Приложение к Постановлению от 01.11.2010 г № 345 Инструкция
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении;
дела с перепиской формируются, как правило, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;
при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.
Нормативные правовые документы группируются по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы и документы к ним формируются в деле по порядку номеров в хронологической последовательности.
169.Сведения о списании документа в дело в РКК вносятся в канцелярии министерства (если дело формируется в канцелярии министерства) или в структурном подразделении министерства (если дело формируется в структурном подразделении министерства).
170.Дела хранятся по месту их формирования.
Руководитель канцелярии министерства и руководители структурных подразделений министерства несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях.
Для удобства работы и быстрого поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Изъятие документов из дел во временное пользование допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения министерства с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника.
XXI.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
171.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
172.Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и включения их в состав архивного фонда Новосибирской области.
Экспертиза ценности документов проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства ответственными за делопроизводство совместно с членами ЭК и под методическим руководством Государственного архива Новосибирской области.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
173.По завершении делопроизводственного года, по результатам экспертизы ценности документов, в зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.
174.Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа - заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела.
На обложке дела помещаются следующие реквизиты: "название фондообразователя", "наименование структурного подразделения администрации", "индекс дела (том N)", "заголовок", "начальная и конечная даты помещенных в дело документов", "количество листов в деле", "срок хранения и номер статьи по Перечню".
При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел, и проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты).
Даты на обложке дела соответствуют году его заведения и окончания и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Надпись на обложке дела производится светостойкими чернилами.
Описи дел постоянного хранения и по личному составу согласовываются с ЭК, проходят согласование (утверждение) ЭПК и утверждаются министром юстиции Новосибирской области.
Выдача дел постоянного хранения, включенных в опись, производится с разрешения руководителя структурного подразделения, сторонним организациям - с разрешения министра юстиции Новосибирской области.
Документы, включенные в дело постоянного хранения, временно требуемые сотруднику, выдаются с вкладыванием листа-заверителя, с указанием: когда, кому и на какой срок выдан документ.
175.Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению - не подшиваются, документы хранятся в папках (скоросшивателях), внутренняя опись не составляется.
XXII.Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
176.Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.
177.Акт о выделении документов к уничтожению составляется ответственными за делопроизводство структурного подразделения министерства.
Акт оформляется на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
В акт включаются дела, если установленный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 года).
Один экземпляр зарегистрированного акта передается в канцелярию министерства, второй экземпляр остается в структурном подразделении министерства.
Образец оформления примерного акта структурного подразделения министерства приведен в приложении N 18 к Инструкции.
178.Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется в канцелярии министерства по форме, указанной в приложении N 19 к Инструкции, на основе актов структурных подразделений министерства.
Акт включает в себя порядковый номер, наименование структурного подразделения министерства и итоговое количество документов, подлежащих уничтожению (переносится из акта структурного подразделения).
179.Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК" в номенклатуре дел, согласовываются с ЭК и подлежат утверждению ЭПК.
180.После проведения необходимых согласований и утверждений актов, документы, включенные в акт, подлежат уничтожению.
181.В акте структурного подразделения министерства производится запись: кто, когда, какое количество и каким способом уничтожил документы.
XXIII.Передача документов на архивное хранение
182.На постоянное хранение в фонд Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и министерства передаются дела постоянного хранения, образовавшиеся в делопроизводстве в результате деятельности Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области и министерства.
183.В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством Российской Федерации, дела постоянного срока хранения передаются на хранение в Государственный архив Новосибирской области по истечении 10 лет после их завершения в делопроизводстве. До истечения этого срока дела временно хранятся в министерстве.
По согласованию с Государственным архивом Новосибирской области дела постоянного срока хранения могут быть переданы на государственное хранение досрочно до истечения срока временного хранения в министерстве.
184.Документы передаются в Государственный архив Новосибирской области по описям дел, составленным в трех экземплярах и утвержденным ЭПК.
185.Факт приема-передачи дел оформляется актом.
186.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения министерства документы передаются по акту правопреемникам, а при их отсутствии - в канцелярию министерства.
XXIV.Копирование (тиражирование) документов
187.Копирование (тиражирование) документов производится средствами оперативной полиграфии в министерстве.
Копирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 4000 листов формата А4, производится типографским способом.
188.В управлении документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области производится копирование следующих документов:
правовых актов Губернатора Новосибирской области;
правовых актов Правительства Новосибирской области;
правовых актов министерства;
документов, утвержденных или подписанных Губернатором Новосибирской области.
Копирование иных документов производится с разрешения министра юстиции Новосибирской области.
189.Основанием для выполнения копировальных работ в управлении документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области является заказ на копирование документов, оформленный на бланке по форме, приведенной в приложении N 20 к Инструкции.
190.Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными на листах бумаги, размер которой не превышает формат А3. Копии изготавливаются, как правило, с подлинников документов.
191.Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Решение о внеочередном копировании принимает министр юстиции Новосибирской области.
192.Работники управления документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области, выполняющие копирование документов, несут ответственность за своевременное и качественное выполнение работы. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под подпись.
193.Управление документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области ведет учет выполненных копировальных работ на основании заказов на копирование документов.
XXV.Порядок применения печатей и штампов
194.Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати:
гербовая печать Правительства;
гербовая печать министерства;
простая круглая печать министерства.
195.Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
196.Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Новосибирской области или его заместителей, а также порядок их применения определяются Губернатором Новосибирской области или его заместителями соответственно.
197.Ответственность и контроль за применением и хранением печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений министерства.
198.Гербовая печать Правительства Новосибирской области изготавливается в трех экземплярах.
Печать хранится:
основная - в канцелярии министерства;
с цифрой 2 - в постоянном представительстве министерства в городе Москве;
с цифрой 3 - в отделе государственной службы и кадров министерства.
199.Гербовая печать министерства изготавливается в двух экземплярах.
Печать хранится:
основная - в канцелярии министерства;
с цифрой 2 - в отделе государственной службы и кадров министерства.
200.Простая круглая печать министерства изготавливается в четырех экземплярах.
Печать хранится:
N 1 - в управлении документационного обеспечения министерства юстиции Новосибирской области;
N 2, N 3 - в канцелярии министерства;
N 4 - в отделе государственной службы и кадров министерства.
201.Для получения разрешения на изготовление печатей и угловых штампов министру юстиции Новосибирской области представляются следующие документы:
заявление;
эскизы печатей и угловых штампов в двух экземплярах, заверенные подписью соответствующего руководителя.
202.Разрешение на изготовление печатей и штампов регистрируется в специальном журнале.
203.На основании разрешения на изготовление печатей и штампов структурные подразделения заказывают печати и штампы через управление делами министерства.
204.Гербовые печати хранятся у руководителей соответствующих структурных подразделений министерства.
Простые печати и штампы хранятся у руководителей структурных подразделений или передаются в соответствии с порядком, принятым в подразделении, под подпись работникам, которые обеспечивают их применение и сохранность.
205.Пришедшие в негодность и утратившие значение печати сдаются в министерство на уничтожение, о чем выдается квитанция.
В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
206.При смене руководителя структурного подразделения министерства или лица, ответственного за хранение и применение печати и штампов, они передаются по акту.
207.Гербовой печатью Правительства Новосибирской области заверяются следующие документы:
Почетные грамоты Губернатора Новосибирской области, Благодарности Губернатора Новосибирской области;
наградные листы;
договоры, контракты, заключаемые Губернатором Новосибирской области и Правительством Новосибирской области с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним;
характеристики, командировочные и другие удостоверения, подписанные Губернатором Новосибирской области;
совместные документы Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области) и других органов государственной власти и местного самоуправления;
доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности Губернатора Новосибирской области (Правительства Новосибирской области);
акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным Правительством Новосибирской области;
иные документы, подписанные Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области.
208.Гербовой печатью министерства заверяется подпись министра юстиции Новосибирской области или его заместителя на документах министерства.
209.Перечень документов, заверяемых гербовой печатью Правительства Новосибирской области и министерства, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает министр юстиции Новосибирской области.
210.Простые печати министерства проставляются на следующих документах:
печать N 1:
на копиях правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;
на выписках из правовых актов;
печать N 2:
на копиях писем, на протоколах заседаний Правительства и Президиума Правительства Новосибирской области и выписках из них, решениях координационных и совещательных органов, подписанных Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений министерства;
на отправляемых телеграммах;
на письмах, полученных по электронной почте;
на командировочных удостоверениях;
на реестрах почтовых отправлений, отправляемых заказной почтой;
на ежедневных списках франкированных почтовых отправлений;
в реестрах и журналах доставки документов;
печать N 3:
в реестрах отправляемых и получаемых документов фельдсвязью, пакетах с документами;
печать N 4:
на справках, характеристиках, доверенностях личного характера, документах личного состава министерства.
Порядок проставления печатей и штампов в структурных подразделений министерства определяется руководителями этих подразделений.
XXVI.Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
211.К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
212.Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.
213.Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, министром юстиции Новосибирской области или Губернатором Новосибирской области.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
214.Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащего информацию ограниченного распространения.
Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения.
Для служебного пользования
Экз. N 1215.Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается количество экземпляров документа, фамилия исполнителя, номер его телефона и дата, например:
отп. 2 экз. экз. N 1 - адресату экз. N 2 - в дело исп. А.С. Петров 223 81 54 Дата
Передача таких документов осуществляется под подпись.
216.Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи.
217.Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе XVIII Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем.
218.Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства области.
219.В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения министерства проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает министру юстиции Новосибирской области.