Постановление Губернатора Новосибирской области от 27.02.2008 № 65
Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства
ГУБЕРНАТОР НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ От 27.02.2008 N 65 Утратилo силу - Постановление Губернатора Новосибирской области от 15.03.2010 г. N 69 Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 11.11.2009 г. N 482) В целях реализации плана мероприятий по проведениюадминистративной реформы в Новосибирской области в 2006-2008 годах,утвержденного распоряжением Губернатора Новосибирской области от18.05.2006 N 137-р «О плане мероприятий по проведению административнойреформы в Новосибирской области в 2006-2008 годах», в соответствии спостановлением администрации Новосибирской области от 11.11.2009 г. N 482)ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемый Административный регламент управлениягосударственной архивной службы Новосибирской области попредоставлению государственной услуги по организации исполнениязапросов российских и иностранных граждан, а также лиц безгражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, атакже оформление в установленном порядке архивных справок,направляемых в иностранные государства (далее - Административныйрегламент). 2. Управлению государственной архивной службы Новосибирскойобласти (Попов В.Д.) обеспечить предоставление государственной услугив соответствии с Административным регламентом. (В редакцииПостановления Губернатора Новосибирской областиот 11.11.2009 г. N 482) 3. Контроль за исполнением постановления возложить назаместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.ГубернаторНовосибирской области В.А.Толоконский____________________ УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Новосибирской области от 27.02.2008 N 65 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 11.11.2009 г. N 482) I. Общие положения 1. Наименование государственной услуги Административный регламент управления государственной архивнойслужбы Новосибирской области по предоставлению государственной услугипо организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, атакже лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав исвобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок,направляемых в иностранные государства (далее - Административныйрегламент), определяет сроки и последовательность действий(административных процедур) управления государственной архивной службыНовосибирской области (далее - управление ГАС), а также порядоквзаимодействия управления ГАС с федеральными органами государственнойвласти, другими органами государственной власти, органами местногосамоуправления, областным государственным учреждением «Государственныйархив Новосибирской области» (далее - ОГУ ГАНО), архивными органамимуниципальных районов и городских округов (далее - муниципальныеархивы) и организациями Новосибирской области при осуществлениипредоставления государственной услуги. 2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставлениегосударственной услуги. Предоставление государственной услуги по организации исполнениязапросов российских и иностранных граждан, а также лиц безгражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, атакже оформление в установленном порядке архивных справок,направляемых в иностранные государства (далее - государственнаяуслуга) осуществляется в соответствии с: Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.93,N 237; 31.12.2008, N 267); (В редакции Постановления ГубернатораНовосибирской области от 11.11.2009 г. N 482) Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранныхофициальных документов; заключена в Гааге 05.10.61; вступила в силудля России 31.05.92 (Бюллетень международных договоров 1993, N 6); (Вредакции Постановления Губернатора Новосибирской областиот 11.11.2009 г. N 482) Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле вРоссийской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,2004, N 43, ст. 4169, 2006, N 50, ст.5280, 2007, N 49, ст.6079; 2008,N 20, ст.2253); (В редакции Постановления Губернатора Новосибирскойобласти от 11.11.2009 г. N 482) Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060); постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.91 N 2119-1«О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагскойконвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранныхофициальных документов» (Ведомости Совета Народных депутатов СССР иВерховного Совета СССР, 1991, N 17, ст.496); постановлением Совета Министров СССР от 12.11.90 N 1135 «Ободобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения оприсоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющейтребование легализации иностранных официальных документов» (документофициально опубликован не был); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19 «Об утверждении Правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерствеюстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059,Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти,N 20, 14.05.2007; Российская газета, 2009, N 89); (В редакцииПостановления Губернатора Новосибирской областиот 11.11.2009 г. N 482) приказом Министерства юстиции Российской Федерации от14.12.2006 N 363 «Об утверждении Административного регламентаисполнения Федеральной регистрационной службой государственной функциипо проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозуза границу» (зарегистрирован в Министерстве юстиции РоссийскойФедерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативныхактов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007); Законом Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ «Об архивномделе в Новосибирской области» (Ведомости Новосибирского областногоСовета депутатов N 40, 30.09.2005; N 65, 12.12.2008; N 66,19.12.2008); (В редакции Постановления Губернатора Новосибирскойобласти от 11.11.2009 г. N 482) постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005N 222 «Об управлении государственной архивной службы Новосибирскойобласти» «Советская Сибирь», 04.05.2005, N 83, 04.10.2005, N 190;21.10.2008, N 205; 25.11.2008, N 229; 27.01.2009, N 13; 26.06.2009, N115). (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской областиот 11.11.2009 г. N 482) 3. Орган по предоставлению государственной услуги Предоставление государственной услуги по организации исполнениязапросов российских и иностранных граждан, а также лиц безгражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, атакже оформление в установленном порядке архивных справок,направляемых в иностранные государства, осуществляет управление ГАС. Непосредственное исполнение запросов российских и иностранныхграждан, а также лиц без гражданства и оформление в установленномпорядке архивных справок, направляемых в иностранные государства,осуществляют органы государственной власти, органы местногосамоуправления, ОГУ ГАНО, муниципальные архивы и организацииНовосибирской области при наличии у них соответствующих документов,необходимых для исполнения запросов. II. Требования к порядку предоставления государственной услуги 4. Порядок информирования о государственной услуге 1) государственная услуга по организации исполнения запросовроссийских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства,связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформлениюв установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранныегосударства, предоставляется в виде официальных писем управления ГАС. Государственная услуга по непосредственному исполнению запросовроссийских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства,связанных с реализацией их законных прав и свобод, предоставляется ввиде архивных справок, архивных выписок и архивных копий, выдаваемыхорганизациями; 2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул.Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007; 3) электронный адрес управления ГАС: mvv@obladm.nso.ru; 4) телефоны управления ГАС, организующего предоставлениегосударственной услуги: (383)222-60-30 (приемная), 222-62-58(заместитель начальника управления). Факс 223-89-52; 5) график работы управления ГАС: понедельник – четверг 9.00-18.00; пятница 9.00-17.00; суббота, воскресенье – выходные дни; 6) информация о месте нахождения ОГУ ГАНО и муниципальныхархивов, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах (данав приложении N 1 к Административному регламенту) и размещена наофициальном сайте государственной архивной службы Новосибирскойобласти по электронному адресу: www.sibarchives.ru; 7) информация по процедурам предоставления государственнойуслуги предоставляется: по телефону; по письменным обращениям; по электронной почте; при личном обращении граждан; на официальном сайте государственной архивной службыНовосибирской области; 8) по телефону должностные лица управления ГАС обязаны датьисчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросовроссийских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства,связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформлениюв установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранныегосударства; 9) по письменным обращениям информация направляется в срок, непревышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адресзаявителя, проживающего в государстве - участнике СНГ или в адресМинистерства иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России)- для направления заявителю, проживающему в ином государстве; 10) по электронной почте информация направляется на электронныйадрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступленияобращения; 11) прием граждан осуществляет заместитель начальникауправления ГАС по рабочим дням: понедельник - четверг 9.00-18.00; пятница 9.00-17.00; Прием осуществляется без предварительной записи в порядкеочередности. 5. Основание для предоставления государственной услуги 1) основанием для предоставления государственной услугиявляется письменный запрос (заявление), поступивший в адрес управленияГАС из Федерального архивного агентства (далее - Росархив), МИДРоссии, иных организаций, непосредственно от граждан; 2) запрос (заявление) должны содержать следующие реквизиты: а) наименование организации или должностного лица, которому ониадресованы; б) фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя ивсе их изменения, дату и место его рождения, гражданство; в) почтовый адрес места жительства, по которому должен бытьнаправлен ответ; г) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываютсясведения, необходимые для его исполнения: о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства,усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения,брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчествародителей (для справки о рождении); об образовании - название и адрес учебного заведения,факультет, даты поступления и окончания учебы; о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненностьи адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), вкачестве кого работали (служили); о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию,дата назначения пенсии; иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов,необходимых для исполнения запроса; д) личная подпись и дата; 3) для истребования сведений, содержащих персональные данные отретьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающиеполномочия заявителя, предусмотренные законодательством РоссийскойФедерации. 6. Условия и сроки предоставления государственной услуги 1) запросы, поступившие в управление ГАС, рассматриваются втечение 3 дней со дня их регистрации и передаются на непосредственноеисполнение ОГУ ГАНО. Срок исполнения запросов ОГУ ГАНО по документам архива недолжен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительныхслучаях руководитель ОГУ ГАНО либо уполномоченное на то лицо вправепродлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней; 2) запросы, не относящиеся к составу хранящихся в ОГУ ГАНОархивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня ихрегистрации направляются по принадлежности в государственные органы,органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иныеорганизации Новосибирской области, где могут храниться необходимыедокументы; 3) запросы, поступившие от ОГУ ГАНО или непосредственно отграждан в государственные органы, органы местного самоуправления,организации Новосибирской области исполняются в течение 30 дней со дняих регистрации. В исключительных случаях руководительгосударственного органа, органа местного самоуправления илиорганизации Новосибирской области, либо уполномоченное на это лицовправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней; 4) запросы, поступившие от ОГУ ГАНО или непосредственно отграждан в муниципальные архивы, исполняются в течение 30 дней со дняих регистрации. В исключительных случаях руководитель архива либоуполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запросана 30 дней; 5) российским, иностранным гражданам и лицам без гражданстваподлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинниковвысылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копииистребуемых документов. 7. Перечень оснований для отказа в предоставлениигосударственной услуги 1) запросы, поступившие в ОГУ ГАНО, которые не могут бытьисполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 днейс момента регистрации возвращаются в Росархив, МИД России,организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении идополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями; 2) не подлежат рассмотрению запросы, содержащие ненормативнуюлексику и оскорбительные высказывания. 8. Другие положения, характеризующие требования кпредоставлению государственной услуги Поступившие запросы по истребованию документовсоциально-правового характера, предусматривающие пенсионноеобеспечение граждан, получение ими льгот и компенсаций, исполняютсяорганизациями бесплатно. 8.1. Требования к местам предоставления государственной услуги 1) требования к размещению и оформлению помещения управленияГАС: прием заявителей осуществляется в специально выделенных дляэтих целей помещениях (присутственных местах); присутственные места включают места для ожидания,информирования и приема заявителей; в присутственных местах размещаются стенды с информацией длязаявителей; у входа в каждое из помещений размещается вывеска снаименованием помещения; помещение управления ГАС должно соответствоватьсанитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилампротивопожарной безопасности; присутственные места оборудуются системой кондиционированиявоздуха либо вентиляторами; наличие средств оказания первой медицинской помощи и доступныхмест общего пользования (туалетов); 2) требования к парковочным местам. При наличии технической возможности на территории, прилегающейк месторасположению управления ГАС, оборудуются места для парковкиавтотранспортных средств. Для парковки специальных автотранспортныхсредств инвалидов выделяется не менее 10 процентов парковочных мест(но не менее одного места), которые не должны занимать иныетранспортные средства. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным; 3) требования к местам ожидания. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям длязаявителей и оптимальным условиям работы специалистов. Места ожидания должны быть оборудованы стульями (кресельнымисекциями) и (или) скамьями. Количество мест ожидания определяетсяисходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения вздании. Места для оформления документов оборудуются стульями, столами(стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов иписьменными принадлежностями. Место ожидания должно находиться в холле или ином специальноприспособленном помещении; 4) требования к оформлению входа в здание. Центральный вход в здание управления ГАС должен быть оборудованвывеской, содержащей следующую информацию: наименование; режим работы; 5) требования к местам для информирования, получения информациии заполнения необходимых документов. Места информирования, предназначенные для ознакомлениязаявителей с информационными материалами, оборудуются: визуальной, текстовой информацией, размещаемой наинформационных стендах; стульями и столами (стойками) для возможности оформлениядокументов. Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в местах,обеспечивающих свободный доступ к ним. Места для оформления документов оборудуются стульями, столами(стойками) и обеспечиваются образцами заполнения документов иписьменными принадлежностями; 6) требования к местам приема заявителей. В управлении ГАС выделяются помещения для приема заявителей. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы вывесками суказанием: номера кабинета; фамилии, имени, отчества и должности специалиста,осуществляющего прием; времени перерыва на обед. Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональнымкомпьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базамданных, а также принтером. Специалисты, осуществляющие прием, обеспечиваются личными и(или) настольными идентификационными карточками. Места для приема заявителей оборудуются стульями и столами длявозможности оформления документов. (Пункт дополнен - Постановление Губернатора Новосибирской областиот 11.11.2009 г. N 482) III. Административные процедуры 9. Описание последовательности действий при предоставлениигосударственной услуги 1) организация предоставления государственной услуги включает всебя следующие административные процедуры управления ГАС: регистрация запросов и передача их на исполнение; проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках иархивных копиях. Ответственность за предоставление государственной услуги несетзаместитель начальника управления ГАС; 2) ОГУ ГАНО при исполнении запросов, получаемых от управленияГАС, Росархива, МИД России, иных организаций или непосредственно отзаявителя, осуществляет следующие административные процедуры: регистрация запросов; анализ тематики поступивших запросов; направление запросов на исполнение в организации попринадлежности; поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросови оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий; передача подготовленных архивных справок, архивных выписок иархивных копий для проставления апостиля; подготовка ответа заявителю, отметка об исполнении и отправкаархивных справок, архивных выписок и архивных копий. Ответственность за вышеперечисленные административные процедурынесет директор ОГУ ГАНО. Блок-схема последовательности действий управления ГАС попредоставлению государственной услуги (дана в приложении N 2 кАдминистративному регламенту). 10. Регистрация запросов и передача их на исполнение 1) поступившие в управление ГАС из Росархива, МИД России, иныхорганизаций или непосредственно от граждан письменные запросы(заявления) регистрируются, рассматриваются начальником управленияГАС, после чего с резолюцией направляются в ОГУ ГАНО в течение 3 днейсо дня поступления; 2) регистрация запроса является основанием для начала действийпо предоставлению государственной услуги. 11. Проставление апостиля на архивных справках, архивныхвыписках и архивных копиях 1) архивные справки, архивные выписки и архивные копии,направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года,в соответствии с которой не требуется консульская легализацияофициальных документов, заверяются проставлением и заполнениемспециального штампа-апостиля. Апостиль не проставляется на документах,предназначенных для направления в государства, с которыми РоссийскаяФедерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношенияхпо гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства –участники СНГ, подписавшие соглашение о принципах и формахвзаимодействия в области использования архивной информации или скоторыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве; 2) апостиль проставляется на архивной справке, архивной выпискеи архивной копии специально уполномоченным лицом управления ГАС насвободном от текста месте либо на оборотной стороне документа или наотдельном листе. В этом случае лист документа и лист, на которомпроставлен апостиль, скрепляются путем прошивания тонким шнуром(ниткой) и пронумеровываются. Концы шнура заклеиваются плотнойбумагой, вырезанной в произвольной форме, на которой проставляетсяпечать. Количество листов заверяется подписью лица, проставляющегоапостиль; 3) архивные справки, архивные выписки и архивные копии, накоторых проставлен апостиль, регистрируются специально уполномоченнымлицом в отдельном журнале, где указываются порядковый номер, дата,фамилия уполномоченного лица, проставившего апостиль, а также фамилияи должность лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку,архивную копию, фамилия, имя и отчество заявителя, место хранениявторого экземпляра архивной справки, архивной выписки и архивнойкопии; 4) управление ГАС проставляет апостиль на архивных справках,архивных выписках и архивных копиях, исполненных по документам ОГУГАНО. При поступлении в управление ГАС подготовленной архивнойсправки, копии или выписки уполномоченное за проставление апостилялицо проверяет: правильность оформления архивной справки, архивной копии,архивной выписки; степень полноты информации в соответствии с запрашиваемымисведениями; в случае замечаний по оформлению или содержанию направляетдокумент на доработку в ОГУ ГАНО; при отсутствии замечаний, проставляет на документе вустановленном порядке апостиль; 5) заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка илиархивная копия передается ОГУ ГАНО для отправки по назначению; 6) на документах, выдаваемых иными организациями, апостильпроставляют вышестоящие по подчиненности органы (если они имеют такоеправо) или управление Федеральной регистрационной службы поНовосибирской области. 12. Анализ тематики поступивших запросов Работники ОГУ ГАНО осуществляют анализ тематики поступившихзапросов, с учетом необходимых профессиональных навыков, и имеющегосяв ОГУ ГАНО научно-справочного аппарата и информационного материала.При этом определяется: степень полноты информации, содержащейся в запросе инеобходимой для его исполнения; место нахождения архивных документов, необходимых дляисполнения запроса; место нахождения, адрес конкретной организации, куда следуетнаправить запрос по принадлежности на исполнение. 13. Направление запросов на исполнение в организации попринадлежности 1) по итогам анализа тематики поступивших запросов, в течение 7дней со дня регистрации ОГУ ГАНО направляет запросы или их копии сосвоим письмом по принадлежности: в органы государственной власти; в муниципальные архивы; в ведомственные архивы предприятий, учреждений, организаций; в другие органы и организации, имеющие на хранении документы,необходимые для исполнения запросов; 2) в случае, если запрос требует исполнения несколькиморганизациям, ОГУ ГАНО направляет в соответствующие организации копиизапроса, анкеты со своим письмом. 14. Подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок,архивных выписок и архивных копий 1) организации, исполняющие полученные от ОГУ ГАНО илинепосредственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленномпорядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поискархивных документов, необходимых для исполнения запросов. Порезультатам организации готовят архивные справки, архивные выписки илиархивные копии. Срок исполнения запросов 30 дней со дня ихрегистрации; 2) текст в архивной справке дается в хронологическойпоследовательности событий с указанием видов архивных документов и ихдат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов сосведениями, изложенными в запросе, не является препятствием длявключения их в архивную справку при условии, если совпадение всехостальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица илифактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справкеэти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивныхдокументах, а расхождения, несовпадения и неточные названия,отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из нихоговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так втексте оригинала»). Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебныхзаведениях включаются в одну архивную справку. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваютсянеразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиесяпрочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в текстеоригинала», «В тексте неразборчиво»). В тексте архивной справки не допускаются изменения,исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержаниюархивных документов, на основании которых составлена архивнаясправка. После текста архивной справки приводятся архивные шифры иномера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания,использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивнойсправки допускается проставление архивных шифров и номера листовединиц хранения архивных документов сразу после изложения каждогофакта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листыдолжны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации. Архивные справки должны оформляться на бланке организации.Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. Архивная справка подписывается руководителем организации,заверяется печатью организации, на ней проставляется номер и датасоставления. В архивной выписке название архивного документа, его номер идата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивныхдокументов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивногодокумента отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаютсясоответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчивонаписанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствиеповреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала,вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в текстеоригинала», «Так в документе». После текста архивной выпискиуказываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивногодокумента. Аутентичность выданных по запросам архивных выписокудостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченногодолжностного лица и печатью организации. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивныешифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листыархивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписьюруководителя и печатью организации. 3) при отсутствии документов, необходимых для исполнениязапроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланкеорганизации. В ответе излагается причина, по которой не представляетсявозможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости,ответ заверяется печатью организации. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в организацииархивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня ихрегистрации направляются по принадлежности в государственные органы,органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иныеорганизации Новосибирской области, где могут храниться необходимыедокументы; 4) архивные справки, архивные выписки и архивные копииоформляются на государственном языке Российской Федерации; 5) архивная справка, архивная выписка и архивная копия,предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включаяответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются ОГУ ГАНО,другими организациями по почте простыми письмами непосредственно вадрес заявителей; 6) в случае, если запрос поступил из МИД России ответынаправляются непосредственно в его адрес; 7) отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копийзаявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств -участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульскийдепартамент МИД России; 8) архивная справка, архивная выписка и архивная копия,предназначенные для направления в государства, не являющиесяучастниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений,вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляютсяОГУ ГАНО, организациями в МИД России; 9) архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случаеличного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются емупод расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющегодокумента; доверенному лицу - при предъявлении доверенности,оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки иархивной выписки расписывается на их копиях или на оборотесопроводительного письма к ним, указывая дату их получения; 10) проставление апостиля и отправка организациями архивныхсправок, архивных выписок и архивных копий осуществляется всоответствии с подпунктами 1,4,6 пункта 11, подпунктами 5-9 пункта 14; 11) рассмотрение запроса (заявления) считается законченным,если по нему приняты необходимые меры и ответы направлены всоответствующие организации. 15. Порядок и формы контроля за совершением действий ипринятием решений 1) текущий контроль за соблюдением последовательности действий,определенных административными процедурами по предоставлениюгосударственной услуги и принятием решений осуществляется должностнымилицами управления ГАС, ответственными за организацию работы попредоставлению государственной услуги; 2) текущий контроль осуществляется путем проведения должностнымлицом, ответственным за организацию работы по предоставлениюгосударственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работникамиположений Административного регламента; 3) управление ГАС осуществляет контроль за предоставлениемгосударственной услуги ОГУ ГАНО; 4) контроль за полнотой и качеством исполнения государственнойуслуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранениенарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовкуответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения,действия (бездействие) должностных лиц управления ГАС и ОГУ ГАНО; 5) по результатам проведенных проверок, в случае выявлениянарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применениемер ответственности в порядке, установленном законодательствомРоссийской Федерации; 6) проверки могут быть плановыми (осуществляться на основаниигодовых планов работы управления ГАС) и внеплановыми. Проверка можетпроводиться по конкретному обращению заявителя; 7) для проведения проверки полноты и качества исполнениягосударственной услуги формируется комиссия, в состав которойвключаются государственные гражданские служащие управления ГАС; 8) результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки,в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по ихустранению. 16. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услугина основании Административного регламента 1) заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия)и решений должностных лиц управления ГАС (его подведомственного ОГУГАНО), осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги наосновании Административного регламента в досудебном и судебномпорядке; 2) заявитель вправе обжаловать действия или бездействиедолжностных лиц: ОГУ ГАНО - в управление ГАС, в комитет по работе с обращениямиграждан - общественную приемную Губернатора Новосибирской области; управления ГАС - начальнику управления ГАС, в комитет по работес обращениями граждан - общественную приемную ГубернатораНовосибирской области, заместителю Губернатора Новосибирской области,курирующему работу управления ГАС; 3) заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно; 4) при обращении заявителя в письменной форме срок рассмотренияобращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такогообращения. В исключительных случаях (в том числе при принятии решения опроведении проверки, направлении управлением ГАС запроса в ОГУ ГАНО опредставлении дополнительных документов и материалов), а также вслучае направления запроса другим государственным органам, органамместного самоуправления и иным должностным лицам для получениянеобходимых для рассмотрения обращения документов и материаловначальник управления ГАС (директор ОГУ ГАНО), иное уполномоченное нато должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения неболее чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрениязаявителя; 5) заявитель в своем письменном обращении в обязательномпорядке указывает либо наименование органа, в которое направляетсяписьменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующегодолжностного лица, либо должность соответствующего лица, а также своифамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименованиедля юридического лица, почтовый адрес, по которому должны бытьнаправлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает сутьпредложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. Дополнительно в обращении могут быть указаны: наименование органа, должность, фамилия, имя и отчестводолжностного лица (при наличии информации), решение, действие(бездействие) которого обжалуется; суть обжалуемого действия (бездействия); обстоятельства, на основании которых заявитель считает, чтонарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствиядля их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность; иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявительприлагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии; 6) по результатам рассмотрения обращения должностным лицомуправления ГАС - начальником управления (ОГУ ГАНО - директором)принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо оботказе в удовлетворении обращения. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения,направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении; 7) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя,направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен бытьнаправлен ответ, ответ на обращение не дается. Управление ГАС (его подведомственное ОГУ ГАНО) при полученииписьменного обращения, в котором содержатся нецензурные либооскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществудолжностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращениебез ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщитьзаявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребленияправом. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответна обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившемуобращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, атакже сообщается по телефону или факсимильной связи, по электроннойпочте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаютсяпрочтению). Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, накоторый заявителю многократно давались письменные ответы по существу всвязи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении неприводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления ГАС(директор ОГУ ГАНО), иное уполномоченное на то должностное лицо вправепринять решение о безосновательности очередного обращения ипрекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, чтоуказанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись вуправление ГАС или в ОГУ ГАНО, или одному и тому же должностному лицу.О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса неможет быть дан без разглашения сведений, составляющих государственнуюили иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившемуобращение, сообщается о невозможности дать ответ по существупоставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашенияуказанных сведений. Если причины, по которым ответ по существу поставленных вобращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены,заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС (егоподведомственное ОГУ ГАНО) или соответствующему должностному лицууправления ГАС (его подведомственного ОГУ ГАНО). ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Административному регламенту управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства Информация о месте нахождения, почтовых и электронных адресах, контактных телефонах государственного архива и архивных органов муниципальных районов и городских округов (муниципальных архивов), непосредственно исполняющих запросы российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства и оформляющих в установленном порядке архивные справки, направляемые в иностранные государства 1. Областное государственное учреждение «Государственный архивНовосибирской области» Адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007 Телефон: (8-383) тел/факс 223-53-01, 222-77-26, 223-57-24 Адрес электронной почты: kok@obladm.nso.ru 2. Отдел архивной службы администрации Баганского района Адрес: ул. М. Горького, 28,с. Баган, Новосибирская обл., 632770 Телефон: 8 (383)532-12-39, факс 8(383)532-17-50 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: tarasov80@mail.ru (почтаадминистрации), oas@sibmail.ru (почта архива) 3. Отдел архивной службы администрации Барабинского района Адрес: ул. Комарова, 18, г. Барабинск, Новосибирская обл.,632334 Телефон: 8 (383)612-32-29, факс 8(383)612-30-78 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: oas@sibmail.ru (почта администрации)arxbar@inbox.ru (почта архива) 4. Отдел архивной службы администрации Болотнинского района Адрес: ул. М. Горького, 33, г. Болотное, Новосибирская обл.,632334 Телефон: 8(383)492-18-88, факс 8(383)492-26-44 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: bolotnoe-adm@yandeх.ru (почтаадминистрации) 5. Отдел архивной службы администрации Венгеровского района Адрес: ул. Ленина, 68, с. Венгерово, Новосибирская обл., 632241 Телефон: 8(383)692-13-67, факс 8(383)692-15-92 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: vengerovo@mailsib.ru (почтаадминистрации) arxivenger@ngs.ru (почта архива) 6. Отдел архива администрации Доволенского района Адрес: ул. Ленина, 106, с. Довольное, Новосибирская обл.,632451 Телефон: 8(383)542-17-06, факс 8(383)542-01-37 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: dovol@yandex.ru (почта администрации) 7. Отдел архива администрации Здвинского района Адрес: ул. Мира, 13, с. Здвинск, Новосибирская обл., 632951 Телефон: 8(383)632-10-41, факс 8(383)632-12-78 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: admn_zdv@sibmail.ru (почтаадминистрации) 8. Отдел архивной службы администрации Искитимского района Адрес: ул. Советская, 193, г. Искитим, Новосибирская обл.,633210 Телефон: 8(383)432-98-87, факс 8(383)432-40-05 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: iskitimr@sibmail.гu (почтаадминистрации) 9. Отдел архивной службы администрации Карасукского района Адрес: ул. Октябрьская, 39, г. Карасук, Новосибирская обл.,632868 Телефон: 8(383)553-29-07, факс 8(383)553-10-50 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: agro_karasuk@ngs.ru (почтаадминистрации) 10. Отдел архивной службы администрации Каргатского района Адрес: ул. Ленина, 4 , г. Каргат, Новосибирская обл., 632401 Телефон: 8(383)652-23-51, факс 8(383)652-11-33 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: adminkargat@mail.ru (почтаадминистрации) 11. Отдел архивной службы администрации Колыванского района Адрес: ул. Московская, 47, р.п. Колывань, Новосибирская обл.,633160 Телефон: 8(383)525-17-43, факс 8(383)525-16-04 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: koluvan-adm@yandeх.ru(почтаадминистрации) 12. Отдел архивной службы администрации Коченевского района Адрес: ул. Октябрьская, 43, р.п. Коченево, Новосибирская обл.,632641 Телефон: 8(383)512-38-28, факс 8(383)512-30-13 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: kochadm@rambler.ru(почтаадминистрации) 13. Отдел архивной службы администрации Кочковского района Адрес: ул. Революционная, 12, с. Кочки, Новосибирская обл.,632491 Телефон: 8(383)562-29-91, факс 8(383)562-24-07 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: admksk@mail.ru(почта администрации) 14. Отдел архивной службы администрации Краснозерского района Адрес: ул. Чкалова, 5, р.п. Краснозерское, Новосибирская обл.,632902 Телефон: 8(383)574-22-98, факс 8(383)574-23-41 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: pkrasn@online.sinor.ru(почтаадминистрации) 15. Отдел архивной службы администрации Куйбышевского района Адрес: ул. Коммунистическая, 19, г. Куйбышев, Новосибирскаяобл., 632382 Телефон: 8(383)625-16-34, факс 8(383)625-07-60 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: kainsk@sibmail.ru(почта администрации) 16. Отдел архивной службы администрации Купинского района Адрес: ул. Советов, 85 а, г. Купино, Новосибирская обл.,632735 Телефон: 8(383)582-28-26, факс 8(383)82-36-94 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: kupsovet@ngs.ru(почта администрации) 17. Отдел архивной службы администрации Кыштовского района Адрес: ул. Ленина, 38, с. Кыштовка, Новосибирская обл., 632270 Телефон: 8(383)712-13-81, факс 8(383)712-15-44 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: orgot@list.ru(почта администрации) 18. Отдел архивной службы администрации Маслянинского района Адрес: ул. Боровая, 17, р.п. Маслянино, Новосибирская обл.,633564 Телефон: 8(383)472-33-48, факс 8(383)472-49-56 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: admmsl@ngs.ru(почта администрации) 19. Отдел архивной службы администрации Мошковского района Адрес: ул. Советская, 9, р.п. Мошково, Новосибирская обл.,633131 Телефон: 8(383)482-13-15, факс 8(383)482-17-58 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: moshkadm@rambler.ru(почтаадминистрации) 20. Отдел архивной службы администрации Новосибирского района Адрес: ул. Спартака, 8/4, г. Новосибирск, Новосибирская обл.,630093 Телефон: 8(383)222-44-56, факс 8(383)223-44-56 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: administrator@tanr.nso.ru(почтаадминистрации) 21. Отдел архивной службы администрации Ордынского района Адрес: ул. Проспект Революции, 36 а, р.п. Ордынское,Новосибирская обл., 633261 Телефон: 8(383)592-16-38, факс 8(383)592-18-54 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: admord@online.sinor.ru(почтаадминистрации) 22. Отдел архивной службы администрации Северного района Адрес: ул. Ленина, 14, с. Северное, Новосибирская обл., 632080 Телефон: 8(383)602-25-39, факс 8(383)602-18-18 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: sevadm@s54.nsk.ru(почта администрации) 23. Отдел архива администрации Сузунского района Адрес: ул. Островского, 2, р.п. Сузун, Новосибирская обл.,633623 Телефон: 8(383)462-27-94, факс 8(383)462-21-54 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: adm@suzunadm.ru(почта администрации) 24. Архивный отдел администрации Татарского района Адрес: ул. Ленина, 82, г. Татарск, Новосибирская обл., 632122 Телефон: 8(383)642-27-82, факс 8(383)642-20-99 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: region-tatarsk@mail.ru(почтаадминистрации) 25. Отдел архивной службы администрации Тогучинского района Адрес: ул. Садовая, 9, г. Тогучин, Новосибирская обл., 633420 Телефон: 8(383)402-26-81, факс 8(383)402-22-64 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: juliya_s77@mail.ru(почтаадминистрации) 26. Отдел архивной службы администрации Убинского района Адрес: ул. Ленина, 23, с. Убинское, Новосибирская обл., 632520 Телефон: 8(383)662-19-09, факс 8(383)662-17-34 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: ubinadm@yandex.ru(почта администрации) 27. Отдел архивной службы администрации Усть-Таркского района Адрес: ул. Дзержинского, 16-а, с. Усть-Тарка, Новосибирскаяобл., 632160 Телефон: 8(383)722-27-85, факс 8(383)722-21-56 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: awm@s54.nsk.ru(почта администрации) 28. Отдел архивной службы администрации Чановского района Адрес: ул. Советская, 118, р.п. Чаны, Новосибирская обл.,632210 Телефон: 8(383)672-19-75, факс 8(383)672-14-85 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: molodkom@mail.ru(почта администрации) 29. Отдел архивной службы администрации Черепановского района Адрес: ул. Партизанская, 12, г. Черепаново, Новосибирская обл.,633525 Телефон: 8(383)452-22-33, факс 8(383)452-20-98 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: orgotd@ngs.ru(почта администрации) 30. Отдел архивной службы администрации Чистоозерного района Адрес: ул. Победы, 9, р.п., Чистоозерное, Новосибирская обл.,632721 Телефон: 8(383)689-12-85, факс 8(383)689-12-40 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: 54t04202@s54/nsk.ru(почтаадминистрации) 31. Отдел архивной службы администрации Чулымского района Адрес: ул. Чулымская, 43, г. Чулым, Новосибирская обл., 632550 Телефон: 8(383)502-23-97, факс 8(383)502-15-45 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: chlarh@mail.ru (почта архива) 32. Отдел архивной службы администрации г. Бердска Адрес: ул. М. Горького, 9,г. Бердск, Новосибирская обл., 633010 Телефон: 8(383)412-00-57, факс 8(383)412-00-93 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: berdsk@berdskadm.ru(почтаадминистрации) 33. Отдел архивной службы муниципального образования г. Оби Адрес: ул. Строительная, 1, г. Обь, Новосибирская обл., 633115 Телефон: 8(383)735-09-88, факс 8(383)735-09-94 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: admob_main@sibmail.ru(почтаадминистрации) 34. Отдел архивной службы муниципального образования г.Искитима Адрес: ул. Советская, 193, г. Искитим, Новосибирская обл.,633210 Телефон: 8(383)432-32-87, факс 8(383)432-41-40 (номерадминистрации) Адрес электронной почты: pri_iskadm@mail.ru(почтаадминистрации) 35. Муниципальное учреждение «Новосибирский городской архив» Адрес: ул. Некрасова, 55, г. Новосибирск, Новосибирская обл.,630005 Телефон: 8(383)201-27-91, 8(383)240-80-11 (номер администрации) Адрес электронной почты: arhiv@admnsk.ru(почта архива) ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к Административному регламенту управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства Блок-схема последовательности действий управления ГАС по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства Условные обозначения - - - - - { } Начало или завершение административной процедуры - - - - - ----------¬ ¦ ¦ Операция, действие, мероприятие L---------- ^ ----------¬ <¦ ¦> Ситуация выбора, принятие решения L---------- V ---------¬ --- ¦ Внешний документ (передача документа) L----------- --------------------------------¬ --- Запрос заявителя ¦ L----------------T----------------- | - - - - - - - - - - - - - - - - --¬ ¦ Начало предоставления ¦ ¦ государственной услуги: ¦ { в управление ГАС поступил запрос } ¦ из Росархива, МИД России, иных ¦ ¦ организаций или гражданина ¦ L - - - - - - - -T- - - - - - - --- | ----------------------------------¬ ¦ Регистрация запроса ¦ L----------------T----------------- | ----------------------------------¬ ¦ Рассмотрение запроса ¦ ¦ руководством управления ГАС ¦ L----------------T----------------- | ----------------------------------¬ ¦Передача запроса на исполнение в ¦ ¦ подведомственное учреждение ¦ ¦ ОГУ ГАНО ¦ L----------------T----------------- | ^ ----------------------------------¬ ¦Анализ тематики запроса. Принятие¦ ---<¦ решения о возможности ¦>--T-------¬ ¦ ¦ исполнения запроса ¦ ¦ ¦ ¦ L---------------------------------- ¦ ¦ ¦ --------- ¦ | | | -------------------¬ --------------¬ ---------------¬ ¦ Уведомление о ¦ ¦ Исполнение ¦ ¦ Направление ¦ ¦ предоставлении ¦ ¦ запроса по ¦ ¦ запроса на ¦ ¦ дополнительных ¦ ¦имеющимся на ¦ ¦ исполнение в ¦ ¦ сведений для ¦ ¦ хранении ¦ ¦организацию по¦ ¦исполнения запроса¦ ¦ документам ¦ ¦принадлежности¦ ¦ или об отсутствии¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ запрашиваемых ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ сведений ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------- L------T------- L--------------- | --------------¬ ¦ Подготовка ¦ ¦ архивной ¦ ¦ справки ¦ -- - - - - - - ¦ -------------+ формы ¦ ¦ L------T------- ¦ ¦ | | --------------¬ ---------------------+-----------¬ ¦ Подготовка ¦ ¦ Проставление управлением ГАС ¦ ¦ ответа ¦ ¦ апостиля на архивной справке, ¦ ¦ заявителю, ¦ ¦архивной выписке, архивной копии¦ ¦ отметка об ¦ L--------------------------------- ¦исполнении и ¦ ¦ отправка ¦ ¦ годового ¦ ¦ документа ¦ L------T------- | - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - {Предоставление государственной услуги завершено} - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -