Приложение к Постановлению от 24.02.2009 г № 61 Административный регламент
Административный регламент администрации новосибирской области по исполнению государственной функции по организации приема делегаций иностранных государств и субъектов Российской Федерации различного уровня на территории новосибирской области (в том числе визитов проездом)
I.Общие положения
1.Наименование государственной функции - организация приема делегаций иностранных государств и субъектов Российской Федерации различного уровня на территории Новосибирской области (в том числе визитов проездом) (далее - государственная функция).
Административный регламент исполнения государственной функции (далее - Административный регламент) разработан в целях упорядочения организации приема делегаций иностранных государств и субъектов Российской Федерации различного уровня на территории Новосибирской области (далее - прием делегаций) и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении мероприятий по приему делегаций.
2.Исполнение государственной функции администрации Новосибирской области осуществляет комитет внешнеэкономического сотрудничества и туризма (далее - комитет).
В процессе исполнения государственной функции комитет взаимодействует с:
структурными подразделениями центрального аппарата Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России), представительством МИД России в Сибирском федеральном округе;
управлением делами администрации Новосибирской области и ГУП Новосибирской области "Хозяйственное управление" (далее - ГУП НСО "Хозяйственное управление");
комитетом административных органов администрации Новосибирской области;
департаментом информации администрации Новосибирской области;
департаментом культуры Новосибирской области;
иными федеральными органами государственной власти, областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области, структурными подразделениями администрации Новосибирской области и организациями, участвующими в организации визита делегаций в Новосибирскую область.
3.Исполнение государственной функции по приему делегаций осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 237, 1993);
Федеральным законом от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 2, 1999, ст. 231);
Указом Президента Российской Федерации от 12.03.96 N 375 "О координирующей роли Министерства иностранных дел Российской Федерации в проведении единой внешнеполитической линии Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 12, 1996, ст. 1061);
Законом Новосибирской области от 13.11.2000 N 125-ОЗ "О международных, внешнеэкономических и межрегиональных связях Новосибирской области" ("Советская Сибирь", N 223, 2000; N 234, 2001; N 216, 2007; N 219, 2008);
постановлением главы администрации (Губернатора) Новосибирской области от 21.10.2004 N 638 "О приеме иностранных делегаций в Новосибирской области и выезде делегаций Новосибирской области в иностранные государства" ("Советская Сибирь", N 217, 2004; N 12, 2005);
постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 N 238 "Об утверждении Положения о комитете внешнеэкономического сотрудничества и туризма администрации области" ("Советская Сибирь", N 83, 2005).
4.В результате исполнения государственной функции в отношении делегации (официального лица), планирующей(его) посетить с визитом Новосибирскую область, осуществляется весь комплекс мероприятий, связанных с обеспечением организации ее (его) пребывания в Новосибирской области.
5.Субъектами, в отношении которых исполняется государственная функция, являются официальные делегации (официальные лица), планирующие прибыть в Новосибирскую область и возглавляемые:
руководителями иностранных государств, руководителями органов государственной власти иностранных государств;
руководителями международных организаций и учреждений;
руководителями дипломатических, торговых и иных представительств, консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации и Российской Федерации в иностранных государствах;
высшими должностными лицами и руководителями органов власти субъектов иностранных федеральных государств, административно-территориальных образований иностранных государств;
высшими должностными лицами и руководителями органов государственной власти субъектов Российской Федерации.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
6.Место нахождения комитета, телефоны для справок, интернет-адрес и электронная почта:
а) 630011, г. Новосибирск-11, Красный проспект, 18, кабинеты 99, 96;
б) телефоны для справок:
(8-383)-223-95-65, (8-383)-223-93-86, (8-383)-222-17-42, факс (8-383)-223-45-14;
в) официальный сайт администрации Новосибирской области: http://www3.adm.nso.ru/;
г) электронная почта комитета: mikitchenko@obladm.nso.ru, juni@obladm.nso.ru;
адреса электронной почты для справок: juni@obladm.nso.ru, mai@obladm.nso.ru, nrn@obladm.nso.ru.
7.На официальном интернет-сайте администрации Новосибирской области, содержится следующая информация:
1) адрес и график работы комитета, номера телефонов, адреса интернет-сайта и электронной почты комитета;
2) порядок получения консультаций должностных лиц комитета;
3) текст Административного регламента с приложениями (только на официальном интернет-сайте администрации Новосибирской области).
8.Информация о правилах исполнения государственной функции предоставляется:
а) непосредственно в комитете;
б) посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикаций в СМИ;
в) с использованием средств телефонной связи, электронной почты.
9.Порядок получения консультаций (справок) по вопросам исполнения государственной функции:
1) консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются специалистами комитета, исполняющими государственную функцию согласно утвержденному должностному регламенту;
2) консультации предоставляются специалистами комитета бесплатно при личном или письменном обращении заявителей, посредством телефонной связи, электронной почты или сети Интернет.
10.График работы комитета:
Понедельник 9-00 - 13-00 14-00 - 18-00
Вторник 9-00 - 13-00 14-00 - 18-00
Среда 9-00 - 13-00 14-00 - 18-00
Четверг 9-00 - 13-00 14-00 - 18-00
Пятница 9-00 - 13-00 14-00 - 17-0011.Информация по вопросам исполнения государственной функции, в том числе о ходе исполнения государственной функции, предоставляется в устной (лично или по телефону) или письменной форме.
При устном обращении заявителей (лично или по телефону) специалист комитета, осуществляющий прием и консультирование, дает устный ответ. Если специалист не дает ответ либо подготовка ответа требует продолжительного времени, он обязан предложить заявителю один из трех вариантов дальнейших действий:
изложить обращение в письменной форме;
назначить другое удобное для заявителя время для консультации;
дать ответ в течение двух рабочих дней по контактному телефону, указанному заявителем.
Письменная информация обратившимся заявителям предоставляется при наличии письменного обращения. Письменный ответ подписывается председателем комитета, содержит фамилию и номер телефона исполнителя. Ответ направляется по почте, электронной почте, посредством факсимильной связи в зависимости от способа обращения заявителя за консультацией или способом, указанным в письменном обращении.
При письменном обращении ответ направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
В случае необходимости направления запроса (для уточнения или проверки информации) в другие государственные органы, органы местного самоуправления или организации, срок рассмотрения обращения продлевается не более чем на 30 дней, заявителю при этом направляется предварительный ответ с описанием действий, совершаемых по его обращению.
12.Срок исполнения государственной функции устанавливается с момента обращения заявителя до момента исполнения государственной функции и определяется председателем комитета исходя из планируемых сроков пребывания делегации (официального лица) в Новосибирской области и даты обращения заявителя.
13.Государственная функция исполняется бесплатно.
14.Основаниями для приостановления исполнения государственной функции либо для отказа в исполнении государственной функции являются:
получение официального сообщения о переносе сроков визита делегации или отмене визита;
проведение в предлагаемые сроки визита делегации ранее запланированных иных мероприятий в порядке, предусмотренном Регламентом администрации Новосибирской области, утвержденным постановлением Губернатора Новосибирской области от 05.03.2007 N 91.
15.В помещениях, где осуществляется исполнение государственной функции, создаются рабочие места, которые оборудуются необходимой офисной мебелью и компьютерами, оснащенными электронной почтой и доступом в сеть Интернет.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий
при исполнении государственной функции
16.Основанием для начала исполнения государственной функции является получение областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области или структурным подразделением администрации Новосибирской области средствами почтовой или факсимильной связи одного из следующих документов:
1) обращения представителя иностранного государства или субъекта Российской Федерации (далее - прибывающая сторона) на имя Губернатора области о намерении посетить Новосибирскую область с визитом;
2) информационного сообщения о намерении иностранной делегации или официального лица посетить Новосибирскую область со стороны центрального аппарата МИД России или представительства МИД России в Сибирском федеральном округе и иных органов государственной власти, органов местного самоуправления;
3) положительного ответа от представителя иностранного государства или субъекта Российской Федерации на приглашение Губернатора Новосибирской области посетить с визитом Новосибирскую область.
17.Исполнение государственной функции включает в себя выполнение следующих административных процедур:
1) подготовка решения об организации приема делегации;
2) организация работы рабочей группы по обеспечению организации приема делегации и передовой группы представителей прибывающей стороны;
3) формирование проекта программы пребывания делегации;
4) решение организационно-протокольных вопросов организации приема делегации;
5) решение административно-хозяйственных вопросов организации приема делегации;
6) решение вопросов обеспечения безопасности членам делегации;
7) решение вопросов освещения визита делегации в средствах массовой информации;
8) решение вопросов обеспечения культурного обслуживания членов делегации;
9) формирование итоговых материалов по визиту делегации;
10) организационно-протокольное сопровождение делегации в ходе визита;
11) оформление результатов визита делегации.
Последовательность выполнения административных процедур приведена на блок-схеме в приложении N 1 к Административному регламенту.
Подготовка решения об организации приема делегации
18.Сотрудник, ответственный за делопроизводство в соответствующем исполнительном органе государственной власти Новосибирской области или структурном подразделении администрации области, передает поступивший документ в отдел корреспонденции - канцелярию государственно-правового департамента администрации области (далее - канцелярия) для регистрации документа и направления его на рассмотрение Губернатору Новосибирской области или заместителям Губернатора Новосибирской области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора Новосибирской области и в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области (далее - соответствующий руководитель).
Сроки регистрации документа, направления его соответствующему руководителю, рассмотрения его соответствующим руководителем устанавливаются Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области.
19.После получения документа от соответствующего руководителя председатель комитета выносит резолюцию, которой определяет специалиста(ов) комитета, ответственного(ых) за организацию приема делегации (далее - специалист комитета), и передает ему (им) документ для организации работы в соответствии с резолюцией.
Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.
20.В случае, если согласно резолюции председателя комитета специалисту комитета требуется разработать перечень мероприятий по организации визита с указанием ответственных лиц, специалист комитета разрабатывает данный перечень мероприятий и подписывает его у председателя комитета в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области.
Максимальный срок выполнения действия - 60 минут.
21.Специалист комитета готовит проект письма с сообщением о готовности принять делегацию в предложенные сроки за подписью соответствующего руководителя в адрес прибывающей стороны и подписывает его в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области.
В случае, если согласно резолюции соответствующего руководителя, в предложенные прибывающей стороной сроки исполнить государственную функцию не представляется возможным, специалист комитета готовит проект письма с соответствующим мотивированным ответом в адрес прибывающей стороны за подписью соответствующего руководителя и подписывает его в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области.
Подписанное и зарегистрированное письмо с ответом направляется сотрудником комитета представителю прибывающей стороны в день его получения из аппарата соответствующего руководителя.
Максимальный срок подготовки письма - 30 минут.
22.В случае, если прибывающей стороной являются представители иностранного государства, по получении в работу документа с резолюцией специалист комитета готовит информационное письмо о предстоящем визите на имя руководителя представительства МИД России в Сибирском федеральном округе, с просьбой направить справочные материалы о сотрудничестве Российской Федерации со страной, из которой прибывает делегация, а также дать рекомендации относительно предстоящего визита за подписью председателя комитета, и подписывает его в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области.
В случаях ограниченного времени (менее 5 рабочих дней) для организации приема делегации допускается направление письма напрямую в центральный аппарат МИД России в соответствующий территориальный департамент и/или департамент по связям с субъектами Российской Федерации, парламентом и общественными объединениями.
Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от специалиста комитета, отвечающего за делопроизводство.
Максимальный срок подготовки письма - 30 минут.
Организация работы рабочей группы по обеспечению
организации приема делегации и передовой группы
представителей прибывающей стороны
23.В случае, если согласно резолюции председателя комитета специалисту комитета требуется провести работу по формированию рабочей группы по обеспечению организации приема делегации или официального лица, специалист комитета готовит список членов данной рабочей группы.
Состав рабочей группы определяется специалистом комитета исходя из поручений председателя комитета, целесообразности и необходимости привлечения представителя той или иной организации.
Максимальный срок подготовки списка членов рабочей группы - 30 минут.
24.Специалист комитета обеспечивает:
1) своевременное приглашение членов рабочей группы на заседания рабочей группы;
2) подготовку и раздачу членам рабочей группы необходимых информационных материалов;
3) ведение протокольной записи заседаний рабочей группы и оформление решений заседаний рабочей группы.
Последующие действия по выполнению государственной функции, предусмотренные данным регламентом, специалист комитета выполняет исходя из принятых на заседаниях рабочей группы решений.
Сроки выполнения действий устанавливаются председателем рабочей группы исходя из конкретных обстоятельств.
25.В случае, если председатель рабочей группы дает поручение специалисту комитета по разработке плана мероприятий по организации визита с указанием ответственных лиц из числа членов рабочей группы, специалист комитета разрабатывает данный план мероприятий, в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, подписывает его у руководителя рабочей группы и в день подписания доводит до сведения членов рабочей группы.
Максимальный срок подготовки плана мероприятий - 30 минут.
26.В случае прибытия в Новосибирскую область передовой группы представителей прибывающей стороны для проработки организационно-протокольных, административно-хозяйственных и иных вопросов организации визита специалист комитета обеспечивает:
1) согласование административно-хозяйственных вопросов пребывания передовой группы в Новосибирской области (размещение, транспортное обслуживание и т.д.) с управляющим делами администрации Новосибирской области;
2) осмотр планируемых мест размещения членов делегации, объектов посещения, маршрута перемещения и т.п.;
3) участие членов передовой группы в заседаниях рабочей группы по обеспечению организации приема делегации.
Конкретный перечень необходимых действий, которые необходимо осуществить для обеспечения работы передовой группы, определяется специалистом комитета исходя из поручений руководителя рабочей группы по обеспечению организации приема делегации или председателя комитета (в случае, если создание рабочей группы по обеспечению организации приема делегации не предусматривалось), рекомендаций руководителя передовой группы, целесообразности и необходимости осуществления тех или иных действий.
Сроки выполнения действий устанавливаются председателем рабочей группы или, в случае если создание рабочей группы по обеспечению организации приема делегации не предусматривалось, председателем комитета исходя из рекомендаций руководителя передовой группы и конкретных обстоятельств.
Формирование проекта программы пребывания делегаций
27.Специалист комитета связывается с представителем прибывающей стороны, уточняет у него информацию о сроках визита делегации или официального лица, составе делегации, целях и формате визита и т.п., а также согласовывает с ним необходимые вопросы пребывания делегации в Новосибирской области.
Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.
28.Исходя из цели и формата визита, результатов согласования с представителем прибывающей стороны, рекомендаций МИД России (для иностранных делегаций), интересов Новосибирской области по развитию сотрудничества со страной (ее отдельным регионом) или субъектом Российской Федерации, представители которой(ого) планируют посетить Новосибирскую область, рекомендаций, приведенных в приложении N 2 к Административному регламенту, а также указаний председателя комитета, специалист комитета формирует проект программы пребывания делегации в Новосибирской области (далее - программа пребывания).
В случае, если руководитель делегации прибывает вместе с супругой, исходя из рекомендаций представителя прибывающей стороны возможно формирование отдельного проекта программы пребывания для супруги руководителя делегации.
Сформированный проект программы пребывания специалист комитета передает председателю комитета для согласования с соответствующим руководителем не позднее чем за пять рабочих дней до начала визита.
Максимальный срок подготовки проекта программы пребывания после всех необходимых согласований - 20 минут.
29.После согласования проекта программы пребывания с соответствующим руководителем председатель комитета передает его специалисту комитета для внесения необходимых корректировок и доведения до сведения представителя прибывающей стороны.
Специалист комитета средствами электронной связи (телефон, факс, электронная почта) доводит до сведения представителя прибывающей стороны проект программы пребывания.
Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.
Решение организационно-протокольных вопросов
организации приема делегации
30.В случае, если руководитель делегации не владеет русским языком, а также исходя из рекомендаций представителя прибывающей стороны, специалист комитета осуществляет поиск и подбор переводчика для работы с делегацией и/или для обеспечения перевода на встречах с официальными лицами Новосибирской области и проводит с ним инструктаж по его работе с делегацией, сообщает предполагаемые темы для обсуждения на официальных встречах.
Максимальный срок проведения инструктажа с переводчиком - 30 минут.
31.В случае, если проектом программы пребывания делегации предусматривается проведение экскурсионной программы, специалист комитета осуществляет поиск и подбор экскурсовода для организации осмотра достопримечательностей Новосибирской области и проведения иных экскурсионных программ, предусмотренных проектом программы пребывания, и согласовывает с ним маршрут и длительность экскурсионной программы.
Максимальный срок согласований с экскурсоводом - 30 минут.
32.Специалист комитета подготавливает информационные письма-заявки в адрес:
1) руководителя средства размещения, в котором планируется размещение делегации, о размещении членов делегации;
2) генерального директора ОАО "Аэропорт Толмачево" и/или начальника железнодорожного вокзала Новосибирск-Главный, исходя из проекта программы пребывания, об обеспечении встречи и проводов делегации;
3) руководителей пограничных и таможенных органов об обеспечении беспрепятственного пересечения государственной границы и прохождения таможенного контроля для членов делегации в рамках действующего законодательства (в случае прибытия и/или отбытия делегации международным авиарейсом);
4) лиц, с которыми запланирована встреча членов делегации, или руководителей организаций, посещение которых предполагает проект программы, об организации встречи или посещения организации;
5) иных лиц и руководителей иных организаций по организационно-протокольным вопросам пребывания делегации в Новосибирской области.
Специалист комитета обеспечивает подписание подготовленных информационных писем-заявок заместителем Губернатора Новосибирской области, курирующим деятельность комитета, либо председателем комитета, исходя из протокольного старшинства адресатов, в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области.
Конкретный перечень лиц и организаций, в адрес которых направляются письма-заявки, определяется специалистом комитета исходя из целесообразности и необходимости направления такого письма-заявки и указаний председателя комитета.
Подписанные и зарегистрированные письма-заявки направляются специалистом комитета адресату в день их получения из аппарата заместителя Губернатора Новосибирской области либо от специалиста комитета, отвечающего за делопроизводство, соответственно.
Максимальный срок подготовки одного письма-заявки - 10 минут.
33.Специалист комитета доступными средствами связи связывается с представителями лица, встреча с которым предусмотрена проектом программы пребывания, или представителями организаций, посещение которых предусматривает проект программы пребывания, и, в случае их готовности принять делегацию в предложенные сроки, совместно с ними подготавливает сценарий встречи и/или посещения организации делегацией, списки и схему рассадки участников мероприятия, перечень возможных тем обсуждения в ходе мероприятия.
Документы и материалы готовятся специалистом комитета исходя из Основных положений государственной протокольной практики Российской Федерации, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 16.09.2004 N 1183, пожеланий прибывающей стороны, формата визита, устоявшейся практики их подготовки и имеющихся прецедентов, после чего согласовываются с председателем комитета.
При возникновении в ходе подготовки указанных документов и материалов корректировок в проекте программы пребывания специалист комитета вносит в проект программы пребывания данные корректировки.
Данные административные действия осуществляются многократно в течение всего блока действий, связанных с решением организационно-протокольных вопросов организации приема делегации.
Максимальный срок подготовки одного документа (материала) - 40 минут.
34.Подготовленные документы и материалы специалист комитета передает председателю комитета для их согласования с Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, руководителями областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, структурных подразделений и иными заинтересованными лицами, непосредственно участвующими в мероприятиях, предусмотренных проектом программы пребывания.
Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.
35.После согласования документов и материалов со всеми заинтересованными лицами председатель комитета передает их специалисту комитета и дает поручения специалисту комитета по подготовке обобщенных информационных материалов по визиту.
Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.
36.Специалист комитета организует заполнение, рассылку (передачу) приглашений участникам мероприятий (прием, церемония, культурное мероприятие и т.п.), предусмотренных проектом программы пребывания и проводимых от имени администрации Новосибирской области, согласно спискам участников мероприятий.
Максимальный срок заполнения и рассылки (передачи) одного приглашения (нарочным, средствами факсимильной, телефонной связи, электронной почтой) - 20 минут.
37.Специалист комитета готовит информационные и справочные материалы, необходимые для информирования Губернатора Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области и иных заинтересованных лиц, участвующих в мероприятиях, предусмотренных проектом программы пребывания делегации.
Максимальный срок подготовки одного материала - 40 минут.
38.В случае, если проектом программы пребывания делегации планируется проведение презентации Новосибирской области, специалист комитета по поручению председателя комитета организовывает подготовку мультимедийной презентации для выступления соответствующего руководителя в ходе мероприятий, предусмотренных проектом программы пребывания делегации.
Презентация передается в комитет компьютерных технологий администрации Новосибирской области для обеспечения ее демонстрации в ходе соответствующего выступления за один день до проведения презентации.
Максимальный срок подготовки презентации - 3 рабочих дня.
Решение административно-хозяйственных вопросов
организации приема делегации
39.Специалист комитета формулирует и в устной форме вносит председателю комитета предложения по подбору сувениров, информационных, презентационных материалов, предназначенных для вручения членам делегации, а также по перечню транспортных средств, требуемых для обеспечения транспортного обслуживания делегации.
Председатель комитета согласовывает данные предложения с аппаратом соответствующего руководителя и управляющим делами администрации Новосибирской области и дает соответствующие указания специалисту комитета.
Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.
40.Специалист комитета готовит и подписывает в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, у председателя комитета письмо в адрес управляющего делами администрации Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается о необходимости осуществления действий, связанных с административно-хозяйственным обслуживанием делегации (организация ресторанного обслуживания, заказ цветов, изготовление полиграфической продукции и т.п.).
Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от специалиста комитета, отвечающего за делопроизводство.
Максимальный срок подготовки письма - 20 минут.
41.Председатель комитета или специалист комитета по поручению председателя комитета связывается с начальниками отделов организационного и материально-технического обеспечения и правового обеспечения госзаказа управления делами администрации Новосибирской области, и согласовывает с ними содержание и сроки выполнения действий, связанных с приемом делегации, и передает информацию, необходимую для подготовки организационно-правовых документов, связанных с обеспечением выполнения данных действий (договоров, актов приемки-передачи и т.д.).
Максимальный срок согласования - 20 минут.
42.В случае, если для работы с делегацией планируется использование транспортных средств автохозяйства государственного унитарного предприятия Новосибирской области "Хозяйственное управление", специалист комитета готовит и подписывает в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, у председателя комитета письмо в адрес управляющего делами администрации Новосибирской области с информацией о перечне транспортных средств, требуемых для обеспечения транспортного обслуживания делегации.
Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от специалиста комитета, отвечающего за делопроизводство. Копия письма отправляется в автохозяйство государственного унитарного предприятия Новосибирской области "Хозяйственное управление".
Максимальный срок подготовки письма - 20 минут.
43.Председатель комитета или специалист комитета по поручению председателя комитета связывается с начальником автохозяйства государственного унитарного предприятия Новосибирской области "Хозяйственное управление" и согласовывает перечень предоставляемых транспортных средств для обеспечения транспортного обслуживания делегации и график их работы.
Максимальный срок согласования - 20 минут.
44.Специалист комитета подготавливает проект распоряжения Губернатора Новосибирской области о приеме делегации в Новосибирской области и в порядке и в сроки, установленные Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, обеспечивает согласование и правовую экспертизу проекта распоряжения Губернатора Новосибирской области.
Максимальный срок подготовки проекта распоряжения - 20 минут.
45.Согласованный и прошедший правовую экспертизу проект распоряжения Губернатора Новосибирской области о приеме делегации передается специалистом комитета в отдел подготовки документов государственно-правового департамента администрации Новосибирской области для его подписания и регистрации в сроки, установленные Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области.
Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.
46.Специалист комитета, исходя из проекта программы пребывания делегации и расценок на требуемые товары или услуги, подготавливает проект сметы расходов, связанных с приемом делегации, подписывает ее у председателя комитета, согласовывает с заместителем начальника управления - главным бухгалтером управления делами администрации Новосибирской области и передает в аппарат управляющего делами администрации Новосибирской области.
Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.
Решение вопросов обеспечения безопасности членам делегации
47.Специалист комитета готовит и подписывает в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, у председателя комитета письмо на имя председателя комитета административных органов администрации Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается необходимость организации сопровождения транспорта делегации автомобилями Государственной инспекции безопасности дорожного движения Главного управления внутренних дел по Новосибирской области (далее - ГИБДД ГУВД Новосибирской области) и обеспечения безопасности делегации на территории Новосибирской области согласно требованиям действующего законодательства.
Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от специалиста комитета, отвечающего за делопроизводство.
Максимальный срок подготовки письма - 10 минут.
48.Специалист комитета связывается со специалистом комитета административных органов администрации Новосибирской области, которому поручено организовать обеспечение безопасности членам делегации, и согласовывает с ним порядок осуществления мер по обеспечению безопасности членам делегации в ходе визита.
Максимальный срок согласования - 20 минут.
49.Специалист комитета по поручению председателя комитета совместно со специалистом комитета административных органов администрации Новосибирской области, которому поручено организовать обеспечение безопасности членам делегации, разрабатывает схему кортежа автомобилей делегации и согласовывает маршрут его передвижения по территории Новосибирской области с ГИБДД ГУВД Новосибирской области.
Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.
50.Специалист комитета по поручению председателя комитета передает заинтересованным службам и органам, обеспечивающим безопасность прохождения мероприятий, предусмотренных проектом программы пребывания делегации или официального лица в Новосибирской области, списки участников мероприятий и иные материалы.
Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.
Решение вопросов освещения визита делегации
в средствах массовой информации
51.Специалист комитета готовит пресс-релиз с информацией о предстоящем визите делегации для передачи его в департамент информации администрации Новосибирской области для размещения на интернет-портале администрации области и распространения среди средств массовой информации.
Максимальный срок подготовки пресс-релиза - 20 минут.
52.Специалист комитета готовит и подписывает в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, у председателя комитета письмо в адрес руководителя департамента информации администрации Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается о необходимости обеспечения освещения в средствах массовой информации приема делегации, а также организации пресс-конференции или брифинга, если это запланировано проектом программы пребывания.
Подписанное и зарегистрированное письмо вместе с пресс-релизом направляется специалистом комитета адресату в день его получения от специалиста комитета, отвечающего за делопроизводство.
Максимальный срок подготовки письма - 10 минут.
53.Специалист комитета по поручению председателя комитета связывается со специалистом департамента информации администрации Новосибирской области, которому поручено организовать обеспечение освещения в средствах массовой информации визита делегации, и согласовывает с ним порядок осуществления необходимых мер по обеспечению освещения в средствах массовой информации визита делегации.
Максимальный срок согласования - 20 минут.
Решение вопросов обеспечения культурного
обслуживания членов делегации
54.В случае, если проект программы пребывания делегации предусматривает посещение объектов культуры, специалист комитета готовит и подписывает в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, у председателя комитета письмо в адрес руководителя департамента культуры Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается о необходимости обеспечения культурного обслуживания членов делегации согласно проекту программы пребывания.
Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от специалиста комитета, отвечающего за делопроизводство.
Максимальный срок подготовки письма - 10 минут.
55.Специалист комитета по поручению председателя комитета связывается со специалистом департамента культуры Новосибирской области, которому поручено организовать обеспечение культурного обслуживания делегации, и согласовывает с ним порядок осуществления необходимых мер по обеспечению культурного обслуживания делегации.
Максимальный срок согласования - 20 минут.
Формирование итоговых материалов по визиту делегации
56.Специалист комитета формирует информационную папку для Губернатора Новосибирской области с материалами, подготовленными в ходе подготовки визита.
Перечень необходимых материалов определяется специалистом комитета исходя из программы пребывания делегации, целесообразности и необходимости предоставления того или иного материала и указаний председателя комитета.
Максимальный срок формирования информационной папки - 60 минут.
57.Специалист комитета согласовывает содержание информационной папки, предназначенной для Губернатора Новосибирской области, с аппаратом Губернатора Новосибирской области.
Максимальный срок согласования и внесения корректировок - 30 минут.
58.Специалист комитета передает информационную папку, предназначенную для Губернатора Новосибирской области, в аппарат Губернатора Новосибирской области не позднее чем в день, предшествующий дню начала визита.
Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.
59.Специалист комитета готовит макет брошюры с материалами по визиту делегации или официального лица в Новосибирскую область.
Содержание брошюры определяется специалистом комитета исходя из программы пребывания делегации в Новосибирской области, целесообразности и необходимости наличия того или иного материала в брошюре и указаний председателя комитета.
Максимальный срок подготовки макета брошюры - 60 минут.
60.Специалист комитета передает макет брошюры с материалами по визиту делегации в отдел подготовки документов государственно-правового департамента администрации Новосибирской области для изготовления брошюры не позднее чем в день, предшествующий дню начала визита.
Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.
61.Изготовленные брошюры специалист комитета передает в аппарат Губернатора Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, руководителям структурных подразделений администрации Новосибирской области, областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, участвующим в мероприятиях, предусмотренных программой пребывания делегации, и иным заинтересованным лицам в день ее изготовления.
Максимальный срок передачи брошюры одному лицу - 20 минут.
Организационно-протокольное сопровождение
делегации в ходе визита
62.Не позднее чем в день, предшествующий началу визита, специалист комитета связывается с залом официальных делегаций аэропорта Толмачево или железнодорожного вокзала Новосибирск-Главный для подтверждения визита делегации и представителями лиц, встреча с которыми предусмотрена программой пребывания, или представителями организаций, посещение которых предусматривает программа пребывания, для подтверждения встречи или посещения.
Максимальный срок подтверждения каждого мероприятия - 10 минут.
63.Специалист комитета, ответственный за предварительную подготовку мероприятий, предусмотренных программой пребывания, в ходе визита, согласно разработанным сценариям мероприятий, совместно со специалистами управления делами администрации Новосибирской области, государственного унитарного предприятия Новосибирской области "Хозяйственное управление", представителями лиц, встреча с которыми предусмотрена программой пребывания, или представителями организаций, посещение которых предусматривает программа пребывания, обеспечивает готовность мероприятия (размещение флагов, наличие сувениров, состояние помещения и т.п.).
Предварительная подготовка мероприятий, предусмотренных программой пребывания, в ходе визита должна быть закончена не позднее чем за 20 минут до прибытия делегации на данные мероприятия.
Максимальный срок выполнения действия - 15 минут.
64.Председатель комитета и/или специалист комитета, ответственный за осуществление организационно-протокольного обеспечения мероприятий, предусмотренных программой пребывания, по поручению председателя комитета в соответствии с разработанными сценариями сопровождает(ют) членов делегации в ходе визита и осуществляет(ют) организационно-протокольное обеспечение запланированных мероприятий в соответствии с разработанными сценариями мероприятий.
Действие осуществляется в течение всего времени пребывания делегации в Новосибирской области.
Оформление результатов визита делегации
65.Специалист комитета, сопровождавший делегацию, в течение трех рабочих дней после визита подготавливает отчетный документ по итогам визита, в котором коротко отражает содержание всех состоявшихся встреч членов делегации, запланированных программой пребывания, и результаты достигнутых договоренностей.
66.Специалист комитета, подготовивший отчетный документ, передает его председателю комитета для ознакомления и внесения корректировок.
Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.
67.После внесения корректировок специалист комитета передает отчетный документ в аппарат Губернатора Новосибирской области для ознакомления.
Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.
68.Исходя из данных Губернатором Новосибирской области в ходе визита поручений, председатель комитета назначает ответственных лиц за организацию выполнения данных поручений.
Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.
69.В случае, если прибывающей стороной являются представители иностранного государства, специалист комитета направляет копию отчетного документа в представительство МИД России в Сибирском федеральном округе.
Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.
70.Специалист комитета организует размещение отчетного документа в сокращенном виде на интернет-портале администрации Новосибирской области.
Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.
71.Специалист комитета вносит в базу данных комитета информацию о контактных данных членов делегации или официального лица, а также всех лиц, участвовавших в подготовке визита.
Максимальный срок выполнения действия - 40 минут.
72.В течение пяти рабочих дней специалист комитета вносит поправки в проект сметы расходов, связанных с приемом делегации, подписывает его у председателя комитета и передает заместителю начальника управления - главному бухгалтеру управления делами администрации Новосибирской области для утверждения управляющим делами администрации Новосибирской области.
73.Специалист комитета готовит проекты документов об оплате услуг, оказанных членам делегации в ходе визита (переводческих, экскурсионных и т.п.), и передает их в отдел правового обеспечения госзаказа управления делами администрации Новосибирской области, в случае, если оказание данных услуг предусматривалось программой пребывания делегации.
Максимальный срок выполнения действия - два рабочих дня для каждой услуги.
74.По поручению председателя комитета специалист комитета готовит проект(ы) благодарственного(ых) письма(ем) по итогам визита за подписью соответствующего руководителя в адрес прибывающей стороны и/или представителей организаций, участвовавших в организации визита, и подписывает его (их) в порядке, определенном Инструкцией по документационному обеспечению администрации Новосибирской области.
Подписанное(ые) и зарегистрированное(ые) письмо(а) направляется специалистом комитета адресату(ам) в день его (их) получения из канцелярии (аппарата заместителя Губернатора Новосибирской области).
Максимальный срок подготовки одного благодарственного письма - 30 минут.
75.Специалист комитета списывает все подготовленные в ходе подготовки визита материалы и документы в дело в соответствии с номенклатурой дел комитета.
Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
76.Текущий контроль над соблюдением и исполнением положений Административного регламента осуществляют заместитель Губернатора Новосибирской области, курирующий работу комитета, председатель комитета, его заместители, а также специалисты комитета, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.
77.Выборочный контроль осуществляется путем проведения председателем комитета проверок соблюдения и исполнения специалистами комитета положений настоящего Административного регламента.
Проверки осуществляются на основании полугодовых или годовых планов работы комитета, утвержденных председателем комитета, не реже одного раза в год.
78.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.