Приказ от 18.12.2014 г № 1426
О порядке ведения личного дела в отношении каждого гражданина, получающего компенсацию расходов на оплату жилого помещения и (или) коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области
В целях реализации постановления Правительства Новосибирской области от 19.03.2014 N 105-п "О Порядке начисления и обеспечения выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и (или) коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области" приказываю:
1.Утвердить прилагаемый порядок ведения личного дела в отношении каждого гражданина, получающего компенсацию расходов на оплату жилого помещения и (или) коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области.
2.Признать утратившим силу приказ министерства социального развития Новосибирской области от 22.04.2013 N 388 "О порядке формирования личного дела получателя денежной выплаты на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области".
3.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра - начальника управления организации социальных выплат министерства социального развития Новосибирской области Ануфриеву Р.В.
Министр
С.И.ПЫХТИН
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА В ОТНОШЕНИИ КАЖДОГО ГРАЖДАНИНА,
ПОЛУЧАЮЩЕГО КОМПЕНСАЦИЮ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ
И (ИЛИ) КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ ОТДЕЛЬНЫМ КАТЕГОРИЯМ ГРАЖДАН,
ПРОЖИВАЮЩИХ НА ТЕРРИТОРИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
1.Настоящий порядок ведения личного дела в отношении каждого гражданина, получающего компенсацию расходов на оплату жилого помещения и (или) коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области (далее - дело), разработан в соответствии с пунктом 5 Порядка начисления и обеспечения выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и (или) коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области, утвержденного постановлением Правительства Новосибирской области от 19.03.2014 N 105-п "О Порядке начисления и обеспечения выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и (или) коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области".
2.Дело ведет специалист территориального органа министерства социального развития Новосибирской области - отдела пособий и социальных выплат (далее - отдел), обеспечивающий предоставление государственной услуги по предоставлению компенсации расходов на оплату жилого помещения и (или) коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области (далее - компенсация).
3.Дело представляет собой папку-скоросшиватель формата А4 (допускается формат А5).
4.Обложка дела содержит следующую информацию:
1) наименование отдела;
2) номер дела;
3) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) получателя компенсации;
4) основание для получения компенсации;
5) идентификационный номер в программном обеспечении.
5.В дело приобщаются документы, представленные гражданином (его представителем), и документы, полученные в рамках межведомственного информационного взаимодействия:
1) заявление о предоставлении компенсации;
2) копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
3) копия документа, подтверждающего право гражданина на компенсацию;
4) документ, подтверждающий место жительства (место пребывания);
5) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
6) документ, содержащий сведения о лицах, зарегистрированных по месту жительства (месту пребывания) гражданина, лицах, совместно проживающих с гражданином, выданный не ранее чем за месяц до даты обращения с заявлением о предоставлении компенсации;
7) копии документов, подтверждающих правовые основания отнесения лиц, проживающих совместно с гражданином по месту его жительства или месту его пребывания, к членам его семьи (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, судебное решение), в случае, когда размер компенсации определяется с учетом платы за жилое помещение и коммунальные услуги членов семьи гражданина;
8) документ, подтверждающий получение согласия лиц, не являющихся заявителями, или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц (кроме несовершеннолетних и лиц, признанных безвестно отсутствующими, и разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти).
Для получателей компенсации на основании Закона Новосибирской области от 27 апреля 2010 года N 493-ОЗ "О мерах социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг работников образования, проживающих и работающих в сельской местности, поселках городского типа на территории Новосибирской области" в дело получателя включается:
1) копия трудовой книжки (выписка из трудовой книжки, выписка из приказа), заверенная в установленном порядке, - для работающих граждан;
2) копия трудовой книжки - для граждан, ушедших на пенсию.
Для получателей компенсации на основании Закона Новосибирской области от 29 декабря 2004 года N 253-ОЗ "О мерах социальной поддержки отдельных категорий граждан, проживающих в Новосибирской области" и Закона Новосибирской области от 13 апреля 2005 года N 285-ОЗ "О мерах социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг отдельных категорий граждан, проживающих и работающих в сельской местности и поселках городского типа на территории Новосибирской области" для принятия решения о предоставлении компенсации с учетом платы за жилое помещение и коммунальные услуги нетрудоспособных членов их семей, совместно с ними проживающих, в дело получателя дополнительно включается:
1) для несовершеннолетних - копия паспорта (для несовершеннолетних, не достигших возраста 14 лет, - копия свидетельства о рождении);
2) для лиц, достигших пенсионного возраста, - справка из Пенсионного фонда Российской Федерации, подтверждающая факт получения социальной пенсии;
3) расписка в приеме документов на предоставление компенсации (приложение).
6.Все документы в деле располагаются в хронологическом порядке, скрепляются и нумеруются.
7.Порядок расположения документов в деле:
1) первичное заявление с приложением всех документов, предусмотренных частями 3 - 5 статьи 3 Закона Новосибирской области от 06.12.2013 N 380-ОЗ "О порядке и условиях предоставления компенсаций расходов на оплату жилого помещения и (или) коммунальных услуг отдельным категориям граждан, проживающих на территории Новосибирской области";
2) решение о предоставлении государственной услуги либо отказе в ее предоставлении;
3) в случае принятия решения о предоставлении государственной услуги, решения о выплате подшиваются 1 раз в полгода;
4) заявление(я) об изменении обстоятельств (изменение состава семьи, изменение места жительства и т.д.) с подтверждающими документами.
8.Копия одного документа подшивается однократно.
9.В дело приобщаются документы, подтверждающие обстоятельства, влекущие изменение основания получения компенсации или ее размера.
10.Дело может быть передано во временное пользование по запросу (письменному или устному) министерства социального развития Новосибирской области (далее - запрос министерства) с целью осуществления контроля обеспечения правомерного, целевого, эффективного использования бюджетных средств на срок не более одного месяца со дня получения запроса министерства, после чего возвращается в отдел.
11.При принятии решения о прекращении выплаты компенсации специалистом отдела в течение 15 календарных дней со дня принятия такого решения осуществляется закрытие дела, при этом на внутренней стороне обложки личного дела в графе "Отметка о снятии с учета" делается соответствующая отметка о дате снятия с учета, основаниях снятия с учета, дате окончания выплаты компенсации (срок, по который получателю выплачена компенсация), размере компенсации, подпись начальника отдела и печать отдела.
12.Закрытые дела сдаются на хранение в архив отдела, хранятся в архиве в течение трех лет.
13.В случае изменения места жительства (места пребывания) в пределах Новосибирской области получатель компенсации представляет в отдел, осуществляющий выплату, соответствующее заявление о направлении дела в отдел по новому месту жительства (месту пребывания).
14.Дело в течение 7 календарных дней со дня поступления заявления получателя пересылается в отдел по новому месту жительства (пребывания). Пересылка дел осуществляется через отделения федеральной почтовой связи. Дело может быть переслано по запросу отдела по новому месту жительства (пребывания) получателя (далее - запрос отдела).
15.По запросу отдела, осуществляющего назначение компенсации по новому месту жительства (пребывания) получателя, отделом, осуществлявшим выплату компенсации по предыдущему месту жительства (пребывания), высылается справка, содержащая сведения о дате окончания выплаты компенсации с указанием неоплаченных сумм (при их наличии).
16.К высылаемому делу приобщается сопроводительное письмо с описью прилагаемых документов.
17.Запрос дела оформляется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе, оформившем запрос.
18.Дела, высылаемые в связи с запросом или выдаваемые получателю компенсации на руки, подлежат регистрации в журнале регистрации пересылаемых/выдаваемых дел.
19.Журнал регистрации пересылаемых/выдаваемых дел ведется единый по отделу. Нумерация записей в журнале регистрации пересылаемых/выдаваемых дел ведется ежегодно, последовательно, начиная с первого номера.
20.Журнал регистрации пересылаемых/выдаваемых дел должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью начальника отдела.
21.В журнале регистрации пересылаемых/выдаваемых дел должна содержаться следующая информация:
1) порядковый номер;
2) фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) получателя;
3) адрес получателя по прежнему месту жительства (пребывания);
4) сведения об исходящем номере сопроводительного письма и дате отправки дела, наименование отдела по новому месту жительства (пребывания);
5) информация о размере получаемой компенсации и сроке прекращения выплаты.