Постановление от 25.02.2010 г № 44
О внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 03.03.2008 N 68
В целях приведения нормативного правового акта Губернатора Новосибирской области в соответствие с действующим законодательством постановляю:
Внести в Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области, утвержденный постановлением Губернатора Новосибирской области 03.03.2008 N 68 "Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области", (далее - Административный регламент) следующие изменения:
1.В подпункте 2 пункта 3 слова "областном государственном учреждении "Государственный архив Новосибирской области" (далее - ОГУ ГАНО)" заменить словами "государственном бюджетном учреждении Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" (далее - Государственный архив Новосибирской области)", после слов "источниках комплектования" слова "ОГУ ГАНО" заменить словами "Государственного архива Новосибирской области".
2.Пункты 4 и 5 изложить в следующей редакции:
"4. Результат исполнения государственной функции.
Результатом исполнения государственной функции являются:
1) сводные документы государственного учета:
сводный паспорт муниципальных архивов (форма 1 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
сводные сведения об изменениях в составе и объеме фондов муниципальных архивов (форма 3 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов (форма 6 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
2) обновление баз данных "Архивный фонд":
муниципальных архивов;
Государственного архива Новосибирской области;
3) пополнение и обновление сводной учетной базы данных "Фондовый каталог управления ГАС".
5. Заявители государственной функции.
Заявителями государственной функции являются:
Государственный архив Новосибирской области;
муниципальные архивы Новосибирской области;
библиотеки Новосибирской области;
музеи Новосибирской области".
3.Раздел II изложить в редакции:
"II. Требования к порядку исполнения государственной функции
6. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции:
1) информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении управления ГАС при личном обращении, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет-сайте управления ГАС www.sibarchives.ru;
2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007;
3) электронный адрес управления ГАС: pvd@obladm.nso.ru;
4) телефоны управления ГАС: (383) 222-60-30 (приемная), 222-62-58 (заместитель начальника управления ГАС), 223-14-01, 223-22-89 (отдел по работе с государственными и муниципальными архивами). Факс 222-60-30;
5) официальный интернет-сайт управления ГАС: www.sibarchives.ru;
6) график работы управления ГАС:
понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;
пятница: 9.00 - 17.00;
суббота, воскресенье - выходные дни;
7) информация о месте нахождения управления ГАС и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, официальном интернет-сайте, сведения о графике работы размещаются:
на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru;
на информационном стенде в управлении ГАС.
Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в помещение управления ГАС;
8) по телефону специалисты управления ГАС обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам исполнения государственной функции;
9) по письменным обращениям информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;
10) по электронной почте информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;
11) при личном обращении прием осуществляет руководитель структурного подразделения управления ГАС, ответственный за исполнение государственной функции, по рабочим дням:
вторник, среда: 9.00 - 13.00;
четверг: 14.00 - 18.00.
Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.
7. Сроки исполнения государственной функции.
Максимальный срок исполнения государственной функции составляет два месяца со дня поступления в управление ГАС документов, перечисленных в пункте 10 Административного регламента. Сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в разделе III Административного регламента.
8. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо отказа в исполнении государственной функции.
Основаниями для приостановления исполнения государственной функции являются:
1) некомплектность, неправильное оформление документов государственного учета;
2) нарушение структуры, неправильное заполнение полей баз данных.
Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 10 Административного регламента, является основанием для отказа в исполнении государственной функции.
9. Требования к местам исполнения государственной функции.
Исполнение государственной функции осуществляется по местонахождению управления ГАС.
В помещениях, где осуществляется исполнение государственной функции, создаются рабочие места. Рабочее место специалиста должно быть оборудовано необходимой офисной мебелью, телефонной связью и компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, оснащенными электронной почтой и доступом в сеть Интернет, а также принтером.
Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием.
Для ожидания приема заявителю отводится специальное место, оборудованное стульями, столами, для возможности оформления документов.
10. Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции.
Для исполнения государственной функции заявители представляют в управление ГАС с сопроводительным письмом документы государственного учета.
Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления в управление ГАС и в Федеральное архивное агентство Российской Федерации (далее - Росархив) устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.".
4.Дополнить разделами III, IV, V следующего содержания:
"III. Административные процедуры
11. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции.
Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием и регистрация документов государственного учета Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов, музеев, библиотек, учетных баз данных "Архивный фонд" Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов;
2) анализ и обработка документов государственного учета Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов, музеев, библиотек в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на постоянном хранении в Государственном архиве Новосибирской области и муниципальных архивах, музеях, библиотеках;
3) составление сводных документов государственного учета муниципальных архивов:
сводного паспорта муниципальных архивов (форма 1 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
сводных сведений об изменениях в составе и объеме фондов муниципальных архивов (форма 3 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
4) анализ и обработка учетных баз данных Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов "Архивный фонд";
5) пополнение и обновление сводной учетной базы данных "Фондовый каталог управления ГАС";
6) анализ и обработка документов государственного учета Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов;
7) составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов (форма 6 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
8) отправка паспорта Государственного архива Новосибирской области, паспортов музеев, библиотек, сводного паспорта муниципальных архивов в одном экземпляре в Росархив, отправка баз данных "Архивный фонд" Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов и базы данных "Фондовый каталог управления ГАС" в "Центральный фондовый каталог" Росархива.
Ответственность за исполнение государственной функции несет заместитель начальника управления ГАС.
Блок-схема последовательности действий по предоставлению государственной услуги дана в приложении к Административному регламенту.
12.Прием и регистрация документов государственного учета:
1) поступившие в управление ГАС документы государственного учета Государственного архива Новосибирской области, музеев, библиотек, учетная база данных "Архивный фонд" Государственного архива Новосибирской области регистрируются специалистом управления ГАС и в течение одного рабочего дня со дня поступления направляются заместителю начальника управления ГАС, курирующему вопросы государственного учета Государственного архива Новосибирской области;
2) поступившие в управление ГАС документы государственного учета и учетные базы данных "Архивный фонд" муниципальных архивов регистрируются специалистом управления ГАС и в течение одного рабочего дня со дня поступления направляются в отдел по работе с государственными и муниципальными архивами управления ГАС для исполнения специалистам отдела, осуществляющим взаимодействие с закрепленными муниципальными архивами по вопросам учета архивных документов и архивных фондов.
13.Анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на постоянном хранении в Государственном архиве Новосибирской области и муниципальных архивах, музеях, библиотеках:
1) анализ документов государственного учета Государственного архива Новосибирской области, музеев, библиотек в течение 10 дней осуществляет заместитель начальника управления ГАС, курирующий вопросы государственного учета Государственного архива Новосибирской области;
2) анализ документов государственного учета муниципальных архивов проводят в течение 10 дней специалисты отдела по работе с государственными и муниципальными архивами - исполнители по закрепленным муниципальным архивам;
3) при выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета исполнители в течение 2 рабочих дней с момента выявления уведомляют об этом заявителя (по телефону, факсу, электронной почте) с целью устранения выявленных недостатков.
Государственный архив Новосибирской области и (или) муниципальные архивы, музеи, библиотеки должны устранить выявленные недостатки и представить в управление ГАС исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 3 дней с момента получения информации от исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес управления ГАС;
4) подготовку сводных документов государственного учета муниципальных архивов осуществляет специалист управления ГАС, ответственный за организацию работы по ведению государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области, в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (ответственный исполнитель);
5) ответственный исполнитель проводит в течение 5 дней анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета муниципальных архивов;
6) при выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета ответственный исполнитель действует в соответствии с подпунктом 3 пункта 13 настоящего Административного регламента;
7) после проведенного анализа ответственный исполнитель в течение 10 дней составляет сводные документы государственного учета муниципальных архивов:
сводный паспорт муниципальных архивов (форма 1 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
сводные сведения об изменениях в составе и объеме фондов муниципальных архивов (форма 3 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
8) сводные документы государственного учета визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела по работе с государственными и муниципальными архивами для ознакомления и визирования в течение 3 дней;
9) начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами представляет завизированные сводные документы государственного учета начальнику управления ГАС для подписания.
14.Анализ показателей учетных баз данных "Архивный фонд" и обновление сводной учетной базы данных "Фондовый каталог управления ГАС":
1) анализ учетной базы данных "Архивный фонд" Государственного архива Новосибирской области осуществляет заместитель начальника управления ГАС, курирующий вопросы государственного учета Государственного архива Новосибирской области, в течение 10 дней с момента получения;
2) анализ учетных баз данных "Архивный фонд" муниципальных архивов проводят специалисты отдела по работе с государственными и муниципальными архивами - исполнители по закрепленным муниципальным архивам. Исполнители осуществляют проверку учетных баз данных, их структуру, правильность заполнения в течение 10 дней с момента получения;
3) при выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных исполнители в течение 2 рабочих дней с момента выявления уведомляют об этом (по телефону, факсу, электронной почте) Государственный архив Новосибирской области или муниципальные архивы, представившие учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.
Государственный архив Новосибирской области и (или) муниципальные архивы должны устранить выявленные недостатки и представить в управление ГАС исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 3 дней с момента получения информации от исполнителя;
4) исполнители по закрепленным муниципальным архивам и заместитель начальника управления ГАС после проведенного анализа передают учетные базы данных исполнителю, ответственному за организацию работы по ведению отраслевой базы данных "Архивный фонд" Государственным архивом Новосибирской области и муниципальными архивами Новосибирской области и сводной учетной базы данных "Фондовый каталог управления ГАС" (ответственный исполнитель);
5) ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетных баз данных со структурой и правильностью заполнения в течение 10 дней;
6) при выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетных баз данных ответственный исполнитель действует в соответствии с подпунктом 3 пункта 14 настоящего Административного регламента;
7) после проведенного анализа учетных баз данных "Архивный фонд" ответственный исполнитель вносит их информационный массив в течение 5 дней в сводную учетную базу данных "Фондовый каталог управления ГАС";
8) ответственный исполнитель представляет начальнику отдела по работе с государственными и муниципальными архивами информацию по заполнению учетных баз данных "Архивный фонд" и по обновлению сводной учетной базы данных "Фондовый каталог управления ГАС" для сведения;
9) начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами в течение 3 дней представляет информацию по заполнению учетных баз данных "Архивный фонд" и по обновлению сводной учетной базы данных "Фондовый каталог управления ГАС" по состоянию на 01.01 следующего года для сведения начальнику управления ГАС;
10) ответственный исполнитель отправляет базы данных "Архивный фонд" Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов и базу данных "Фондовый каталог управления ГАС" и сопроводительную информацию по учетным базам данных в "Центральный фондовый каталог" Росархива по электронной почте kupriyanova_ov@gov.ru и на дискетах в двух экземплярах.
15.Анализ документов государственного учета Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов и составление сводных документов государственного учета в части, касающейся ведения государственного учета архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов:
1) анализ документов государственного учета Государственного архива Новосибирской области осуществляет заместитель начальника управления ГАС, курирующий вопросы государственного учета Государственного архива Новосибирской области, в течение 10 дней с момента получения;
2) анализ документов государственного учета муниципальных архивов проводят специалисты отдела по работе с государственными и муниципальными архивами - исполнители по закрепленным муниципальным архивам в течение 10 дней с момента получения;
3) при выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета исполнители в течение 2 рабочих дней с момента выявления уведомляют об этом представившего документы государственного учета (по телефону, факсу, электронной почте) с целью устранения выявленных недостатков.
Государственный архив Новосибирской области и (или) муниципальные архивы должны устранить выявленные недостатки и представить в управление ГАС исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 3 дней с момента получения информации от исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес управления ГАС;
4) исполнители после проведенного анализа передают отработанные документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов, для подготовки сводных документов государственного учета (ответственный исполнитель);
5) ответственный исполнитель осуществляет подготовку сводных документов государственного учета муниципальных архивов;
6) ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета муниципальных архивов в течение 5 дней с момента получения;
7) при выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета ответственный исполнитель действует в соответствии с подпунктом 3 пункта 15 настоящего Административного регламента.
После проведенного анализа ответственный исполнитель составляет в течение 10 дней с момента получения сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов (форма 6 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);
8) сводные документы государственного учета о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов (форма 6 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации) визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела по работе с государственными и муниципальными архивами для визирования.
Начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами в течение 3 дней с момента получения представляет завизированные сводные документы государственного учета начальнику управления ГАС для подписания;
9) отправку документов государственного учета Государственного архива Новосибирской области, музеев, библиотек и сводных документов государственного учета муниципальных архивов, сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования Государственного архива Новосибирской области и сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов в Росархив в одном экземпляре осуществляет сотрудник управления ГАС по электронной почте kupriyanova_ov@gov.ru и по адресу: ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
16.Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений осуществляет заместитель начальника управления ГАС.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверки соблюдения и исполнения специалистами управления ГАС положений Административного регламента.
17.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления ГАС), а также внеплановыми (осуществляться на основании приказа начальника управления ГАС).
Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции приказом начальника управления ГАС формируется под руководством заместителя начальника управления ГАС комиссия, в состав которой включаются специалисты управления ГАС.
Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.
По результатам проведения проверки в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений в ходе исполнения государственной функции
18.Действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании Административного регламента, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее - заявители):
1) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС начальнику управления ГАС, начальника управления ГАС - заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС (далее - уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица), а также в судебном порядке;
а) заявитель вправе обратиться с жалобой в письменной (устной) форме лично или направить жалобу уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам по почте;
б) запись заявителей на личный прием начальника управления ГАС осуществляется при личном обращении или при обращении по номерам телефонов, которые размещаются на интернет-сайте и информационных стендах управления ГАС.
Специалист управления ГАС, осуществляющий запись заявителя на личный прием начальника управления ГАС, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием;
в) при обращении заявителя в письменной форме обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию управления ГАС, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.
При проведении проверки, а также в случае направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления, Государственный архив Новосибирской области, муниципальные архивы, организации для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с письменным уведомлением об этом заявителя;
г) заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Заявитель в подтверждение своих доводов вправе прилагать к письменному обращению документы и материалы либо их копии;
д) по результатам рассмотрения обращения уполномоченными на рассмотрение обращений должностными лицами принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении;
письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении;
е) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;
управление ГАС, заместитель Губернатора Новосибирской области, курирующий работу управления ГАС, при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении заявитель, направивший обращение, уведомляется письменно.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС;
2) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при исполнении государственной функции в судебном порядке.
Заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции по месту своего жительства или по месту нахождения управления ГАС, должностного лица, решение, действия (бездействие) которых оспариваются.
Заявитель вправе обратиться в суд с заявлением в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.".
5.Приложение к Административному регламенту изложить в редакции согласно приложению к данному постановлению.
В.А.ТОЛОКОНСКИЙ
Приложения
2010-02-25 Приложение к Постановлению от 25 февраля 2010 года № 44 Блок-схема