Приказ Министерства социального развития Новосибирской области от 01.04.2014 № 357
Об утверждении Инструкции по ведению личных дел по региональной социальной доплате к пенсии
МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ01.04.2014 N 357 Новосибирск Об утверждении Инструкции по ведению личных дел по региональной социальной доплате к пенсии Во исполнение постановления администрации Новосибирской областиот 17.11.2009 N 422-па "О региональной социальной доплате к пенсии"ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по ведению личных дел порегиональной социальной доплате к пенсии. 2. Приказ департамента социального развития и обеспечения правграждан на социальную защиту Новосибирской области от 14.12.2009 N 700"Об утверждении Инструкции по ведению личных дел по региональнойсоциальной доплате к пенсии" признать утратившим силу. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить назаместителя министра - начальника управления организации социальныхвыплат Ануфриеву Р.В.Временно исполняющийобязанности министра С.И. Пыхтин УТВЕРЖДЕНА приказом министерства социального развития Новосибирской области от 01.04.2014 N 357 ИНСТРУКЦИЯ по ведению личных дел по региональной социальной доплате к пенсии I. Личное дело по региональной социальной доплате к пенсии 1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения личных дел порегиональной социальной доплате к пенсии, установленной на территорииНовосибирской области (далее - социальная доплата) в соответствии спостановлением администрации Новосибирской области от 17.11.2009N 422 - па "О региональной социальной доплате к пенсии" (далее -постановление). 2. Личное дело по региональной социальной доплате к пенсии (далее- личное дело) формируется специалистом территориального органаминистерства социального развития Новосибирской области - отделапособий и социальных выплат (далее - отдел), обеспечивающимпредоставление государственной услуги по социальной доплате, наосновании обращения заявителя за установлением социальной доплаты. 3. Получателем социальной доплаты (далее - получатель) являетсяпенсионер, которому в соответствии с установленным нормативнымиправовыми актами Новосибирской области порядком назначена региональнаясоциальная доплата к пенсии. 4. Личное дело по социальной доплате первоначально формируется издокументов, представленных заявителем, и документов, полученных врамках межведомственного информационного взаимодействия:- заявления об установлении региональной социальной доплаты к пенсии(далее - заявление); - копии документа, удостоверяющего личность;- копии документа, подтверждающего место жительства (местопребывания);- копии страхового свидетельства обязательного пенсионногострахования; - копии пенсионного удостоверения; - копии трудовой книжки;- справки о размере получаемой пенсии, дополнительном материальном(социальном) обеспечении, ежемесячной денежной выплаты для граждан,которые являются получателями пенсии в соответствии с ЗакономРоссийской Федерации от 12.02.1993 N 4468 - 1 "О пенсионномобеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органахвнутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах поконтролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ,учреждениях и органах уголовно - исполнительной системы, и их семей". 5. На обложке личного дела указывается наименование отдела, номерличного дела, фамилия, имя, отчество, адрес заявителя с указаниемпочтового индекса. II. Порядок регистрации заявлений 6. Каждый из специалистов отдела, осуществляющих ведение дел порегиональной социальной доплате к пенсии (далее - специалист),обеспечивает ведение отдельного журнала регистрации поступающихзаявлений (далее - журнал регистрации), в котором осуществляет ихрегистрацию. Начальником отдела каждому специалисту присваиваетсяличный индекс. 7. Журнал регистрации должен быть пронумерован, прошнурован,скреплен печатью и подписью начальника отдела. 8. Нумерация в журнале регистрации осуществляетсяпоследовательно, ежегодно начинается с первого номера. При регистрациив графе 1 журнала регистрации проставляется номер в виде дроби,числитель которой содержит порядковый номер регистрации, а знаменательличный индекс специалиста. 9. После регистрации заявления в журнале регистрации специалистомотдела заполняется расписка о принятии документов (далее - расписка) вдвух экземплярах, один экземпляр которой передается заявителю (вслучае поступления заявления по почте - высылается заявителю в течениепяти рабочих дней с даты регистрации), второй экземпляр распискиприобщается к документам личного дела. 10. Подчистки и описки в журнале регистрации не допускаются. Всеисправления в журнале регистрации должны быть оговорены "исправленномуверить" и удостоверены печатью отдела и подписью начальника отдела. III. Порядок оформления решений 11. Специалистом отдела осуществляется подготовка проектарешения. Датой вынесения решения является дата подписания егоначальником отдела. 12. Решение об установлении социальной доплаты оформляется в двухэкземплярах. При этом решение должно содержать: - наименование отдела; - номер и дату вынесения решения;- сведения о получателе социальной доплаты (фамилия, имя отчество);- страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лицав системе персонифицированного учета пенсионного фонда России (далее -СНИЛС); - основание вынесения решения; - период, в который производится выплата; - подпись специалиста; - подпись проверяющего; - подпись начальника отдела и печать отдела. 13. Решение об отказе в установлении социальной доплатыоформляется в двух экземплярах, при этом оно должно содержать причинуотказа со ссылкой на соответствующий подпункт, пункт, статью,название, номер и дату нормативного правового акта. 14. Специалистом отдела делается запись о принятом решении вжурнале регистрации. 15. В личное дело подшивается решение об установлении (отказе вустановлении) социальной доплаты и выплатные документы. 16. Личные дела лиц, которым в соответствии с Федеральным закономот 17.07.1999 N 178-ФЗ "О государственной социальной помощи"устанавливается социальная доплата в беззаявительном порядке,формируются в упрощенном порядке, содержат решение об установлениисоциальной доплаты и выплатные документы. 17. При внесении специалистом отдела данных о заявителе винформационную систему личному делу присваивается номер. Специалистотдела делает запись о номере дела в графе 7 журнала регистрации. 18. Пересмотр размера выплаты социальной доплаты, приостановлениеили прекращение выплаты оформляются соответствующим решением отдела,при этом оно должно содержать: - наименование отдела; - номер и дату вынесения решения;- сведения о лице, в отношении которого производится выплата (фамилия,имя, отчество); - основание вынесения решения;- сведения о сроке, с которого производится пересмотр, приостановлениеили прекращение выплаты социальной доплаты; - подпись специалиста отдела; - подпись начальника отдела и печать отдела. 19. Решение оформляется в двух экземплярах, является основаниемдля внесения корректировок в выплатные документы получателя социальнойдоплаты. Решение и выплатные документы подшиваются в личное дело. IV. Порядок закрытия личных дел получателей социальной доплаты 20. При принятии решения о прекращении выплаты социальной доплатывыплата прекращается, специалистом отдела в течение 15 календарныхдней с момента принятия решения осуществляется закрытие лицевогосчета. 21. После закрытия лицевого счета на внутренней стороне обложкиличного дела в графе "Отметка о снятии с учета" делаетсясоответствующая отметка о дате снятия с учета, дате окончания выплатысоциальной доплаты (т.е. срок, по который получателю выплаченасоциальная доплата), размер выплаты, подпись начальника отдела ипечать отдела. 22. Закрытые личные дела социальной доплаты сдаются на хранение вархив отдела, хранятся в архиве в течение трех лет. V. Порядок пересылки личных дел 23. В случае изменения места жительства или места пребыванияполучателя социальной доплаты (выбытия за пределы Новосибирскойобласти) личное дело снимается с учета, хранится в архиве отдела. 24. В случае изменения места жительства или места пребывания впределах Новосибирской области получатель предоставляет в отдел,осуществляющий выплату, соответствующее заявление. 25. Личное дело получателя в течение 10 календарных дней со дняпоступления заявления получателя пересылается в отдел по новому местужительства. Пересылка личных дел осуществляется через отделенияфедеральной почтовой связи. 26. Если в заявлении получателя социальной доплаты содержитсяпросьба о выдаче личного дела, специалистом отдела личное деловыдается на руки заявителю. 27. По запросу отдела, осуществляющего назначение социальнойдоплаты по новому месту жительства получателя, отделом, осуществлявшемвыплату по предыдущему месту жительства, высылается дополнительныйаттестат о прекращении выплаты социальной доплаты с указанием ееразмера и даты окончания выплаты. 28. К высылаемому (выдаваемому на руки получателю социальнойдоплаты) личному делу приобщается сопроводительное письмо с описьюприлагаемых документов. 29. Запрос личного дела оформляется в двух экземплярах, один изкоторых остается в отделе, оформившем запрос. 30. Личные дела, высылаемые в связи с запросом или выдаваемыеполучателю на руки, подлежат регистрации в журнале регистрациипересылаемых/выдаваемых личных дел. 31. Журнал регистрации пересылаемых/выдаваемых личных дел ведетсяединый по отделу. Нумерация записей в журнале регистрациипересылаемых/выдаваемых личных дел ведется ежегодно, последовательно,начиная с первого номера. 32. Журнал регистрации пересылаемых/выдаваемых личных дел долженбыть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью начальникаотдела. 33. В журнале регистрации пересылаемых/выдаваемых личных делдолжна содержаться следующая информация: - порядковый номер; - фамилия, имя и отчество получателя; - адрес получателя по прежнему месту жительства;- сведения об исходящем номере сопроводительного письма и датеотправки личного дела получателя, наименование отдела по новому местужительства;- информация о размере получаемой выплаты и сроке прекращения выплаты. 34. Личное дело по социальной доплате формируется специалистомотдела по новому месту жительства или месту пребывания получателя наосновании заявления об установлении социальной доплаты. В личное делоподшивается решение отдела об установлении социальной доплаты,выплатные документы, а также документы личного дела по прежнему местужительства или месту пребывания получателя. ___________