Приложение к Приказу от 19.08.2010 г № 96-ОД Программа
Ведомственная целевая программа «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли новосибирской области на 2011 — 2013 гг.» 1. паспорт
┌───────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────┐ │Наименование │Ведомственная целевая программа "Развитие информационных │ │программы │систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской│ │ │области на 2011 - 2013 гг." (далее - программа) │ ├───────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤ │Разработчик │Управление государственной архивной службы Новосибирской │ │программы │области │ ├───────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤ │Руководитель │Попов В.Д. - начальник управления государственной │ │программы │архивной службы Новосибирской области │ ├───────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤ │Цель и задачи │Основными целями программы являются: │ │программы │1. Расширение доступа граждан, органов государственной │ │ │власти, органов местного самоуправления, общественных │ │ │организаций и хозяйствующих субъектов к архивным │ │ │документам и содержащейся в них информации. │ │ │2. Создание нормативных условий для постоянного хранения │ │ │документального исторического наследия Новосибирской │ │ │области. │ │ │Для достижения поставленных целей программа │ │ │предусматривает решение следующих задач: │ │ │1) модернизация материально-технической базы │ │ │государственного казенного учреждения Новосибирской │ │ │области "Государственный архив Новосибирской области" │ │ │(далее - Государственный архив); │ │ │2) развитие информационных ресурсов Архивного фонда │ │ │Новосибирской области; │ │ │3) повышение уровня безопасности хранения документов │ │ │Архивного фонда Новосибирской области; │ │ │4) обеспечение нормативных условий для постоянного │ │ │хранения Архивного фонда Новосибирской области │ ├───────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤ │Исполнители │Управление государственной архивной службы Новосибирской │ │основных │области. │ │мероприятий │Государственное казенное учреждение Новосибирской области│ │ │"Государственный архив Новосибирской области" │ ├───────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤ │Объемы │Суммарные затраты на реализацию мероприятий программы из │ │финансирования │средств бюджета Новосибирской области составляют │ │(с расшифровкой│35561,10 тысячи рублей: │ │по годам и │2011 г. - 11512,50 тыс. руб.; │ │источникам │2012 г. - 13809,80 тыс. руб.; │ │финансирования)│2013 г. - 10238,80 тыс. руб. │ ├───────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤ │Важнейшие │Важнейшими целевыми индикаторами реализации программы │ │целевые │являются: │ │индикаторы. │- увеличение (прирост) количества пользователей архивной │ │Ожидаемые │информации на 38% к 2010 году; │ │конечные │- увеличение доли архивных документов, хранение которых │ │результаты │соответствует нормативным требованиям: │ │реализации │- в части обеспечения первичными средствами хранения до │ │программы, │100%. │ │выраженные в │Ожидаемые конечные результаты реализации программы: │ │соответствующих│1. Расширение доступа граждан, органов государственной │ │показателях, │власти, органов местного самоуправления, общественных │ │поддающихся │организаций и хозяйствующих субъектов к архивным │ │количественной │документам и содержащейся в них информации: │ │оценке │- увеличение доли граждан, получивших информацию о │ │ │предоставляемых государственных услугах с использованием │ │ │инфокиосков, до 15%; │ │ │- увеличение количества интернет-сервисов, размещенных в │ │ │сети Интернет, на 3 единицы (контроль исполнения │ │ │социально-правового запроса, фотодокументы, путеводители │ │ │по фондам); │ │ │- увеличение количества заголовков описей, переведенных в│ │ │электронный вид, на 52700 единиц; │ │ │- увеличение на 25% количества посадочных мест в │ │ │читальных залах, оснащенных оборудованием для │ │ │использования автоматизированной информационной системы; │ │ │- увеличение количества оцифрованных архивных документов │ │ │на 150000 листов; │ │ │- увеличение доли проводимых информационных мероприятий с│ │ │использованием интерактивной системы до 25%; │ │ │- выпуск 12 изданий (сборники документов, краеведческий │ │ │альманах, информационно-методический бюллетень) на основе│ │ │архивных документов; │ │ │- 100% подключение персональных компьютеров сотрудников │ │ │Государственного архива к локальной сети к 2011 году; │ │ │- увеличение доли обеспеченности сотрудников │ │ │автоматизированными рабочими местами до 85% │ │ │(автоматизация всех рабочих мест); │ │ │- ежегодное повышение квалификации не менее 5 сотрудников│ │ │Государственного архива Новосибирской области. │ │ │2. Создание нормативных условий для постоянного хранения │ │ │документального исторического наследия Новосибирской │ │ │области: │ │ │- увеличение доли архивных документов, обеспеченных │ │ │первичными средствами хранения, до 100%; │ │ │- увеличение доли микрофильмов страхового фонда, │ │ │обеспеченных первичными средствами хранения, до 91%; │ │ │- увеличение протяженности стеллажных полок в │ │ │архивохранилищах для хранения особо ценных документов до │ │ │2306 погонных метров; │ │ │- ежегодное создание 70000 кадров страхового фонда; │ │ │- ежегодное рассекречивание 150 архивных документов и │ │ │передача их на общее хранение │ ├───────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤ │Электронный │http://archives.nso.ru/Documentation/Pages/programs.aspx,│ │адрес │http://www.sibarchives.ru/activity/VCP_2011-2013/?clear_ │ │размещения │cache=Y │ │программы в │ │ │сети Интернет │ │ └───────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────┘
2.Общие положения
Программа представляет собой комплекс мероприятий, направленных на создание условий для расширения доступа и удовлетворения потребностей граждан и организаций в архивной информации за счет модернизации материально-технической базы Государственного архива, перехода на современные информационные технологии, позволяющие оптимизировать поиск документированной информации.
Объектом программы является Государственный архив, представляющий архивную отрасль Новосибирской области.
Предметом регулирования программы является деятельность Государственного архива по созданию условий, гарантирующих сохранность и эффективное предоставление архивной информации.
Сфера действия программы - предоставление государственных услуг в архивной отрасли Новосибирской области.
В программе используются следующие термины и понятия:
информационная система - это совокупность взаимосвязанных элементов, представляющих собой информационные, кадровые и материальные ресурсы, процессы, которые обеспечивают сбор, обработку, преобразование, хранение и передачу информации Архивного фонда Новосибирской области;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
особо ценный документ Архивного фонда Новосибирской области - документ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для Новосибирской области, общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
Архивный фонд Новосибирской области - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Новосибирской области, относящихся к ее информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
государственный архив Новосибирской области - создаваемое администрацией Новосибирской области государственное учреждение Новосибирской области, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов;
пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Нормативной правовой базой разработки данной программы являются Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне", Закон Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области", постановление Губернатора Новосибирской области от 13.10.2007 N 400 "О мерах по реализации территориальной информационной системы Новосибирской области", постановление Правительства Новосибирской области от 30.01.2012 N 43-п "Об утверждении Порядка разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ Новосибирской области", распоряжение администрации Новосибирской области от 03.06.2009 N 217-ра "О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области".
3.Характеристика сферы действия ведомственной целевой программы
Ведомственная целевая программа "Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011 - 2013 гг." - первая программа по реализации государственной политики Новосибирской области в сфере архивного дела.
Реализация областной целевой программы "Архивы Новосибирской области в 2005 - 2008 гг." позволила оснастить лабораторию Государственного архива современным комплексом оборудования для микрофильмирования, копирования, оцифрования и воспроизводства особо ценных и уникальных документов, их перезаписи на различные носители. Указанный комплекс оборудования позволит в ближайшие 5 лет создать основную часть страхового фонда микрофильмов на особо ценные и уникальные документы, а также создать фонд пользования на наиболее востребованные документы. Государственным архивом внедряются информационные архивные технологии, в том числе в течение 8 лет ведется общероссийская база данных по автоматизированному учету документов "Архивный фонд".
Вместе с тем требует неотложного решения комплекс задач по расширению доступа граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций и хозяйствующих субъектов к архивным документам и содержащейся в них информации и созданию нормативных условий для постоянного хранения документального исторического наследия Новосибирской области. Для такого решения необходимы: ввод в эксплуатацию информационных терминалов, электронной системы управления потоком "Электронная очередь", приобретение книжного и планерных сканеров, унифицированной системы хранения данных, автоматизированных рабочих мест последнего поколения, модернизация локальной сети, оборудование компьютеризированных читальных залов, создание и внедрение "Электронного архива", оборудование зданий Государственного архива системами внешнего и внутреннего видеонаблюдения, установка раздвижных металлических (мобильных) стеллажей, приобретение специальных архивных коробок для первичного картонирования архивных документов, форм для хранения микрофильмов страхового фонда и металлических шкафов для хранения фонда пользования, замена офисной мебели и подготовка молодого резерва кадров.
Ввод в эксплуатацию информационных терминалов позволит реализовать права граждан на доступ к информации о порядке предоставления государственных услуг Государственным архивом. Информационный терминал предназначен для информирования заявителя: о режиме работы учреждения и о предоставляемых им услугах. Кроме того, заявитель самостоятельно с помощью информационного терминала сможет подготовить и отправить на рассмотрение свое заявление-запрос. Все это позволит максимально автоматизировать и увеличить прием посетителей и заявителей.
Электронная система управления потоком заявителей позволит радикально сократить время ожидания в очереди, создать комфортные условия обслуживания и повысить эффективность работы специалистов. Электронная очередь поможет создать атмосферу психологического комфорта и усовершенствовать процесс обслуживания заявителей.
В соответствии со "Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации", утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008 N Пр-212, Концепцией создания территориальной информационной системы Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 13.10.2007 N 400 "О мерах по реализации территориальной информационной системы Новосибирской области", доля архивных фондов, переведенных в электронную форму, должна составлять не менее 20% к 2015 году. Исходя из вышеизложенного одной из первоочередных задач является создание электронных информационных ресурсов на основе архивных фондов, находящихся на хранении в Государственном архиве. Электронные базы данных позволят гражданам знакомиться с уникальными и особо ценными документами с монитора компьютера, т.е. без соприкосновения с самим оригиналом и нанесения ему ущерба, и сделают архивные фонды максимально доступными современникам. Приобретение книжного и планерных сканеров ускорит процесс создания электронных образов архивных документов.
Ежегодное проведение управлением государственной архивной службы Новосибирской области мероприятий (расширенные заседания коллегии, совещания - семинары, круглые столы, конференции) с участием руководителей и специалистов архивных органов и учреждений области направлено на повышение профессионального уровня архивистов области, выработку единых подходов и приоритетных направлений в развитии архивной отрасли. Использование интерактивной доски позволит осуществлять техническое сопровождение плановых мероприятий на качественно новом уровне, при котором реализуются такие важные принципы как наглядность, доступность, систематичность, последовательность.
Требуется модернизация локальной сети, так как на стадии проектирования действующей сети не были учтены темпы роста информационных потребностей, поэтому нагрузка на нее увеличивается с каждым днем, а производительность падает. Кроме того, модернизация локальной сети поможет усовершенствовать защиту данных, решить проблему сложного управления и масштабируемости.
В настоящее время архивы Новосибирской области внедряют в работу автоматизированные архивные технологии, создавая учетные и информационные базы данных. Для внедрения промышленной (отраслевой) версии общероссийского программного комплекса "Архивный фонд" необходимы компьютеры класса Pentium 4 и выше. На сегодняшний день Государственный архив не имеет на вооружении автоматизированных рабочих мест последнего поколения. Для дальнейшего развития автоматизированных архивных технологий и расширения использования баз данных, организации работы с последней версией программного комплекса "Архивный фонд" необходимо приобретение современных компьютеров.
Одним из важнейших условий существования гражданского общества является свободный доступ к информации, в том числе к архивным документам. Государственный архив в 2009 году начал работу по созданию фонда пользования на электронных носителях (в электронном виде). Для создания пользователям современных, комфортных условий, в том числе для организации работы с электронными копиями архивных документов, необходимо оборудование компьютеризированных читальных залов.
Необходимость создания и внедрения "Электронного архива" связана, прежде всего, с потребностью структурировать уже накопленную электронную информацию (текстовые документы, мультимедиа, графика). Внедрение данного программного продукта позволит оперативно размещать и управлять уже размещенными интернет-сервисами. "Электронный архив" обеспечит надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа. Оперативный и удобный поиск отдельных образов документов или их подборок непосредственно с рабочего места сотрудника по различным поисковым параметрам, без ограничения количества одновременных обращений пользователей к данному документу, значительно ускорит работу специалистов, в том числе исполняющих социально-правовые запросы.
Статус г. Новосибирска оказал серьезное влияние на состав и значимость документов, составляющих сегодня специфику Государственного архива. Проведение научно-исследовательской работы по выявлению, археографической обработке архивных документов и изданию сборников документов, проведение научно-практических конференций являются неотъемлемой частью деятельности учреждения. Подготовка и тиражирование (мини-типография) печатных изданий с использованием архивных документов позволит расширить доступ к архивной информации граждан и организаций, обеспечит популяризацию документов Архивного фонда Новосибирской области.
В Государственном архиве трудятся 102 человека, в том числе 61 специалист архивного дела. Подавляющая часть сотрудников высшей квалификации имеет предпенсионный и пенсионный возраст. Требуются безотлагательная подготовка молодого резерва кадров для учреждения и повышение квалификации не менее 5 сотрудников в год за счет областного бюджета.
Для предотвращения случаев несанкционированного проникновения посторонних лиц и повышения уровня сохранности архивных документов требуется оборудование зданий Государственного архива системами внешнего и внутреннего видеонаблюдения с выводом на пост дежурных службы охраны.
Для обеспечения информационной безопасности в Государственном архиве и управлении государственной архивной службы Новосибирской области и в целях реализации Федерального закона от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" необходимо приобретение оборудования для ведения секретного делопроизводства с проведенными спецпроверками и специсследованиями и проведение этапов работ по лицензированию.
Для увеличения вместимости архивохранилищ проводится уплотнение за счет установки раздвижных металлических (мобильных) стеллажей, что позволяет разместить в них в 2 раза больше документов. Необходимо продолжить установку мобильных стеллажей в малых архивохранилищах Государственного архива, начатую в ходе реализации мероприятий ранее действовавшей программы "Архивы Новосибирской области в 2005 - 2008 гг.".
Условиям оперативного поиска документов и защиты их от воздействия внешней среды отвечает хранение документов в специальных архивных коробках. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19, установлены условия хранения архивных документов, которые на сегодняшний день не выполняются в Государственном архиве. Требуется для первичного картонирования не менее 34,8 тысячи архивных коробок.
Для обеспечения защиты 27400 микрофильмов страхового фонда от внешнего воздействия среды необходимо приобретение форм для их хранения и для хранения фонда пользования - металлических шкафов.
Для создания комфортных условий работы сотрудников, способствующих повышению производительности труда, требуется замена офисной мебели, приобретенной архивом в середине 80-х годов.
Комплекс вышеизложенных проблем, которые предстоит решить государственной архивной службе Новосибирской области в 2011 - 2013 гг. с целью создания условий, гарантирующих сохранность и возможность использования информации, содержащейся в архивных документах, для удовлетворения современных потребностей общества и государства, и обусловливает необходимость их решения в приоритетном порядке с использованием программно-целевых методов.
4.Цели и задачи ведомственной целевой программы
Основными целями программы являются:
1.Расширение доступа граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций и хозяйствующих субъектов к архивным документам и содержащейся в них информации.
2.Создание нормативных условий для постоянного хранения документального исторического наследия Новосибирской области.
Для достижения поставленных в программе целей будут решаться следующие задачи:
1.Модернизация материально-технической базы государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области".
2.Развитие информационных ресурсов Архивного фонда Новосибирской области.
3.Повышение уровня безопасности хранения документов Архивного фонда Новосибирской области.
4.Обеспечение нормативных условий для постоянного хранения Архивного фонда Новосибирской области.
5.Программные мероприятия ведомственной целевой программы
Выбор программных мероприятий определен на основе анализа современного состояния государственной архивной службы области и ее приоритетных задач с применением системного подхода.
Для решения первой задачи программа включает мероприятия, направленные на создание условий для повышение уровня обслуживания пользователей архивной информации, расширения доступа и удовлетворения потребностей граждан и организаций в архивной информации, в том числе установку инфокиосков, внедрение "Электронной очереди", приобретение планерных и книжного сканеров, унифицированной системы хранения данных, оборудование компьютерного зала для работы пользователей с электронными копиями архивных документов.
Для решения второй задачи предусмотрено развитие информационных ресурсов Архивного фонда Новосибирской области, в программу включены мероприятия, направленные на расширение использования автоматизированных архивных технологий для создания программного продукта "Электронный архив Новосибирской области", сокращение сроков исполнения запросов юридических и физических лиц на архивную информацию, популяризацию документов Архивного фонда Новосибирской области.
Для решения третьей задачи программа включает меры по повышению уровня безопасности хранения документов Архивного фонда Новосибирской области, в том числе по предотвращению случаев несанкционированного проникновения посторонних лиц, приобретение оборудования для ведения секретного делопроизводства.
Для решения четвертой задачи - обеспечение оптимальных условий для вечного (постоянного) хранения архивных фондов и документов в архивохранилищах Государственного архива - в программу включены мероприятия, направленные на оснащение средствами для хранения и защиты архивных документов, микроформ от внешнего воздействия среды.
Мероприятия изложены в приложении N 2 к настоящей программе.
6.Механизм реализации ведомственной целевой программы
Реализация программы возлагается на управление государственной архивной службы Новосибирской области и Государственный архив.
Реализация и финансирование программы осуществляются в соответствии с перечнем программных мероприятий на основании нормативных правовых актов, действующих на территории Новосибирской области, государственных контрактов (договоров), заключаемых с поставщиками товаров, работ и услуг.
Управление и контроль за реализацией программы осуществляется управлением государственной архивной службы Новосибирской области.
Управление государственной архивной службы Новосибирской области контролирует выполнение программных мероприятий и использование выделенных финансовых средств областного бюджета Новосибирской области. В случае отклонений от предусмотренных результатов, устанавливает причины и определяет меры по устранению отклонений.
Управление государственной архивной службы Новосибирской области ежеквартально, в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляет в министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области информацию о ходе исполнения программы за счет средств областного бюджета Новосибирской области в разрезе программных мероприятий с приложением аналитической записки.
Управление государственной архивной службы Новосибирской области в течение года представляет информацию о ходе выполнения программы в министерство экономического развития Новосибирской области в составе информации о ходе выполнения плана социально-экономического развития Новосибирской области на очередной календарный год и плановый период в сроки, установленные соответствующим нормативным правовым актом.
Годовой отчет об исполнении программы управление государственной архивной службы Новосибирской области представляет в министерство экономического развития Новосибирской области до 20 января года, следующего за отчетным, с приложением аналитической записки, содержащей качественные и количественные результаты выполнения программы, анализ возникающих проблем и предложения по их устранению.
7.Ожидаемые результаты реализации ведомственной целевой программы
В рамках реализации программных мероприятий будет обеспечено решение ряда проблем по развитию информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области.
Так, в целях расширения доступа граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций и хозяйственных субъектов к архивным документам и содержащейся в них информации, доля граждан, получивших информацию о предоставляемых услугах с использованием инфокиосков, составит не менее 15%.
До 150000 листов возрастет количество архивных документов и до 52700 заголовков дел архивных документов, переведенных в электронный вид и размещенных в тематических базах, чему будет способствовать приобретение планетарных сканеров, современных компьютеров и другого оборудования, в том числе модернизация ЛВС, которая позволит подключить к сети все имеющиеся рабочие места сотрудников Государственного архива. Для обеспечения свободного доступа исследователей к имеющимся информационным ресурсам в читальных залах Государственного архива 25% посадочных мест будут оснащены компьютерным оборудованием. Кроме того, в сети Интернет будет размещено 3 интернет-сервиса (контроль исполнения социально-правовых запросов, фотодокументы, путеводители по фондам).
Повышению доступности информационных ресурсов будет способствовать и выпуск в период реализации программы 12 изданий (сборники документов, краеведческий альманах, информационно-методический бюллетень) на основе архивных документов, которые позволят ввести в научный оборот ранее не опубликованные документы по актуальным темам российской истории.
Решению задачи - повышение уровня безопасности хранения документов Архивного фонда Новосибирской области - будут способствовать результаты выполнения мероприятий по созданию страхового фонда на особо ценные и уникальные документы в объеме не ниже 70000 кадров ежегодно.
Обеспечение нормативных условий для постоянного хранения Архивного фонда Новосибирской области, в условиях острого дефицита свободных площадей под размещение принимаемых на хранение архивных документов, в том числе от ликвидированных структур, будет реализовываться за счет оснащения архивохранилищ Государственного архива системой мобильных стеллажей, что позволит к 2013 году увеличить протяженность архивных полок на 1208 погонных метров, а также за счет приобретения первичных средств хранения (архивных коробок) и как следствие сокращения доли архивных документов, не обеспеченных средствами хранения.
Сохранение, пополнение, развитие и увеличение степени доступности информационного потенциала, накопленного в Государственном архиве, повышение качества предоставления информационных услуг гражданам, органам власти всех уровней и организациям станет возможно при условии постоянного повышения квалификации сотрудников, чему будет способствовать реализация заложенных мероприятий. Количество сотрудников Государственного архива, прошедших повышение квалификации в рамках программы, составит не менее 15 человек.
8.Объемы финансирования ведомственной целевой программы
Финансирование мероприятий программы осуществляется за счет средств, выделяемых из областного бюджета Новосибирской области.
Общий объем финансирования программы составляет 35561,10 тысячи рублей, в том числе:
- 2011 год - 11512,50 тысячи рублей;
- 2012 год - 13809,80 тысячи рублей;
- 2013 год - 10238,80 тысячи рублей.
Сводные финансовые затраты и ведомственная структура расходов областного бюджета Новосибирской области в разрезе реестра расходных обязательств приведены в приложении N 3 к программе.