Постановление от 16.11.2011 г № 1668
Об утверждении административного регламента отдела архивной службы администрации города Искитима предоставления муниципальной услуги «Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц»
Во исполнение Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", для улучшения качества предоставления муниципальной услуги постановляет:
1.Утвердить прилагаемые:
1) административный регламент отдела архивной службы предоставления муниципальной услуги "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц" (далее - Административный регламент);
2) план-график внедрения Административного регламента.
2.Настоящее постановление опубликовать в газете "Искитимская газета" и разместить на официальном сайте администрации г. Искитима.
3.Начальнику отдела архивной службы (Феденко Г.И.) обеспечить предоставление муниципальной услуги в соответствии с Административным регламентом.
4.Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами администрации О.И. Бочкареву.
Глава города
В.Г.ПФЕЙФЕР
ПЛАН-ГРАФИК
ВНЕДРЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ОТДЕЛА АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫПОЛНЕНИЕ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ЗАПРОСОВ ЮРИДИЧЕСКИХ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ"
| NN п/п | Мероприятия по внедрению Административного регламента | Срок реализации | Ответственные должностные лица |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Размещение на официальном интернет-сайте администрации утвержденного Административного регламента и информации о его утверждении | В течение 5 дней со дня принятия постановления | Отдел архивной службы - Феденко Г.И. |
| 2 | Направление Административного регламента для официального опубликования в газету "Искитимская газета" | В течение 10 дней со дня принятия постановления | Отдел архивной службы - Феденко Г.И. |
| 3 | Направление копии постановления администрации города об утверждении Административного регламента в: - управление государственной архивной службы Новосибирской области; - Искитимскую межрайонную прокуратуру Новосибирской области | В течение 11 дней со дня принятия постановления | Отдел архивной службы - Феденко Г.И. |
| 4 | Проведение анализа действующей процедуры предоставления муниципальной услуги на соответствие Административному регламенту | В течение 30 дней со дня принятия постановления | Отдел архивной службы - Феденко Г.И., Красковская Т.А. |
| 5 | Оформление информационного стенда, заведение необходимых журналов | В течение 30 дней со дня принятия постановления | Отдел архивной службы - Красковская Т.А. |
| 6 | Приведение действующих процедур предоставления муниципальной услуги в соответствие Административному регламенту | В течение 30 дней со дня принятия постановления | Отдел архивной службы - Феденко Г.И. |
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ОТДЕЛА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИСКИТИМА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ "ВЫПОЛНЕНИЕ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ЗАПРОСОВ
ЮРИДИЧЕСКИХ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ"
I.Общие положения
1.Административный регламент отдела архивной службы администрации города Искитима Новосибирской области предоставления муниципальной услуги "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц" разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления муниципальной услуги и определяет сроки, последовательность действий отдела архивной службы администрации города Искитима Новосибирской области (далее - архив), а также порядок взаимодействия архива с федеральными органами государственной власти, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями города Искитима Новосибирской области.
2.Основные понятия, используемые в Административном регламенте:
1) архив - учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
2) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
3) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
4) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;
5) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости информации для граждан, общества и государства;
6) заявители - юридические или физические лица, обращающиеся в архив за получением сведений по интересующим их вопросам;
7) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
3.Заявители муниципальной услуги:
1) российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
2) юридические лица, общественные организации Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья.
При предоставлении муниципальной услуги по запросам, поступившим из-за границы, архив осуществляет взаимодействие с управлением государственной архивной службой Новосибирской области (далее - управление ГАС).
4.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:
1) информация о предоставляемой муниципальной услуге предоставляется непосредственно в помещении архива при личном обращении, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на страничке архива на официальном интернет-сайте администрации города Искитима www.admiskitim.ru;
2) место нахождения архива и его почтовый адрес: ул. Радиаторная, 27, г. Искитим, 633209;
3) электронный адрес архива: isk_archiv@mail.ru;
4) телефон архива: (383) 432-09-02 (начальник архива, приемная, факс);
5) график работы архива по информированию заявителей:
Понедельник, среда, пятница: 09.00 - 13.00;
суббота, воскресенье - выходные дни;
6) информация о месте нахождения архива и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактном телефоне, официальном интернет-сайте, сведения о графике работы размещаются:
а) на страничке архива на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru и на официальном интернет-сайте администрации города Искитима www.admiskitim.ru;
б) на информационном стенде в архиве.
Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в архив;
7) по телефону специалисты архива обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги;
8) консультации по телефону (383) 432-09-02 по вопросам предоставления муниципальной услуги проводят сотрудники отдела по вопросам:
а) наличия документов на хранении;
б) документов, представляемых для получения информации по запросам, и предъявляемых к ним требований;
в) времени консультативного приема граждан;
г) сроков предоставления муниципальной услуги;
9) по письменным обращениям информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес управления ГАС - для направления заявителю, проживающему в ином государстве;
10) по электронной почте информация направляется на электронный адрес заявителя в срок не позднее 3-х рабочих дней со дня поступления обращения;
11) при личном обращении прием осуществляет начальник архива по рабочим дням: среда, пятница: 9.00 - 13.00.
Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
5.Наименование муниципальной услуги: "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц" (далее - муниципальная услуга).
Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц включает в себя регистрацию, изучение тематики поступивших запросов, выявление документов по теме запроса, составление справки установленной формы.
6.Наименование учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, - отдел архивной службы администрации города Искитима Новосибирской области.
Непосредственное предоставление муниципальной услуги осуществляют сотрудники архива.
7.Результаты предоставления муниципальной услуги:
1) архивная справка, архивная выписка, архивная копия;
2) уведомление о пересылке запроса в другие органы и организации, государственные и муниципальные архивы;
3) уведомление об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).
8.Срок предоставления муниципальной услуги:
1) запросы, поступившие в архив, регистрируются в журнале регистрации граждан, обратившихся по исполнению социально-правовых запросов;
2) срок исполнения запроса по документам архива не должен превышать 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях руководитель архива либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с письменным уведомлением об этом заявителя;
3) запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильный запрос), в течение 10 рабочих дней со дня его регистрации направляется по принадлежности в органы государственной власти, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные органы и организации (далее - органы, организации), где могут храниться необходимые документы, с письменным уведомлением об этом заявителя.
9.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, N 237; 31.12.2008, N 267);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", 2010, N 168);
перечень сведений конфиденциального характера ;
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007; "Российская газета", 2009, N 89);
Закон Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" ("Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов", N 40, 30.09.2005; N 65, 12.12.2008; N 66, 19.12.2008);
Устав города Искитима, принятый решением Совета депутатов города Искитима Новосибирской области второго созыва от 30.09.2009 N 397.
10.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (приложение 2) или запрос заявителя по электронной почте, поступивший в адрес архива.
Запрос должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
2) фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дату рождения, паспортные данные (или документа, его заменяющего);
3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
4) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения:
а) о стаже работы - название организации, цех (отдел), время работы, в качестве кого работали;
б) об отпусках по рождению ребенка, административных, учебных;
в) иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;
г) прилагается копия трудовой книжки (первая страница и листы с записями о запрашиваемых организациях);
5) личную подпись и дату;
6) для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
11.Оснований для отказа в приеме заявлений не установлено.
12.Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения является основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги. Возобновление предоставления муниципальной услуги возможно после получения от заявителя необходимых сведений.
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
1) отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
2) отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса заявителя;
3) не поддающийся прочтению текст запроса;
4) содержание ненормативной лексики и оскорбительных высказываний в запросе.
13.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.
Поступившие запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.
14.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
15.Регистрация запроса производится не позднее следующего рабочего дня после его поступления.
16.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга:
1) требования к размещению и оформлению помещений:
а) прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах);
б) присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема заявителей;
в) в присутственных местах размещаются стенды с информацией для заявителей;
г) у входа в каждое из помещений размещается вывеска с наименованием помещения;
д) помещение архива должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности;
е) присутственные места оборудуются системой кондиционирования воздуха либо естественной вентиляцией;
ж) наличие средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);
2) требования к парковочным местам.
При наличии технической возможности на территории, прилегающей к архиву, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов выделяется не менее 2 парковочных мест, которые не должны занимать иные транспортные средства.
Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным;
3) требования к оформлению входа в здание.
Центральный вход в здание архива должен быть оборудован вывеской, содержащей следующую информацию:
а) наименование;
б) режим работы;
4) требования к местам для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов.
Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:
а) визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах;
б) стульями и столом (стойкой) для возможности оформления документов;
в) обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями.
Информационные стенды, стол (стойка) размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним;
5) требования к местам ожидания для заявителей.
Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
Места ожидания должны быть оборудованы стульями (кресельными секциями) и (или) скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
Место ожидания должно находиться в холле или ином специально приспособленном помещении;
6) требования к местам для приема заявителей.
В архиве выделяется помещение для приема заявителей.
Кабинет приема заявителей должен быть оборудован вывеской с указанием:
а) номера кабинета;
б) фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;
в) времени приема.
Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером.
Специалисты, осуществляющие прием, обеспечиваются личными и (или) настольными идентификационными карточками.
Место для приема заявителей оборудуется стульями и столами для возможности оформления документов.
17.Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
1) равные права заявителей на получение муниципальной услуги независимо от места проживания;
2) доступность информации о наличии и составе документов, ходе исполнения запроса;
3) своевременное исполнение запроса;
4) степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии сведениям, изложенным в запросе заявителя;
5) отсутствие обоснованных претензий заявителя по исполненному запросу.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
18.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архива:
1) регистрацию запросов и передачу их на исполнение;
2) анализ тематики поступивших запросов и поиск необходимых сведений в документах, находящихся на хранении;
3) подготовку архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности либо ответа об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений);
4) направление ответов заявителям.
Ответственность за предоставление муниципальной услуги несут начальник архива, а в случае его отсутствия - и.о. начальника архива.
Блок-схема последовательности действий архива при предоставлении муниципальной услуги дана в приложении N 1 к Административному регламенту.
19.Регистрация социально-правовых запросов:
1) поступившие в ходе консультативного приема заявителей запросы регистрируются отделом в журнале регистрации граждан, обратившихся по социально-правовым вопросам в день приема;
2) поступившие по почте запросы регистрируются отделом в журнале регистрации письменных обращений граждан не позднее следующего за получением рабочего дня;
3) запросы, полученные по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном порядке. При необходимости по электронному адресу запрашиваются недостающие сведения в день получения электронного обращения;
4) регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
20.Анализ тематики поступившего запроса:
1) анализ тематики поступивших запросов осуществляется начальником отдела в день поступления с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и иного информационного материала. При этом определяются:
а) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
б) наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
в) местонахождение, адрес конкретного органа или организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение, в случаях отсутствия в архиве необходимых документов либо когда решение содержащихся в запросе вопросов не входит в компетенцию архива;
2) по итогам анализа тематики поступивших запросов, в случае отсутствия на хранении необходимых документов, специалисты отдела в течение 10 рабочих дней со дня регистрации направляют их со своим письмом по принадлежности в органы и организации, в которых может находиться необходимая для исполнения запросов информация;
3) в случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, специалисты отдела направляют в их адрес копии запроса с просьбой о направлении ответа заявителю;
4) одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие органы и организации архив письменно уведомляет об этом заявителя;
5) при отсутствии в запросе достаточных сведений, специалисты отдела в течение 10 рабочих дней с момента регистрации запроса направляют заявителю письмо с просьбой об уточнении либо дополнении необходимых для исполнения запроса сведений;
6) при наличии в архиве необходимых для ответа на запрос архивных документов или информации осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
21.Подготовка архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности либо ответа об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).
Требования к порядку подготовки и оформления архивной справки, архивной выписки и архивной копии определяются п. 5.9 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
22.Направление заявителю ответа, архивной справки, архивной выписки и архивной копии:
1) при отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, архивом в течение 10 дней составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать архивную справку;
2) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте простым письмом непосредственно в адрес заявителя;
3) архивная справка, архивная выписка и архивная копия при личном обращении в архив может быть выдана заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается в журнале регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов по социально-правовым запросам, указывая дату их получения;
4) рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
IV.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
23.Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений осуществляет начальник отдела.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневного проведения контроля качества и сроков подготовки ответов заявителям.
24.Проверки могут быть плановыми (ежедневный контроль), а также внеплановыми (при поступлении претензии от заявителя).
Ежедневный контроль проводится начальником отдела.
Для проведения внеплановой проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги при поступлении претензии заявителя распоряжением главы администрации формируется комиссия, в состав которой включаются управделами администрации, начальник отдела контроля и начальник отдела архивной службы, а при необходимости - представители управления ГАС (по согласованию).
Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.
По результатам проведения проверки, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Результаты проверки и принятые меры доводятся до сведения заявителя.
Управление ГАС проводит проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги в соответствии с планом работы управления.
Заявители могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц
25.Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Административного регламента, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее - заявители):
1) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц архива - начальнику архива, главе города, а также в судебном порядке;
2) заявитель вправе обратиться с жалобой в письменной (устной) форме лично или направить жалобу уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам по почте (эл. почте www.pri_iskadm@mail.ru);
3) запись заявителей на личный прием начальника архива осуществляется при личном обращении или при обращении по номерам телефонов, которые размещаются на официальном интернет-сайте: www.admiskitim.ru и информационных стендах архива.
Сотрудник архива, осуществляющий запись заявителя на личный прием начальника архива, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием;
4) при обращении заявителя в письменной форме, обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в соответствии с положениями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
26.Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении муниципальной услуги в судебном порядке.
Заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции по месту своего жительства или по месту нахождения архива, должностного лица, решение, действия (бездействие) которых оспариваются.
Заявитель вправе обратиться в суд с заявлением в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.
Приложения
2011-11-16 Приложение к Постановлению от 16 ноября 2011 года № 1668