Приложение к Постановлению от 27.02.2008 г № 65 Административный регламент
Административный регламент управления государственной архивной службы новосибирской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов Российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства
I.Общие положения
1.Наименование государственной услуги.
Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее - Административный регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС), а также порядок взаимодействия управления ГАС с федеральными органами государственной власти, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, областным государственным учреждением "Государственный архив Новосибирской области" (далее - ОГУ ГАНО), архивными органами муниципальных районов и городских округов (далее - муниципальные архивы) и организациями Новосибирской области при осуществлении предоставления государственной услуги.
2.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги.
Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее - государственная услуга), осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.93, N 237; 31.12.2008, N 267);
Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.61; вступила в силу для России 31.05.92 (Бюллетень международных договоров 1993, N 6);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.91 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета Народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
постановлением Совета Министров СССР от 12.11.90 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007; "Российская газета", 2009, N 89);
приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007);
Законом Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов N 40, 30.09.2005; N 65, 12.12.2008; N 66, 19.12.2008);
постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 N 222 "Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области" ("Советская Сибирь", 04.05.2005, N 83; 04.10.2005, N 190; 21.10.2008, N 205; 25.11.2008, N 229; 27.01.2009, N 13; 26.06.2009, N 115).
3.Орган по предоставлению государственной услуги.
Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет управление ГАС.
Непосредственное исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства и оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют органы государственной власти, органы местного самоуправления, ОГУ ГАНО, муниципальные архивы и организации Новосибирской области при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
II.Требования к порядку предоставления государственной услуги
4.Порядок информирования о государственной услуге.
1) государственная услуга по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформлению в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, предоставляется в виде официальных писем управления ГАС.
Государственная услуга по непосредственному исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий, выдаваемых организациями;
2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007;
3) электронный адрес управления ГАС: mvv@obladm.nso.ru;
4) телефоны управления ГАС, организующего предоставление государственной услуги: (383) 222-60-30 (приемная), 222-62-58 (заместитель начальника управления). Факс 223-89-52;
5) график работы управления ГАС:
понедельник - четверг 9.00 - 18.00;
пятница 9.00 - 17.00;
суббота, воскресенье - выходные дни;6) информация о месте нахождения ОГУ ГАНО и муниципальных архивов, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах (дана в приложении N 1 к Административному регламенту) и размещена на официальном сайте государственной архивной службы Новосибирской области по электронному адресу: www.sibarchives.ru;
7) информация по процедурам предоставления государственной услуги предоставляется:
по телефону;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
при личном обращении граждан;
на официальном сайте государственной архивной службы Новосибирской области;
8) по телефону должностные лица управления ГАС обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформлению в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;
9) по письменным обращениям информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике СНГ, или в адрес Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) - для направления заявителю, проживающему в ином государстве;
10) по электронной почте информация направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;
11) прием граждан осуществляет заместитель начальника управления ГАС по рабочим дням:
понедельник - четверг 9.00 - 18.00;
пятница 9.00 - 17.00.Прием осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.
5.Основание для предоставления государственной услуги:
1) основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление), поступивший в адрес управления ГАС из Федерального архивного агентства (далее - Росархив), МИД России, иных организаций, непосредственно от граждан;
2) запрос (заявление) должен содержать следующие реквизиты:
а) наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
б) фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дату и место его рождения, гражданство;
в) почтовый адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;
г) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения:
о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;
д) личная подпись и дата;
3) для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
6.Условия и сроки предоставления государственной услуги:
1) запросы, поступившие в управление ГАС, рассматриваются в течение 3 дней со дня их регистрации и передаются на непосредственное исполнение ОГУ ГАНО.
Срок исполнения запросов ОГУ ГАНО по документам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях руководитель ОГУ ГАНО либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней;
2) запросы, не относящиеся к составу хранящихся в ОГУ ГАНО архивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Новосибирской области, где могут храниться необходимые документы;
3) запросы, поступившие от ОГУ ГАНО или непосредственно от граждан в государственные органы, органы местного самоуправления, организации Новосибирской области, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа, органа местного самоуправления или организации Новосибирской области либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней;
4) запросы, поступившие от ОГУ ГАНО или непосредственно от граждан в муниципальные архивы, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель архива либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней;
5) российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
7.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:
1) запросы, поступившие в ОГУ ГАНО, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней с момента регистрации возвращаются в Росархив, МИД России, организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями;
2) не подлежат рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
8.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.
Поступившие запросы по истребованию документов социально-правового характера, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, получение ими льгот и компенсаций, исполняются организациями бесплатно.
8.1.Требования к местам предоставления государственной услуги:
1) требования к размещению и оформлению помещения управления ГАС:
прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах);
присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема заявителей;
в присутственных местах размещаются стенды с информацией для заявителей;
у входа в каждое из помещений размещается вывеска с наименованием помещения;
помещение управления ГАС должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности;
присутственные места оборудуются системой кондиционирования воздуха либо вентиляторами;
наличие средств оказания первой медицинской помощи и доступных мест общего пользования (туалетов);
2) требования к парковочным местам.
При наличии технической возможности на территории, прилегающей к месторасположению управления ГАС, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов выделяется не менее 10 процентов парковочных мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства.
Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным;
3) требования к местам ожидания.
Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
Места ожидания должны быть оборудованы стульями (кресельными секциями) и (или) скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями.
Место ожидания должно находиться в холле или ином специально приспособленном помещении;
4) требования к оформлению входа в здание.
Центральный вход в здание управления ГАС должен быть оборудован вывеской, содержащей следующую информацию:
наименование;
режим работы;
5) требования к местам для информирования, получения информации и заполнения необходимых документов.
Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:
визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах;
стульями и столами (стойками) для возможности оформления документов.
Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
Места для оформления документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями;
6) требования к местам приема заявителей.
В управлении ГАС выделяются помещения для приема заявителей.
Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием:
номера кабинета;
фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;
времени перерыва на обед.
Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, а также принтером.
Специалисты, осуществляющие прием, обеспечиваются личными и (или) настольными идентификационными карточками.
Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов.
(п. 8.1 введен постановлением Губернатора Новосибирской области от 11.11.2009 N 482)
III.Административные процедуры
9.Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги:
1) организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры управления ГАС:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях.
Ответственность за предоставление государственной услуги несет заместитель начальника управления ГАС;
2) ОГУ ГАНО при исполнении запросов, получаемых от управления ГАС, Росархива, МИД России, иных организаций или непосредственно от заявителя, осуществляет следующие административные процедуры:
регистрация запросов;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
передача подготовленных архивных справок, архивных выписок и архивных копий для проставления апостиля;
подготовка ответа заявителю, отметка об исполнении и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Ответственность за вышеперечисленные административные процедуры несет директор ОГУ ГАНО.
Блок-схема последовательности действий управления ГАС по предоставлению государственной услуги (дана в приложении N 2 к Административному регламенту).
10.Регистрация запросов и передача их на исполнение:
1) поступившие в управление ГАС из Росархива, МИД России, иных организаций или непосредственно от граждан письменные запросы (заявления) регистрируются, рассматриваются начальником управления ГАС, после чего с резолюцией направляются в ОГУ ГАНО в течение 3 дней со дня поступления;
2) регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
11.Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях:
1) архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве;
2) апостиль проставляется на архивной справке, архивной выписке и архивной копии специально уполномоченным лицом управления ГАС на свободном от текста месте либо на оборотной стороне документа или на отдельном листе. В этом случае лист документа и лист, на котором проставлен апостиль, скрепляются путем прошивания тонким шнуром (ниткой) и пронумеровываются. Концы шнура заклеиваются плотной бумагой, вырезанной в произвольной форме, на которой проставляется печать. Количество листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль;
3) архивные справки, архивные выписки и архивные копии, на которых проставлен апостиль, регистрируются специально уполномоченным лицом в отдельном журнале, где указываются порядковый номер, дата, фамилия уполномоченного лица, проставившего апостиль, а также фамилия и должность лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию, фамилия, имя и отчество заявителя, место хранения второго экземпляра архивной справки, архивной выписки и архивной копии;
4) управление ГАС проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, исполненных по документам ОГУ ГАНО.
При поступлении в управление ГАС подготовленной архивной справки, копии или выписки уполномоченное за проставление апостиля лицо проверяет:
правильность оформления архивной справки, архивной копии, архивной выписки;
степень полноты информации в соответствии с запрашиваемыми сведениями;
в случае замечаний по оформлению или содержанию направляет документ на доработку в ОГУ ГАНО;
при отсутствии замечаний, проставляет на документе в установленном порядке апостиль;
5) заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия передается ОГУ ГАНО для отправки по назначению;
6) на документах, выдаваемых иными организациями, апостиль проставляют вышестоящие по подчиненности органы (если они имеют такое право) или Управление Федеральной регистрационной службы по Новосибирской области.
12.Анализ тематики поступивших запросов.
Работники ОГУ ГАНО осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков, и имеющегося в ОГУ ГАНО научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
13.Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности:
1) по итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 дней со дня регистрации ОГУ ГАНО направляет запросы или их копии со своим письмом по принадлежности:
в органы государственной власти;
в муниципальные архивы;
в ведомственные архивы предприятий, учреждений, организаций;
в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов;
2) в случае, если запрос требует исполнения нескольким организациям, ОГУ ГАНО направляет в соответствующие организации копии запроса, анкеты со своим письмом.
14.Подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
1) организации, исполняющие полученные от ОГУ ГАНО или непосредственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов. По результатам организации готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии. Срок исполнения запросов 30 дней со дня их регистрации;
2) текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации.
Архивные справки должны оформляться на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и печатью организации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью руководителя и печатью организации;
3) при отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости, ответ заверяется печатью организации.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в организации архивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Новосибирской области, где могут храниться необходимые документы;
4) архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации;
5) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются ОГУ ГАНО, другими организациями по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей;
6) в случае если запрос поступил из МИД России, ответы направляются непосредственно в его адрес;
7) отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России;
8) архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются ОГУ ГАНО, организациями в МИД России;
9) архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения;
10) проставление апостиля и отправка организациями архивных справок, архивных выписок и архивных копий осуществляется в соответствии с подпунктами 1, 4, 6 пункта 11, подпунктами 5 - 9 пункта 14;
11) рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и ответы направлены в соответствующие организации.
15.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений:
1) текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами управления ГАС, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги;
2) текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений Административного регламента;
3) управление ГАС осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги ОГУ ГАНО;
4) контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления ГАС и ОГУ ГАНО;
5) по результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
6) проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления ГАС) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя;
7) для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления ГАС;
8) результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
16.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента:
1) заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц управления ГАС (его подведомственного ОГУ ГАНО), осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента в досудебном и судебном порядке;
2) заявитель вправе обжаловать действия или бездействие должностных лиц:
ОГУ ГАНО - в управление ГАС, в комитет по работе с обращениями граждан - общественную приемную Губернатора Новосибирской области;
управления ГАС - начальнику управления ГАС, в комитет по работе с обращениями граждан - общественную приемную Губернатора Новосибирской области, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС;
3) заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно;
4) при обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения.
В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки, направлении управлением ГАС запроса в ОГУ ГАНО о представлении дополнительных документов и материалов), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов начальник управления ГАС (директор ОГУ ГАНО), иное уполномоченное на то должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя;
5) заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Дополнительно в обращении могут быть указаны:
наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
суть обжалуемого действия (бездействия);
обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии;
6) по результатам рассмотрения обращения должностным лицом управления ГАС - начальником управления (ОГУ ГАНО - директором) принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении;
7) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Управление ГАС (его подведомственное ОГУ ГАНО) при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления ГАС (директор ОГУ ГАНО), иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС, или в ОГУ ГАНО, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС (его подведомственное ОГУ ГАНО) или соответствующему должностному лицу управления ГАС (его подведомственного ОГУ ГАНО).