО в сети Интернет: http://archives.nso.ru.
Адрес электронной почты управления ГАС НСО: ugas@nso.ru.
7.Получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги заявитель либо его представитель может путем обращения в управление ГАС НСО устно (лично либо по телефону) и (или) письменно, в том числе посредством почтового отправления, электронной почты, посредством сети Интернет, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг": http://www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал), а также путем обращения в государственное автономное учреждение Новосибирской области "Многофункциональный центр организации предоставления государственных и муниципальных услуг Новосибирской области" (далее - ГАУ НСО "МФЦ") лично, по телефонам: 052 (для жителей г. Новосибирска), (383)217-70-52 (для иногородних) или с использованием официального сайта ГАУ НСО "МФЦ" в сети Интернет: http://www.mfc-nso.ru.
Информация о ходе предоставления государственной услуги может быть предоставлена устно (при личном приеме или телефонном обращении), а также в письменной форме, в том числе посредством электронной почты.
При личном обращении заявителя по вопросам предоставления государственной услуги информация предоставляется в часы личного приема граждан в управлении ГАС НСО, при обращении по телефону - в рабочее время.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей сотрудники управления ГАС НСО подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ по телефону должен начинаться с информации о наименовании управления ГАС НСО, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
При невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы сотрудник управления ГАС НСО, принявший телефонный звонок, должен сообщить заявителю телефонный номер, по которому возможно получение требуемой информации.
Ответ на письменное обращение оформляется в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящим Административным регламентом.
8.Информация о месте нахождения управления ГАС НСО, его почтовом адресе, адресе электронной почты, официальном сайте в сети Интернет, контактных телефонах и графике работы, а также о порядке получения информации по вопросам предоставления государственной услуги размещается:
- на официальном сайте управления ГАС НСО: http://archives.nso.ru;
- на информационном стенде в управлении ГАС НСО.
Информация о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах государственного и муниципальных архивов Новосибирской области дана в приложении N 2 к Административному регламенту, а также размещена на официальном сайте управления ГАС НСО в сети Интернет: http://archives.nso.ru.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
9.Наименование государственной услуги: организация информационного обеспечения юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов.
Наименование исполнительного органа, предоставляющего
государственную услугу
10.Предоставление государственной услуги осуществляет управление ГАС НСО во взаимодействии с государственным казенным учреждением Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области", муниципальными архивами Новосибирской области, органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, расположенными на территории Новосибирской области (далее - архив, орган, организация).
Непосредственное оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней архивных документов, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов осуществляют архивы, органы, организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Новосибирской области.
Описание результата предоставления государственной услуги
11.Результатом предоставления государственной услуги являются:
- информационное письмо;
- уведомление о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архив, орган, организацию.
Срок предоставления государственной услуги
12.Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 5 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя.
Срок исполнения запроса, направленного для исполнения по принадлежности в архив, орган, организацию, не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса соответствующим архивом, органом, организацией. В исключительных случаях руководитель архива, органа, организации либо уполномоченное на то лицо может продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 календарных дней.
Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, не должен превышать 1 рабочий день.
Сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в разделе III Административного регламента.
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения,
возникающие в связи с предоставлением государственной услуги
13.Отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги, регулируются следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 08.05.2006, N 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);
Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 16.02.2009, N 7, ст. 776);
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14.05.2007, N 20);
приказ Министерства культуры Российской Федерации от 22.12.2011 N 1216 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 03.09.2012, N 36);
приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2012 N 566 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 18.03.2013, N 11);
Закон Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" ("Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов", 30.09.2005, N 40);
постановление Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 N 222 "Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области" ("Советская Сибирь", 04.05.2005, N 83).
Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с нормативными правовыми актами для
предоставления государственной услуги и услуг, которые
являются необходимыми и обязательными для предоставления
государственной услуги, подлежащих представлению заявителем,
способы их получения заявителем, в том числе в
электронной форме, порядок их представления
14.Для предоставления государственной услуги заявитель представляет:
1) запрос в письменной форме или в форме электронного документа, в котором указываются:
- наименование управления ГАС НСО или фамилия, имя, отчество либо должность должностного лица управления ГАС НСО;
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии);
- почтовый и/или адрес электронной почты заявителя, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути запроса, интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивная копия, тематический перечень, тематическая подборка копий архивных документов, тематический обзор архивных документов) - при необходимости;
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица (за исключением запроса, поданного в форме электронного документа);
- дата.
К запросу заявителем могут быть приложены документы и материалы, связанные с тематикой запроса, либо их копии, в том числе в электронной форме;
2) для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия заявителя;
3) согласие заявителя на обработку его персональных данных - в случае обращения лица, наделенного заявителем в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Новосибирской области, полномочиями выступать от его имени при предоставлении государственной услуги.
Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с нормативными правовыми актами для
предоставления государственной услуги, которые находятся
в распоряжении иных исполнительных органов, федеральных
органов исполнительной власти, органов государственных
внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и
подведомственных этим органам организаций и которые
заявитель вправе представить, а также способы их
получения заявителем, в том числе в электронной
форме, порядок их представления
15.Документы, необходимые в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении иных исполнительных органов, федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и подведомственных этим органам организаций и которые заявитель государственной услуги вправе представить, не предусмотрены.
Указание на запрет требовать от заявителя
16.Запрещается требовать от заявителя:
1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
2) представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новосибирской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении исполнительных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления
государственной услуги
17.Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не предусмотрено.
Исчерпывающий перечень оснований для приостановления
или отказа в предоставлении государственной услуги
18.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:
1) отсутствие в запросе фамилии гражданина (наименования юридического лица), направившего запрос, или почтового адреса (адреса электронной почты), по которому должен быть направлен ответ;
2) отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы;
3) отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
4) текст запроса не поддается прочтению;
5) в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
6) в запросе обжалуется судебное решение;
7) в запросе содержится вопрос, на который неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства;
8) ответ по теме запроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.
Перечень услуг, которые являются необходимыми и
обязательными для предоставления государственной услуги
19.Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области не предусмотрено.
Порядок, размер и основания взимания государственной
пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление
государственной услуги
20.Государственная услуга предоставляется без взимания государственной пошлины или иной платы.
Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление
услуг, которые являются необходимыми и обязательными
для предоставления государственной услуги
21.Плата за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не взимается.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении государственной услуги и при получении
результата предоставления государственной услуги
22.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги в случае личного обращения заявителя в управление ГАС НСО не должен превышать 15 минут.
Срок и порядок регистрации запроса заявителя
о предоставлении государственной услуги,
в том числе в электронной форме
23.Запрос заявителя о предоставлении государственной услуги регистрируется не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем поступления в управление ГАС НСО.
Регистрация запроса, направленного через ГАУ НСО "МФЦ", осуществляется не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем его поступления в управление ГАС НСО.
Требования к местам предоставления государственной услуги
24.Вход в помещение, в котором предоставляется государственная услуга, оборудуется пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников.
Места предоставления государственной услуги должны соответствовать установленным санитарным требованиям, комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы сотрудников, участвующих в предоставлении государственной услуги.
25.Места информирования оборудуются информационным стендом. Стенд размещается в местах, обеспечивающих свободный доступ к нему, на высоте, обеспечивающей видимость размещенной на нем информации.
Информационные материалы на стенде должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе: извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги; текст Административного регламента; образцы заполнения документов, необходимых для получения государственной услуги.
При изготовлении информационных материалов для стенда используется шрифт Times New Roman размером не менее 14.
Мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги не предусмотрено.
26.Места для ожидания оборудуются стульями (кресельными секциями) и (или) скамьями. Количество мест определяется исходя из возможности их размещения.
27.Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов.
Рабочее место сотрудника, участвующего в предоставлении государственной услуги, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных и печатающим устройством. Сотрудник, осуществляющий прием, обеспечивается личной и (или) настольной идентификационной карточкой.
Показатели доступности и качества государственной услуги
28.Показателями доступности и качества государственной услуги являются:
1) доступность и полнота информации о государственной услуге;
2) возможность выбора способа получения информации о государственной услуге (лично, посредством почтовой связи, в форме электронного документа, через Единый портал, ГАУ НСО "МФЦ");
3) своевременность предоставления государственной услуги в соответствии со стандартом ее предоставления, установленным Административным регламентом;
4) оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса;
5) достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе предоставления государственной услуги;
6) отсутствие обоснованных жалоб заявителей, связанных с предоставлением государственной услуги.
29.Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги не более 2 раз (при подаче документов о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги), продолжительность каждого взаимодействия не более 30 минут.
Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления государственной услуги в многофункциональных
центрах предоставления государственных и муниципальных
услуг и особенности предоставления государственной
услуги в электронной форме
30.Предоставление государственной услуги с использованием универсальной электронной карты (УЭК) возможно в случае наличия данной карты у заявителя.
Универсальная электронная карта используется для удостоверения прав заявителя на получение государственной услуги, в том числе для совершения в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, юридически значимых действий в электронной форме.
Особенности предоставления государственной услуги в ГАУ НСО "МФЦ" отсутствуют.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах
31.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) регистрацию запроса;
2) анализ тематики запроса;
3) направление запроса на исполнение в архив, орган, организацию по принадлежности;
4) подготовку и направление (выдачу) ответа заявителю.
Блок-схема последовательности действий управления ГАС НСО при предоставлении государственной услуги дана в приложении N 1 к Административному регламенту.
32.С использованием ГАУ НСО "МФЦ" заявителям обеспечивается возможность:
1) получения информации о правилах предоставления государственной услуги;
2) направления запроса и документов на предоставление государственной услуги;
3) получения результата предоставления государственной услуги;
4) подачи жалобы на решения и действия (бездействие) должностного лица либо государственного служащего управления ГАС НСО.
Взаимодействие между ГАУ НСО "МФЦ" и управлением ГАС НСО осуществляется на базе соглашения, заключенного между ГАУ НСО "МФЦ" и управлением ГАС НСО.
33.С использованием Единого портала заявителям обеспечивается возможность получения информации о правилах предоставления государственной услуги.
Регистрация запроса
34.Юридическим фактом для начала административной процедуры является поступление в управление ГАС НСО запроса заявителя в письменной форме или в форме электронного документа.
Запрос может поступить в управление ГАС НСО по почте, электронной почте, через официальный сайт управления ГАС НСО (http://archives.nso.ru, раздел "Приемная"), а также через ГАУ НСО "МФЦ" либо может быть доставлен непосредственно заявителем либо его представителем, полномочия которого оформляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области.
Запрос, поступивший в ГАУ НСО "МФЦ", направляется в управление ГАС НСО в виде электронной копии с использованием государственной информационной системы "Межведомственная автоматизированная информационная система" (далее - ГИС МАИС) не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема документов от заявителя. Оригинал запроса на бумажном носителе передается в управление ГАС НСО в порядке, определенном соглашением между ГАУ НСО "МФЦ" и управлением ГАС НСО.
Запросы, поступившие в форме электронного документа, распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется аналогично работе с запросом в письменной форме.
Ответственным за прием запросов, поступивших в управление ГАС НСО по почте, электронной почте, от ГАУ НСО "МФЦ" или доставленных непосредственно заявителем (его представителем), является ведущий эксперт отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения. Ответственным за прием запросов, поступивших через официальный сайт управления ГАС НСО, является главный специалист отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения.
Ответственным за регистрацию поступивших запросов является ведущий эксперт отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения.
Поступивший запрос регистрируется в журнале регистрации запросов. В этот же день зарегистрированный запрос передается начальнику управления ГАС НСО, а с резолюцией начальника управления ГАС НСО не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем регистрации, передается под роспись сотруднику управления ГАС НСО, ответственному за исполнение запроса согласно резолюции.
Регистрации подлежат все поступившие запросы. В случае, если заявитель обратился с несколькими запросами по разным вопросам, то каждый запрос регистрируется отдельно.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем поступления запроса в управление ГАС НСО.
Результатом административной процедуры являются прием и регистрация запроса.
Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация поступившего запроса в журнале регистрации запросов и роспись сотрудника управления ГАС НСО, ответственного за исполнение запроса, о его получении.
Анализ тематики запроса
35.Юридическим фактом для начала административной процедуры является получение запроса сотрудником управления ГАС НСО, ответственным за его исполнение.
Ответственным за выполнение административной процедуры является главный специалист отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения.
Сотрудник, ответственный за выполнение административной процедуры, осуществляет анализ тематики поступившего запроса с использованием архивных справочников, информационно-поисковых систем, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя. При этом определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в том числе содержащих персональные данные о третьих лицах;
- степень полноты сведений, содержащихся в запросе, необходимых для его исполнения;
- точное или возможное местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адреса конкретных архива, органа, организации, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 2 рабочих дня.
Результатом административной процедуры являются определение точного или возможного места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подготовка письма о направлении запроса на исполнение в конкретный архив, орган, организацию и ответа заявителю.
Направление запроса на исполнение в архив,
орган, организацию по принадлежности
36.Юридическим фактом для начала административной процедуры является определение точного или возможного места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
Ответственным за выполнение административной процедуры является главный специалист отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения.
На основании анализа тематики поступившего запроса сотрудник, ответственный за выполнение административной процедуры, готовит проект письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архив, орган, организацию, имеющие или предположительно имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса, и передает его с приложением запроса на подпись начальнику управления ГАС НСО.
В случае если запрос требует исполнения несколькими архивами, органами, организациями, то в соответствующие архивы, органы, организации направляются письма с приложением копии запроса.
Начальник управления ГАС НСО подписывает письмо о направлении запроса на исполнение по принадлежности и передает ведущему эксперту отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения. Указанный сотрудник регистрирует письмо в системе электронного документооборота и делопроизводства, делает отметку о направлении запроса на исполнение в журнале регистрации запросов и не позднее дня, следующего за днем регистрации, направляет его со всеми приложениями в соответствующий архив, орган, организацию по принадлежности.
При направлении запроса на исполнение по принадлежности управление ГАС НСО при необходимости уведомляет соответствующие архив, орган, организацию о запросе, архивная справка, архивная выписка, архивная копия по которому требует проставления апостиля. В этом случае подготовленные архивом, органом, организацией архивная справка, архивная выписка, архивная копия должны быть направлены в управление ГАС НСО для проставления апостиля.
Управление ГАС НСО может запрашивать у архива, органа, организации, которым направлен для исполнения по принадлежности запрос заявителя, копии ответов о результатах его рассмотрения.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 1 рабочий день.
Результатом административной процедуры является направление запроса на исполнение по принадлежности в конкретный архив, орган, организацию.
Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности в системе электронного документооборота и делопроизводства и отметка в журнале регистрации запросов.
Подготовка и направление (выдача) ответа заявителю
37.Юридическим фактом для начала административной процедуры являются результаты анализа тематики поступившего запроса и направление запроса на исполнение по принадлежности в конкретный архив, орган, организацию.
Ответственным за выполнение административной процедуры является главный специалист отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения.
На основании проведенного анализа тематики поступившего запроса сотрудник, ответственный за выполнение административной процедуры, осуществляет подготовку ответа заявителю.
В случае установления места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, заявителю готовится письменное уведомление о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архив, орган, организацию.
Архив, орган, организация осуществляют оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов и направление их заявителю в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в архиве, органе, организации и (или) невозможности установить их местонахождение в ответе заявителю излагается причина, по которой не представляется возможным представить запрашиваемые им сведения, и, при возможности, даются рекомендации по их дальнейшему поиску.
В случае отсутствия у заявителя прав на получение запрашиваемых сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в том числе содержащих персональные данные о третьих лицах, готовится мотивированный отказ в предоставлении указанных сведений и разъясняются дальнейшие действия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Если в запросе недостаточно данных для проведения поисковой работы по запрашиваемой заявителем информации, готовится письмо об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Если запрос содержит вопросы, рассмотрение которых не входит в компетенцию управления ГАС НСО, готовятся письмо о направлении запроса по принадлежности в соответствующий архив, орган, организацию, в компетенцию которых входит предоставление разъяснений по указанным в обращении вопросам, и письменное уведомление заявителя о переадресации запроса.
Проект ответа представляется на подпись начальнику управления ГАС НСО.
Начальник управления ГАС НСО подписывает ответ заявителю и передает его ведущему эксперту отдела автоматизированных технологий и информационного обеспечения, который регистрирует ответ в системе электронного документооборота и делопроизводства, делает отметку в журнале регистрации запросов и не позднее дня, следующего за днем регистрации, направляет его по почте простым письмом в адрес заявителя.
При личном обращении заявителя в управление ГАС НСО ответ ему может быть выдан при предъявлении документа, удостоверяющего личность (доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке). Получатель ответа расписывается на копии ответа, указывая дату его получения.
В случае подачи запроса через ГАУ НСО "МФЦ" подготовленный управлением ГАС НСО ответ заявителю передается в ГАУ НСО "МФЦ" в порядке, определенном соглашением между ГАУ НСО "МФЦ" и управлением ГАС НСО.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 1 рабочий день.
Результатом административной процедуры являются регистрация и направление либо выдача на руки ответа заявителю.
Способом фиксации результата исполнения административной процедуры является регистрация ответа заявителю в системе электронного документооборота и делопроизводства и отметка в журнале регистрации запросов.
IV.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением
и исполнением ответственными должностными лицами,
государственными служащими положений Административного
регламента и принятием решений ответственными должностными
лицами, государственными служащими
38.Текущий контроль за соблюдением и исполнением сотрудниками управления ГАС НСО, участвующими в предоставлении государственной услуги, положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений при предоставлении государственной услуги осуществляется начальником управления ГАС НСО.
39.Формами контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги являются:
1) рассмотрение и анализ начальником управления ГАС НСО отчетов о количестве и результатах рассмотрения поступивших в управление ГАС НСО запросов;
2) проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей;
3) рассмотрение и оперативное реагирование на обращения и жалобы юридических и физических лиц по вопросам, связанным с предоставлением государственной услуги.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых
проверок полноты и качества предоставления государственной
услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой
и качеством предоставления государственной услуги
40.Плановые проверки проводятся на основании годовых планов работы управления ГАС НСО.
Внеплановые проверки проводятся по конкретному обращению заявителя.
Для проведения проверки приказом начальника управления ГАС НСО формируется комиссия из числа сотрудников управления ГАС НСО.
Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.
Информация о результатах проверки, проведенной по обращению, в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения направляется заявителю на его почтовый адрес или на адрес электронной почты.
По результатам проведения проверки, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ответственность государственных служащих управления ГАС НСО
и должностных лиц за решения и действия (бездействие),
принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления
государственной услуги
41.Сотрудники управления ГАС НСО, участвующие в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за:
1) выполнение административных процедур в соответствии с Административным регламентом;
2) соблюдение последовательности административных процедур и сроков их выполнения, установленных Административным регламентом;
3) достоверность информации, представляемой в ходе предоставления государственной услуги.
Персональная ответственность сотрудников управления ГАС НСО, участвующих в предоставлении государственной услуги, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Новосибирской области.
В случае выявления нарушений прав заявителей виновные сотрудники управления ГАС НСО, участвующие в предоставлении государственной услуги, привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Положения, характеризующие требования к порядку и формам
контроля за предоставлением государственной услуги, в том
числе со стороны граждан, их объединений и организаций
42.Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте управления ГАС НСО в сети Интернет или обратившись в управление ГАС НСО с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений Административного регламента, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, полноты и качества предоставления государственной услуги в случае нарушения прав и законных интересов при предоставлении государственной услуги.