Приложение к Постановлению от 01.11.2010 г № 345 Инструкция
Инструкция по документационному обеспечению губернатора новосибирской области и правительства новосибирской области
I.Общие положения
1.Инструкция по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.
2.Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (далее - Правила), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 (далее - Методические рекомендации), Уставом и законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.
Приведенные в Инструкции понятия соответствуют понятиям, изложенным в Методических рекомендациях.
3.Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.
4.Организацию работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области осуществляет администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - администрация).
5.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в администрации возлагается на отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента администрации и ответственных за делопроизводство структурных подразделений администрации, определяемых приказом руководителя администрации.
6.Требования, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников администрации и исполнительных органов государственной власти Новосибирской области.
Работники несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.
7.Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
8.Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или увольнением работник обязан передать по акту находящиеся у него на исполнении документы в группу делопроизводства - канцелярию отдела подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового департамента (далее - канцелярия) администрации, ответственному за делопроизводство или другому работнику по указанию непосредственного руководителя.
9.В случае утраты документа или разглашения работником сведений, содержащихся в документе для служебного пользования, руководитель канцелярии администрации обязан провести служебное расследование и о его результатах проинформировать руководителя администрации.
10.Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, персональные данные, с обращениями граждан, с запросами пользователей информации о предоставлении информации о деятельности Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - запрос), организации контроля за исполнением документов, подготовки документов к заседаниям Правительства Новосибирской области, подготовки долгосрочных целевых программ устанавливаются специальными правовыми актами.
11.Требования Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.
II.Состав и правила оформления реквизитов документов
12.Документ состоит из отдельных реквизитов - обязательного элемента оформления документа.
При оформлении документов используются следующие реквизиты:
1)
"герб Новосибирской области";
2) "наименование органа, издавшего документ (наименование организации)";
3) "должность лица, подписавшего документ (для должностных бланков)";
4) "подпись должностного лица";
5) "вид документа (наименование вида документа)";
6) "место составления (издания) документа (г. Новосибирск)";
7) "справочные данные об органе, издавшем документ";
8) "адресат";
9) "дата документа";
10) "регистрационный номер документа";
11) "наименование документа (заголовок к тексту)";
12) "текст документа";
13) "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа)";
14) "отметка о наличии приложений";
15) "гриф согласования (гриф согласования документа)";
16) "гриф утверждения (гриф утверждения документа)";
17) "виза (виза согласования документа)";
18) "оттиск печати";
19) "отметка о заверении копии";
20) "отметка об исполнителе";
21) "указания по исполнению документа (резолюция)";
22) "отметка о контроле документа";
23) "отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело)";
24) "отметка о конфиденциальности";
25) "отметка о поступлении документа в администрацию (отметка о поступлении документа в организацию)".
13.Герб Новосибирской области.
Размещается на бланках документов в соответствии с Законом Новосибирской области "О гербе Новосибирской области".
Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита "наименование организации" и отделяется от него одним межстрочным интервалом.
14.Наименование органа, издавшего документ (наименование организации).
Наименование органа (организации), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Новосибирской области.
Например:
ПРАВИТЕЛЬСТВО
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИВ случае если автором документа является структурное подразделение администрации, то под наименованием "Администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области" размещается наименование структурного подразделения:
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГУБЕРНАТОРА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ДЕПАРТАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
И ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫНаименование организации печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов бланка.
Наименование дается в именительном падеже.
15.Должность лица, подписавшего документ.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки, например:
ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
или:
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ -
МИНИСТР ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И ИННОВАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА
16.Подпись должностного лица.
Обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.
В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:
Заместитель Председателя
Правительства Новосибирской
области - министр строительства
и жилищно-коммунального
хозяйства Новосибирской области Подпись В.А. Анисимов
или:
Подпись В.А. АнисимовИнициалы имени и отчества указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель, имеющий право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности (исполняющим обязанности должностного лица), при этом перед наименованием должности указывается:
Исполняющий обязанности Губернатора Новосибирской области Подпись А.Б. Хомлянский или сокращенно: И.о. Губернатора Новосибирской области Подпись А.Б. Хомлянский
Реквизит печатается через три межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Допускается центрирование наименования должности относительно самой длинной строки.
В наименовании должности может быть указана должность, занимаемая в координационном или совещательном органе, например:
Заместитель Губернатора
Новосибирской области,
председатель рыбохозяйственного совета
Новосибирской области Подпись В.А. ГергертПри подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне, например:
Министр финансов и налоговой Министр культуры
политики Новосибирской области Новосибирской области
Подпись Л.В. Горнин Подпись Н.В. Ярославцева
Дата ДатаПри подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Подпись М.Ф. Жиганов
Члены комиссии Подпись Г.Ф. Васильчикова
Подпись И.М. Гуськова
Подпись Н.Д. ИнинаРасшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
17.Вид документа (наименование вида документа).
Определяет принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.
Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и другие.
Реквизит выделяется полужирным шрифтом.
18.Место составления (издания) документа (г. Новосибирск).
Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем.
Располагается ниже реквизита "вид документа".
19.Справочные данные об органе, издавшем документ.
Справочные данные об органе, издавшем документ, включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете.
Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).
Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "наименование организации".
20.Адресат.
Реквизит располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление.
Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.
Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.
При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство
экономического развития
Российской Федерации
или:
Министерство природных ресурсов
Российской Федерации
Департамент экономики и финансовПри направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа, организации наименование органа, организации входит в наименование должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Полномочному представителю
Президента Российской Федерации
в Сибирском федеральном округе
В.А. ТолоконскомуПри направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:
Руководителям
областных исполнительных органов
государственной власти
Новосибирской области
или:
Главам муниципальных образований
Новосибирской областиПри адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
В состав реквизита, при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики края, области, автономного округа (области), республики;
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
Председателю
Новосибирской областной
ассоциации врачей
С.Б. Дорофееву
Серебренниковская ул., д. 42,
г. Новосибирск, 630099
или:
Аникиной А.В.
Мира ул., д. 23,
с. Новотырышкино, Колыванский
район, Новосибирская обл., 633167Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области, постоянным корреспондентам.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.
21.Дата документа.
Датой документа является:
дата его подписания (распорядительные документы, письма, телеграммы);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);
для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Датой документа, изданного совместно двумя или более органами, является дата проставления более поздней подписи.
При написании даты используются способы: словесно-цифровой (9 апреля 2010 года) и цифровой (06.02.2010 - день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами).
Реквизит обязателен для всех видов документов.
На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
22.Регистрационный номер документа.
Реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
23.Наименование документа (заголовок к тексту документа).
Наименование документа (заголовок к тексту документа) - реквизит документа, выражающий краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.
Например:
Постановление, распоряжение, письмо (о чем?)
Правила (чего?).
Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, оформляется с прописной буквы, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
В проектах законодательных, иных нормативных правовых актах заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.
24.Текст документа.
Документы составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.
Текст документа должен содержать достоверную и объективную информацию, не допускать двоякого толкования.
Содержание документа должно излагаться кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей.
В первой части, преамбуле, указываются факты, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др.
Текст документа может содержать только одну заключительную часть.
В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование органа или организации - автора документа, дата, регистрационный номер, наименование документа (заголовок к тексту).
Текст документа можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками.
Таблицы оформляются с использованием редактора MS WORD, за исключением проектов нормативных правовых актов, разрабатываемых министерством финансов и налоговой политики Новосибирской области. Строки в таблицах должны быть пронумерованы в графе "N п/п". Если размер таблицы превышает один лист, на следующих страницах заголовки граф не печатаются.
Тексты документов излагаются от:
от первого лица единственного числа - в постановлениях, распоряжениях, докладных (служебных) записках, письмах:
постановляю, предлагаю, прошу, считаю;
от первого лица множительного числа - в совместных документах, в письмах:
постановляем; просим; направляем; слушали; решили; выступили;
от третьего лица единственного числа - в постановлениях, протоколах, письмах, актах:
Правительство Новосибирской области постановляет; министерство считает.
При указании фамилии, имени и отчества в тексте инициалы пишутся после фамилии: Горнин Л.В., Никонов В.А., Семка С.Н.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами в поле верхнего колонтитула, по центру.
25.Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем письма при подготовке письма-ответа.
Располагается на бланке письма ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа".
Реквизит включает регистрационный номер и дату документа адресанта, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся исполнителем с поступившего документа.
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
26.Отметка о наличии приложений.
Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, договорах, приложениях к правовым актам.
Отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах печатается от левой границы текстового поля через два интервала ниже текста документа.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Если приложение не названо, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Проект закона Новосибирской области на 3 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту закона на 1 л. в 1 экз.Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минфина России от 10.07.2009 N 19-70/24-2 и приложения
к нему, всего на 10 л.Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: справка о финансовой задолженности предприятия, для
служебного пользования, рег. N 51, на 3 л. в 1 экз.В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут ПРИЛОЖЕНИЕ N. Ниже - наименование вида правового акта, на следующей строке - дата и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к постановлению Правительства
Новосибирской области
от 03.07.2010 N 24-п27.Гриф согласования.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Реквизит включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи и дату согласования.
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Председателя Правительства
Новосибирской области
Подпись И.В. Шмидт
Дата
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Губернатора Новосибирской области
от 31.08.2009 N Т/145
или:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правительства Новосибирской области
от 20.05.2010 N 2Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа.
При наличии нескольких грифов согласования реквизиты располагают на одном уровне.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких должностных лиц, согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается запись: "Лист согласования прилагается".
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
28.Гриф утверждения.
Реквизит, придающий документу юридическую силу, располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
Утверждаются, как правило, положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания и т.д.
В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Новосибирской области
Подпись В.А. Юрченко
ДатаПри утверждении документа правовым актом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Новосибирской области
от 03.07.2010 N 24-пПри утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне.
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства Министр экономического развития
Новосибирской области Новосибирской области
Подпись Г.И. Иващенко Подпись А.Н. Струков
Дата ДатаСлово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа, утверждающего документ, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ.
29.Виза.
Визирование (согласование) проекта документа с должностными лицами проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям и оформляется визой.
Представляемые на подпись Губернатору Новосибирской области документы визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения администрации или областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, где готовился проект документа, заместителем Губернатора Новосибирской области или заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, курирующим соответствующее направление работы.
Документы, содержащие поручения руководителям органов государственной власти, государственных органов Новосибирской области, должны быть завизированы ими.
На проекте правового акта виза проставляется в левой нижней части оборотной стороны последнего листа постановляющей (распорядительной) части документа (допускается дополнение документа дополнительными листами для виз в необходимом количестве в случае, если все визы не могут быть размещены на одном листе) и включает должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:
Руководитель
департамента по тарифам
Подпись Н.Н. Жудикова
ДатаПри наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
Визу оформляют следующим образом:
Имеются замечания (с учетом замечаний)
Руководитель
департамента по тарифам
Подпись Н.Н. Жудикова
ДатаЗамечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа (письма) виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом "подпись должностного лица", в его левой нижней части и состоит из личной подписи визирующего с расшифровкой и даты, например:
Подпись С.И. Ащеулов
ДатаДопускается полистное визирование документа и его предложений.
30.Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами (на документах, содержащих сведения финансового характера, сертификатах, лицензиях, грамотах и благодарностях, а также документах, удостоверяющих права граждан). Печати проставляется таким образом, чтобы оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая личной подписи должностного лица.
На документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается буквами МП.
Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.
31.Отметка о заверении копии.
Заверенная копия документа - копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу оригинального документа.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита "подписи должностного лица" оформляется реквизит "отметка о заверении копии".
Реквизит включает: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки), например:
Подлинник документа находится в канцелярии администрации в деле
N за год.
Верно
заместитель начальника отдела -
руководитель группы делопроизводства -
канцелярии отдела подготовки документов,
делопроизводства и документооборота Подпись Н.В. Липина
Оттиск печати ДатаЛисты многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии _____ л.".
Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
32.Отметка об исполнителе.
Реквизит включает инициалы (имя, отчество), фамилию исполнителя и номер его телефона. Он располагается в нижней части на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа от левой границы текстового поля, например:
И.М. Гуськова (383) 222 69 30
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, номер телефона и дату печатания документа.
33.Указания по исполнению документа.
Указания по исполнению документа (резолюция) включают следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (ей), содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Жиганову М.Ф.
Прошу подготовить проект
распоряжения к 23.09.2010
Подпись
ДатаПри наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное первым. Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.
Реквизит оформляется на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Резолюция может быть написана непосредственно на лицевой стороне первого листа на документе (в заголовочной части) на свободном от текста месте.
34.Отметка о контроле документа.
Реквизит оформляется на всех документах, исполнение которых контролируется, обозначается буквой К или штампом "Контроль", располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).
В копиях правовых актов отметка может проставляться на левом поле напротив контролируемого пункта документа.
35.Отметка об исполнении документа.
Реквизит включает краткие сведения об исполнении документа и направлении его в дело.
Если отсутствует документ, свидетельствующий о его исполнении, то приводятся краткие сведения об исполнении, отметка "В дело" (возможно указание N дела), подпись (исполнителя или руководителя, давшего указание по исполнению документа, или руководителя подразделения, в котором документ исполнен) и дата.
Проведено совещание 28.05.2010
В дело
Жукова
Дата
При наличии документа, свидетельствующего об исполнении указания (правовой акт, служебное письмо), указывается его N, дата и оформляется отметка В дело, подпись и дата.
Принято распоряжение N 32-р от 21.06.2010
В дело
Жукова
Дата
Реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа, подлежащего формированию в дело.
36.Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид "Для служебного пользования".
Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра.
Регистрационный номер документа в этом случае дополняется указанием "ДСП".
37.Отметка о поступлении документа.
Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.
Элементами реквизита являются: наименование организации, порядковый номер, который дополняется индексом структурного подразделения, и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты), например:
Администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области К а н ц е л я р и я Вх. N 3561/1 01.05.2010 |