Письмо УМНС РФ по Новосибирской обл. от 02.08.2004 г № МШ-09-08.2/10757@
О порядке признания платежных документов с электронной отметкой банка в качестве первичного учетного документа
В связи с возникающими у налоговых органов и налогоплательщиков вопросами Министерство Российской Федерации по налогам и сборам на запрос Управления МНС России по Новосибирской области письмом от 28.07.2004 N 02-5-11/131@ разъяснило следующее.
Вопрос:Банк, на основании Положения Центрального банка России "О безналичных расчетах в Российской Федерации" от 3 октября 2002 г. N 2-П, которым допускается оформление, прием и обработка платежных документов в электронной форме в порядке установленном договором между банком и клиентом, не распечатывает электронные документы клиента, направленные в банк для исполнения. Используемая в банке система электронных платежей позволяет проставить на документе отметку о его исполнении в электронной форме, оригинальная подпись исполнителя заменяется его электронной подписью. После исполнения, клиенту (налогоплательщику) возвращается платежный документ в электронной форме с электронной отметкой банка об исполнении, который может быть распечатан клиентом (налогоплательщиком) и представлен налоговому органу.
Пунктом 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат все реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 указанного Закона. В числе обязательных реквизитов должна быть личная подпись должностного лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Согласно пункту 1 статьи 1 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" при соблюдении определенных условий электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Исходя из изложенного, можно ли при осуществлении налогового контроля принимать платежные документы с электронной отметкой банка в качестве первичного учетного документа в приведенном выше случае?
Допустимо ли использование клиентами банка (налогоплательщиками) в качестве первичных учетных документов платежных документов с электронной отметкой банка об исполнении документа?
Ответ: Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
В соответствии с пунктом 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные и сводные документы могут составляться на бумажном и машинных носителях информации.
При этом пунктом 1 части III приложения к Положению о Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, утвержденному Центробанком России от 05.12.2002 N 205-П определено, что в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и на основании Правил кредитная организация разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Учет и обработка бухгалтерской документации, составление выходных форм производится с использованием ЭВМ.
Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.
В дальнейшем под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее аналоги, применяемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно пункту 1 статьи 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Федеральный закон) электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Учитывая изложенное, платежные документы клиента, направленные банку на исполнение по телекоммуникационным каналам связи, и возвращенные банком клиенту по системе электронных платежей, с использованием электронной отметки об исполнении и сертифицированных средств электронной цифровой подписи уполномоченного (уполномоченных) банком лица (лиц) и криптографической защиты информации, учитываются для целей налогообложения прибыли в качестве первичного учетного документа при условии одновременного соблюдения условий пункта 1 статьи 4 Федерального закона, а также положений Правил, касающихся данного вопроса.
Советник налоговой службы
Российской Федерации I ранга
Т.П.ЩЕРБАНЬ