Постановление от 27.02.2010 г № 49
О внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 27.02.2008 N 64
В целях приведения нормативного правового акта Губернатора Новосибирской области в соответствие с действующим законодательством постановляю:
Внести в Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по формированию экспертно-проверочной комиссии по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области, утвержденный постановлением Губернатора Новосибирской области 27.02.2008 N 64 "Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по исполнению государственной функции по формированию экспертно-проверочной комиссии по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области", следующие изменения:
1.В пункте 3 слова "областного государственного учреждения "Государственный архив Новосибирской области" (далее - ОГУ ГАНО)" заменить словами "государственного бюджетного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" (далее - Государственный архив Новосибирской области)".
2.Пункт 4 изложить в редакции:
"4. Результат исполнения государственной функции.
Результатом исполнения государственной функции являются решения ЭПК управления ГАС по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области.".
3.Дополнить пунктом 5 следующего содержания:
"5. Заявители государственной функции.
Заявителями при исполнении государственной функции являются государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Новосибирской области.".
4.Раздел II изложить в редакции:
"II. Требования к порядку исполнения государственной функции
6. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции:
1) информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении управления ГАС при личном обращении, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет-сайте управления ГАС www.sibarchives.ru;
2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007;
3) электронный адрес управления ГАС: pvd@obladm.nso.ru;
4) телефоны управления ГАС: (383) 222-60-30 (приемная), 222-62-58 (заместитель начальника управления ГАС), 223-14-01, 223-22-89 (отдел по работе с государственными и муниципальными архивами). Факс 222-60-30;
5) официальный интернет-сайт управления ГАС: www.sibarchives.ru;
6) график работы управления ГАС:
понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;
пятница: 9.00 - 17.00;
суббота, воскресенье - выходные дни;
7) информация о месте нахождения управления ГАС и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, официальном интернет-сайте, сведения о графике работы размещаются:
на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru;
на информационном стенде в управлении ГАС.
Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в помещение управления ГАС;
8) по телефону сотрудники управления ГАС обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам исполнения государственной функции;
9) по письменным обращениям информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;
10) по электронной почте информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;
11) при личном обращении прием осуществляет руководитель структурного подразделения управления ГАС, ответственный за исполнение государственной функции, по рабочим дням:
вторник, среда: 9.00 - 13.00;
четверг: 14.00 - 18.00.
Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.
7. Сроки исполнения государственной функции.
Максимальный срок исполнения государственной функции составляет один месяц со дня поступления в управление ГАС документов, перечисленных в пункте 10 Административного регламента. Сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в разделе III Административного регламента.
8. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо отказа в исполнении государственной функции.
Основанием для приостановления исполнения государственной функции является неправильное оформление представленных документов.
Непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 10 Административного регламента, является основанием для отказа в исполнении государственной функции.
9. Требования к местам исполнения государственной функции.
Исполнение государственной функции осуществляется по местонахождению управления ГАС.
В помещениях, где осуществляется исполнение государственной функции, создаются рабочие места. Рабочее место специалиста должно быть оборудовано необходимой офисной мебелью, телефонной связью и компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, оснащенными электронной почтой и доступом в сеть Интернет, а также принтером.
Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием.
10. Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции.
Документы, необходимые для исполнения государственной функции, приведены в приложении N 2 к Административному регламенту.".
5.Дополнить разделами III, IV, V следующего содержания:
"III. Административные процедуры
11. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции.
Основанием для реализации государственной функции является необходимость пополнения Архивного фонда Новосибирской области документами постоянного срока хранения. Реализация государственной функции включает следующие административные процедуры:
1) определение состава ЭПК;
2) организация работы ЭПК;
3) оформление решений ЭПК по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области;
4) организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК.
Блок-схема последовательности действий управления ГАС по исполнению государственной функции дана в приложении N 1 к Административному регламенту.
Ответственность за исполнение государственной функции несет заместитель начальника управления ГАС.
12. Определение состава ЭПК.
Состав ЭПК утверждается приказом начальника управления ГАС.
В состав ЭПК входят председатель, два заместителя, секретарь, члены комиссии, эксперты. Руководство работой ЭПК осуществляет председатель - заместитель начальника управления ГАС. Члены комиссии назначаются из числа специалистов управления ГАС, Государственного архива Новосибирской области, муниципального учреждения г. Новосибирска "Новосибирский городской архив". Экспертами являются руководители муниципальных архивов и сотрудники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Государственного архива Новосибирской области. В состав ЭПК могут быть включены по согласованию представители муниципальных архивов и организаций - источников комплектования. Состав ЭПК может меняться с учетом кадровых изменений.
13. Организация работы ЭПК:
1) архивные документы включаются в состав Архивного фонда Новосибирской области на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение);
2) включение документов в состав Архивного фонда Новосибирской области осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа);
3) подготовку документов для рассмотрения на заседании ЭПК осуществляют эксперты в соответствии с перечнем основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПК управления ГАС (приложение N 2 к Административному регламенту);
4) эксперт:
проверяет правильность и полноту представляемых документов организации - источника комплектования с момента их поступления не более двух недель;
готовит свое заключение на документы, подлежащие рассмотрению ЭПК, и проект решения ЭПК в двух экземплярах за две недели до заседания;
передает документы вместе с заключением и проектом решения на рецензирование члену ЭПК за две недели до заседания;
представляет замечания на рецензируемый документ его автору (курируемой организации) и контролирует устранение недостатков;
5) при проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов эксперты руководствуются перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни), а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации;
6) анализ и предварительную оценку документов осуществляют члены ЭПК в двухнедельный срок до заседания ЭПК, при необходимости срок рассмотрения продлевается по согласованию с председателем ЭПК;
7) при отсутствии замечаний член ЭПК подписывает заключение на документы, подлежащие рассмотрению ЭПК;
8) при наличии замечаний к представленным документам член ЭПК возвращает эти документы эксперту на доработку без вынесения на рассмотрение ЭПК;
9) члены ЭПК информируют в письменном виде секретаря ЭПК о документах, прошедших предварительную оценку и представляемых на рассмотрение ЭПК, не позднее чем за пять дней до заседания ЭПК;
10) секретарь ЭПК:
знакомит председателя ЭПК с поступившими материалами, проектами решений и решениями ЭМК Государственного архива Новосибирской области, муниципального учреждения г. Новосибирска "Новосибирский городской архив" за 3 дня до заседания ЭПК;
составляет повестку дня очередного заседания ЭПК и передает председателю ЭПК не позднее чем за два дня до заседания;
информирует по телефону членов ЭПК и экспертов о дате, времени и месте проведения заседания ЭПК за пять дней до заседания;
11) заседания ЭПК проводятся один раз в месяц (пятница последней недели месяца);
12) при большом объеме поступивших на рассмотрение ЭПК материалов, а также для рассмотрения неотложных вопросов по решению председателя ЭПК могут проводиться внеплановые заседания комиссии.
14. Оформление решений ЭПК по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения документов в состав Архивного фонда Новосибирской области:
1) решения о включении в состав Архивного фонда Новосибирской области конкретных документов принимаются во время заседания ЭПК управления ГАС;
2) заседание ЭПК ведет председатель ЭПК. В ходе заседания ЭПК эксперты представляют документы в соответствии с повесткой дня. Заключения, подписанные экспертом и членом ЭПК, на представляемые документы и проекты решений ЭПК доводятся до сведения присутствующих на заседании членов ЭПК и обсуждаются, после чего проходит голосование по принимаемому решению;
3) решения ЭПК принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему;
4) документы считаются включенными в состав Архивного фонда Новосибирской области в случае принятого решения об утверждении описи дел постоянного хранения;
5) заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии в течение пятнадцати дней после заседания;
6) после заседания ЭПК секретарь проставляет штамп об утверждении, согласовании или одобрении документов в течение одного дня;
7) ЭПК управления ГАС принимает решения об утверждении:
примерных перечней документов и перечней проектов научно-технической документации (НТД), подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы, изменений и дополнений к ним;
перечней документов, подлежащих хранению на электронных носителях;
перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников;
описей и номерников особо ценных дел и документов;
описей дел и документов постоянного хранения, в том числе переработанных и усовершенствованных описей;
описей объединенных архивных фондов;
листов учета и описания уникальных документов;
актов о неисправимом повреждении документов из фондов государственного и муниципальных архивов Новосибирской области;
8) ЭПК управления ГАС принимает решения о согласовании:
списков организаций (лиц) - источников комплектования государственного и муниципальных архивов Новосибирской области, изменений и дополнений к спискам;
положений о центральных экспертных комиссиях и экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования Государственного архива Новосибирской области и муниципального учреждения г. Новосибирска "Новосибирский городской архив";
типовых и примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования Государственного архива Новосибирской области и муниципальных архивов;
описей документов по личному составу и долговременного хранения организаций - источников комплектования;
актов Государственного архива Новосибирской области и муниципального учреждения г. Новосибирска "Новосибирский городской архив" о выделении к уничтожению документов и дел временного срока хранения;
актов организаций - источников комплектования о выделении к уничтожению документов и дел, имеющих в перечнях отметку "ЭПК", НТД, кинофотофоновидеодокументации с истекшими сроками хранения;
актов описания документов, переработки описей фондов;
промежуточных актов переработки, усовершенствования описей и описания документов по незавершенным видам работ;
актов о создании объединенных архивных фондов государственного и муниципальных архивов;
графиков научно-технической обработки документов (упорядочения) документов организаций - источников комплектования Государственного архива Новосибирской области;
списков фондов государственного и муниципальных архивов, предположительно содержащих особо ценные документы;
9) ЭПК управления ГАС принимает решения об одобрении:
списков физических лиц - источников комплектования Государственного архива Новосибирской области документами личного происхождения, изменений и дополнений к ним;
проектов методических пособий по вопросам комплектования, экспертизы ценности, организации делопроизводства, разработанных управлением ГАС и Государственным архивом Новосибирской области;
10) проекты решений ЭПК в течение трех дней после принятия дорабатываются секретарем ЭПК с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, и представляются на подпись председателю ЭПК;
11) секретарем ЭПК составляются выписки из решений ЭПК и направляются для сведения руководителям государственного и муниципальных архивов Новосибирской области, руководителям организаций с сопроводительным письмом начальника управления ГАС.
15.Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК:
1) сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте самого решения, в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЭПК;
2) секретарь ЭПК по указанию ее председателя организует оперативный контроль за выполнением решений и на заседаниях информирует членов ЭПК о ходе выполнения решений. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
16.Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений осуществляет заместитель начальника управления ГАС.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверки соблюдения и исполнения сотрудниками управления ГАС положений Административного регламента.
17.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления ГАС), а также внеплановыми (осуществляться на основании приказа начальника управления ГАС).
Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции приказом начальника управления ГАС формируется под руководством заместителя начальника управления ГАС комиссия, в состав которой включаются сотрудники управления ГАС.
Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.
По результатам проведения проверки в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений в ходе исполнения государственной функции
18.Действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании Административного регламента, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее - заявители):
1) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС начальнику управления ГАС, начальника управления ГАС - заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС (далее - уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица), а также в судебном порядке;
а) заявитель вправе обратиться с жалобой в письменной (устной) форме лично или направить жалобу уполномоченным на рассмотрение обращений должностным лицам по почте;
б) запись заявителей на личный прием начальника управления ГАС осуществляется при личном обращении или при обращении по номерам телефонов, которые размещаются на интернет-сайте и информационных стендах управления ГАС.
Сотрудник управления ГАС, осуществляющий запись заявителя на личный прием начальника управления ГАС, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием;
в) при обращении заявителя в письменной форме, обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию управления ГАС, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.
При проведении проверки, а также в случае направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления, Государственный архив Новосибирской области, муниципальные архивы, организации для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с письменным уведомлением об этом заявителя;
г) заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Заявитель в подтверждение своих доводов вправе прилагать к письменному обращению документы и материалы либо их копии;
д) по результатам рассмотрения обращения уполномоченными на рассмотрение обращений должностными лицами принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении;
письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении;
е) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;
управление ГАС, заместитель Губернатора Новосибирской области, курирующий работу управления ГАС, при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении заявитель, направивший обращение, уведомляется письменно.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС;
2) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при исполнении государственной функции в судебном порядке.
Заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции по месту своего жительства или по месту нахождения управления ГАС, должностного лица, решения, действия (бездействие) которых оспариваются.
Заявитель вправе обратиться в суд с заявлением в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.".
6.Приложение N 2 к Административному регламенту изложить в редакции согласно приложению к данному постановлению.
В.А.ТОЛОКОНСКИЙ