Письмо УФНС РФ по Новосибирской обл. от 28.06.2006 г № 20-17/11384@
О временном порядке активизации, замены и хранения ЭКЛЗ
Управление ФНС России по Новосибирской области в связи с многочисленными запросами по порядку замены и активизации электронной контрольной ленты защищенной (далее - ЭКЛЗ), до принятия нормативных актов по данному вопросу, рекомендует соблюдать следующий временный порядок активизации, замены и хранения ЭКЛЗ:
Замена ЭКЛЗ производится в следующих случаях:
- при заполнении ЭКЛЗ;
- при истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ;
- при перерегистрации ККТ;
- при неисправности ЭКЛЗ.
Замена ЭКЛЗ осуществляется в следующем порядке:
1.В случае печати на чеках (Z-отчет) сообщения в виде "Ресурс ЭКЛЗ близок к заполнению" пользователь ККТ незамедлительно уведомляет ЦТО о заполнении ЭКЛЗ и необходимости ее замены, после чего согласовывает с ним дату и время на установку, и активизацию новой ЭКЛЗ.
2.По окончании установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ в составе ККТ (12 месяцев от момента активизации ЭКЛЗ) пользователь незамедлительно уведомляет ЦТО о необходимости ее замены, после чего согласовывает с ним дату и время на установку, и активизацию новой ЭКЛЗ.
3.Пользователь ККТ предоставляет в налоговый орган заявление на замену ЭКЛЗ (вместе с техническим заключением по разработанной форме) в трех экземплярах с приложением краткого отчета по закрытию смен из ЭКЛЗ за период от активизации до последней закрытой смены, ежемесячные отчеты из ЭКЛЗ за период вместе с актом от активизации до последней закрытой смены и итоги текущей смены из ЭКЛЗ.
4.Должностное лицо налогового органа - начальник отдела оперативного контроля - просматривает представленные документы, подписывает разрешение на замену и ставит штамп налогового органа.
5.Первый экземпляр разрешения с отчетами остается в налоговом органе.
ЦТО для замены ЭКЛЗ необходимо:
1.Снять краткий отчет по закрытым сменам из ЭКЛЗ за период от активизации до последней закрытой смены, ежемесячный отчет из ЭКЛЗ за период от активизации до последней закрытой смены и итоги текущей смены из ЭКЛЗ.
2.Провести закрытие архива в соответствие с эксплуатационной документацией генерального поставщика ККТ. При замене ЭКЛЗ в аварийной ситуации, если закрытие архива ЭКЛЗ невозможно, необходимо произвести закрытие архива с помощью специального программного обеспечения при подсоединении ЭКЛЗ к персональному компьютеру (КПК с ПО "Мобильный ресурс"). Сделать об этом запись в формуляре ККТ.
3.После предоставления документа разрешающего замену ЭКЛЗ:
3.1.Снять блок ЭКЛЗ, отсоединив разъем ЭКЛЗ.
3.2.Установить новый блок ЭКЛЗ, подключив разъем кабеля к ЭКЛЗ и провести активизацию ЭКЛЗ.
3.3.Снять необходимые отчеты итогов активизации ЭКЛЗ.
4.ЦТО, проводивший технологическую процедуру, оформляет соответствующие документы и передает их пользователю для представления в налоговый орган. К указанным документам должны быть приложены, оформленные с помощью ККТ отчетные документы, на основании которых производилось заполнение документов. Записывает номера ЭКЛЗ (заводской и регистрационный) в формуляр ККТ и акт формы N КМ-2.
Пользователь ККТ, после проведения процедуры замены и активизации ЭКЛЗ и оформления ЦТО необходимых документов, представляет в налоговый орган:
- формуляр (технический паспорт) ККТ. После замены и активизации ЭКЛЗ производится запись в графе "Особые отметки" о дате замены и активизации ЭКЛЗ с указанием заводского и регистрационного номеров ЭКЛЗ. Запись заверяется штампом, оттиском пломбира и подписью специалиста ЦТО, производившего замену и активизацию ЭКЛЗ;
- дополнительный лист к Паспорту версии с отметкой об активизации, заверенный подписью исполнителя и печатью ЦТО;
- акт ввода в эксплуатацию ЭКЛЗ (приложение "А" паспорта ЭКЛЗ). Оформляется специалистом ЦТО, производившим ввод ЭКЛЗ в эксплуатацию, заверяется подписью и печатью ЦТО;
- паспорт на ЭКЛЗ;
- журнал по форме N КМ-8. Специалистом ЦТО производится запись о технологической процедуре, произведенной на ККТ;
- акт по форме N КМ-2, который оформляется в следующем порядке:
- в поле акта "Характер неисправности при отправке в ремонт и заключение специалиста ЦТО о состоянии блока фискальной памяти" должна быть сделана запись о выполненной технологической процедуры, состоянии блока фискальной памяти и состоянии ЭКЛЗ до выполнения технологической процедуры;
- показания счетчиков ККТ до выполнения технологической процедуры указываются в столбце акта "Перед отправкой машины в ремонт";
- показания счетчиков ККТ после выполнения технологической процедуры указываются в столбце акта "При возврате машины из ремонта в организацию".
Должностное лицо налогового органа после получения всего комплекта документов и проверки правильности их оформления подписывает акт по форме N КМ-2 в разделе "При возвращении (приеме) из ремонта". Акт подписывается в 3 экземплярах и заверяет штампом налогового органа. Один экземпляр остается в налоговом органе, второй экземпляр акта передается пользователю для передачи в ЦТО, третий экземпляр остается у пользователя вместе с карточкой регистрации ККТ с отметкой об активизированной ЭКЛЗ и журналом кассира-операциониста с записью о замене ЭКЛЗ. В журнале по форме N КМ-8 проверяется наличие записи о проведенной технологической процедуре. После чего делает отметку о замене ЭКЛЗ в книге учета ККТ и программном комплексе.
Снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователей ККТ в течение 5 лет с момента снятия. При этом пользователь должен обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока, соблюдая установленный в паспорте ЭКЛЗ условия хранения. Ответственным за хранение ЭКЛЗ является должностное лицо организации или индивидуальный предприниматель.
Заместитель руководителя,
советник налоговой службы
Российской Федерации I ранга
Т.П.ЩЕРБАНЬ