Постановление Губернатора Новосибирской области от 30.11.2009 № 504
Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области
ГУБЕРНАТОР НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 30.11.2009 N 504 Утратилo силу - Постановление Губернатора Новосибирской области от 29.03.2012 г. N 59 Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области В соответствии с постановлением администрации Новосибирскойобласти от 22.08.2006 N 64-па «Об утверждении Порядка разработки иутверждения административных регламентов исполнения государственныхфункций (предоставления государственных услуг)ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемый Административный регламент управлениягосударственной архивной службы Новосибирской области исполнениягосударственной функции по ведению Государственного реестра уникальныхдокументов Архивного фонда Новосибирской области (далее -Административный регламент). 2. Управлению государственной архивной службы Новосибирскойобласти (Попов В.Д.) обеспечить исполнение государственной функции всоответствии с Административным регламентом. 3. Контроль за исполнением постановления возложить назаместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.ГубернаторНовосибирской области В.А.Толоконский____________________ УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Новосибирской области от 30.11.2009 N 504 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ управления государственной архивной службы Новосибирской области исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области I. Общие положения 1. Наименование государственной функции: ведениеГосударственного реестра уникальных документов Архивного фондаНовосибирской области (далее - государственная функция). 2. Исполнение государственной функции осуществляетсяуправлением государственной архивной службы Новосибирской области(далее - управление ГАС). 3. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнениегосударственной функции. Исполнение государственной функции осуществляется всоответствии с: Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле вРоссийской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,25.10.2004, N 43, ст. 4169; 11.12.2006, N 50, ст. 5280; 03.12.2007, N49, ст. 6079; 19.05.2008, N 20, ст. 2253); приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 N 19 «Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерствеюстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059,Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти,14.05.2007, N 20, «Российская газета», 20.05.2009, N 89); Законом Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ «Обархивном деле в Новосибирской области» (Ведомости Новосибирскогообластного Совета депутатов N 40, 30.09.2005; N 65, 12.12.2008; N 66,19.12.2008); постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005N 222 «Об управлении государственной архивной службы Новосибирскойобласти» («Советская Сибирь», 04.05.2005, N 83; 04.10.2005, N 190;21.10.2008, N 205; 25.11.2008, N 229; 27.01.2009, N 13; 26.06.2009,N 115). 4. Описание результатов исполнения государственной функции. Результатами исполнения государственной функции являютсярегистрация уникальных документов в Государственном реестре уникальныхдокументов Архивного фонда Новосибирской области (далее -Государственный реестр), внесение изменений в Государственный реестр. II. Требования к порядку исполнения государственной функции 5. Порядок информирования о правилах исполнения государственнойфункции: 1) информация об исполняемой государственной функциипредоставляется непосредственно в помещении управления ГАС при личномобращении, по письменным обращениям, а также по телефону, электроннойпочте, посредством размещения на официальном интернет-сайте управленияГАС www.sibarchives.ru; 2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул.Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007; 3) электронный адрес управления ГАС: pvd@obladm.nso.ru; 4) телефоны управления ГАС: (383) 222-60-30 (приемная),222-62-58 (заместитель начальника управления ГАС), 223-22-89(начальник отдела по работе с государственными и муниципальнымиархивами). Факс 222-60-30; 5) официальный интернет-сайт управления ГАС:www.sibarchives.ru; 6) график работы управления ГАС: понедельник - четверг: 9.00-18.00; пятница: 9.00-17.00; суббота, воскресенье - выходные дни; 7) информация о месте нахождения управления ГАС и его почтовомадресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, официальноминтернет-сайте, сведения о графике работы размещаются: на официальном интернет-сайте управления ГАС:www.sibarchives.ru; на информационном стенде в управлении ГАС. Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе впомещение управления ГАС; 8) по телефону сотрудники управления ГАС обязаны датьисчерпывающую информацию по вопросам исполнения государственнойфункции; 9) по письменным обращениям информация направляется по почте всрок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения; 10) по электронной почте информация направляется в срок, непревышающий 10 дней со дня поступления обращения; 11) при личном обращении прием осуществляет руководительструктурного подразделения управления ГАС, ответственный за исполнениегосударственной функции по рабочим дням: вторник, среда: 9.00-13.00; четверг: 14.00-18.00. Прием заявителей осуществляется без предварительной записи впорядке очередности. 6. Сроки исполнения государственной функции. Максимальный срок исполнения государственной функции составляет10 рабочих дней со дня поступления сотруднику управления ГАС,ответственному за ведение Государственного реестра (далее -ответственный исполнитель), документов, перечисленных в пункте 7Административного регламента. 7. Перечень документов, необходимых для исполнениягосударственной функции. Для исполнения государственной функции необходимы следующиедокументы: 1) выписка из протокола заседания экспертно-проверочнойкомиссии управления ГАС (далее - ЭПК управления ГАС) с решением оботнесении архивных документов к уникальным и включении уникальныхдокументов в Государственный реестр; 2) приказ начальника управления ГАС об отнесении архивныхдокументов к уникальным и включении уникальных документов вГосударственный реестр; 3) лист учета и описания уникального документа по формесогласно приложению N 1 к Административному регламенту; 4) акт о внесении изменений и дополнений в лист учета иописания уникального документа, зарегистрированного в Государственномреестре (при внесении изменений). III. Административные процедуры 8. Реализация государственной функции включает в себя следующиеадминистративные процедуры: 1) регистрация уникальных документов в Государственном реестре; 2) внесение изменений в Государственный реестр. 9. Регистрация уникальных документов в Государственном реестре: 1) основанием для начала регистрации уникальных документов вГосударственном реестре является передача секретарем ЭПК управленияГАС ответственному исполнителю в течение трех рабочих дней документов,указанных в пункте 7 Административного регламента; 2) ответственный исполнитель на основании полученных документовв течение трех рабочих дней: а) присваивает уникальному документу регистрационный номер вГосударственном реестре в валовом порядке и вносит информацию обуникальном документе в Государственный реестр по форме согласноприложению N 2 к Административному регламенту; б) заполняет электронную базу данных «Государственный рееструникальных документов Архивного фонда Новосибирской области»; в) проставляет регистрационный номер в соответствующей графеобоих экземпляров листа учета и описания уникального документа; 3) ответственный исполнитель оформляет на каждый уникальныйдокумент, зарегистрированный в Государственном реестре, делоуникального документа (далее - дело). Делу присваивается номер,соответствующий регистрационному номеру уникального документа. В деловключаются: а) приказ начальника управления ГАС об отнесении архивныхдокументов к уникальным и включении уникальных документов вГосударственный реестр; б) выписка из протокола заседания ЭПК управления ГАС с решениемоб отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальныхдокументов в Государственный реестр; в) лист учета и описания уникального документа; г) акты о внесении изменений и дополнений в лист учета иописания уникального документа. Документы дела нумеруются в валовом порядке. К делусоставляется внутренняя опись. Дело формируется в течение семи рабочихдней после регистрации уникального документа в Государственномреестре. Дела ежегодно включаются в номенклатуру дел управления ГАС сосроком хранения «Постоянно»; 4) ответственный исполнитель ежегодно в последний рабочий деньдекабря составляет итоговую запись к Государственному реестру околичестве уникальных документов, поступивших или выбывших в течениегода, и общем количестве уникальных документов, внесенных вГосударственный реестр на 01 января следующего календарного года. 10. Внесение изменений в Государственный реестр: 1) сведения, полученные в результате научного изученияуникального документа, а также информация о других изменениях,происшедших с уникальным документом (смена собственника, проведениереставрации), регистрируются в Государственном реестре; 2) основанием для внесения изменений в Государственный реестрявляется получение ответственным исполнителем акта о внесенииизменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа,зарегистрированного в Государственном реестре (далее - акт); 3) ответственный исполнитель на основании полученного документав течение трех рабочих дней: а) вносит изменения в соответствующую графу листа учета иописания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет записьсвоей подписью с указанием даты внесения изменений; б) вносит информацию в Государственный реестр и в электроннуюбазу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивногофонда Новосибирской области»; в) приобщает акты к делу уникального документа. Блок-схема исполнения государственной функции представлена вприложении N 3 к Административному регламенту. IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции 11. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положенийАдминистративного регламента и иных нормативных правовых актов,устанавливающих требования к исполнению государственной функции, атакже принятием решений осуществляет заместитель начальника управленияГАС. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверкисоблюдения и исполнения сотрудниками управления ГАС положенийАдминистративного регламента. 12. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основаниигодовых планов работы управления ГАС), а также внеплановыми(осуществляться на основании приказа начальника управления ГАС). Для проведения проверки полноты и качества исполнениягосударственной функции приказом начальника управления ГАС формируетсяпод руководством заместителя начальника управления ГАС комиссия, всостав которой включаются сотрудники управления ГАС. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которойотмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по ихустранению. Справка подписывается всеми членами комиссии. По результатам проведения проверки в случае выявления нарушенийвиновные лица привлекаются к ответственности в соответствии сзаконодательством. V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц управления ГАС, а также принимаемых ими решений при исполнении государственной функции 13. Действия (бездействие) и решения должностных лиц управленияГАС, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственнойфункции, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересынарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее -заявители), в соответствии с Административным регламентом: 1) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решениядолжностного лица управления ГАС начальнику управления ГАС,начальника управления ГАС - заместителю Губернатора Новосибирскойобласти, курирующему работу управления ГАС (далее - уполномоченные нарассмотрение обращений должностные лица), а также в судебном порядке; а) заявитель вправе обратиться с жалобой лично или (и)письменно; б) при обращении заявителя в письменной форме срок рассмотренияобращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такогообращения; в) заявитель в своем письменном обращении в обязательномпорядке указывает либо наименование органа, в который направляетсяписьменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующегодолжностного лица, либо должность соответствующего лица, а также своифамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименованиедля юридического лица, почтовый адрес, по которому должны бытьнаправлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает сутьпредложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату; заявитель в подтверждение своих доводов вправе прилагать кписьменному обращению документы и материалы либо их копии; г) по результатам рассмотрения обращения уполномоченными нарассмотрение обращений должностными лицами принимается решение обудовлетворении требований заявителя либо об отказе в ихудовлетворении; письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения,направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении; д) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя,направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен бытьнаправлен ответ, ответ на обращение не дается; управление ГАС, заместитель Губернатора Новосибирской области,курирующий работу управления ГАС, при получении письменного обращения,в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения,угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членовего семьи, вправе оставить обращение без ответа по существупоставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившемуобращение, о недопустимости злоупотребления правом; если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответна обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившемуобращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, атакже сообщается по телефону или факсимильной связи, по электроннойпочте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаютсяпрочтению). Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, накоторый заявителю многократно давались письменные ответы по существу всвязи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении неприводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченные нарассмотрение обращений должностные лица вправе принять решение обезосновательности очередного обращения и прекращении переписки сзаявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение иранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС,заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работууправления ГАС, или одному и тому же должностному лицу. О данномрешении уведомляется заявитель, направивший обращение. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса неможет быть дан без разглашения сведений, составляющих государственнуюили иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившемуобращение, сообщается о невозможности дать ответ по существупоставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашенияуказанных сведений. Если причины, по которым ответ по существу поставленных вобращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены,заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС,заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работууправления ГАС; 2) заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный судобщей юрисдикции. ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Административному регламенту управления государственной архивной службы Новосибирской области исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области Лист учета и описания уникального документа <*> Регистрационный номер ____________________________________________Дата включения документа в Государственный реестр ________________1. Описание документаНазвание (заголовок) документа _____________________________________________________________________________________________________Самоназвание документа _____________________________________________________________________________________________________________Вид документа ____________________________________________________Автор документа __________________________________________________Дата (время создания) документа __________________________________Век ______________________________________________________________Ориентировочная дата _____________________________________________Язык документа ___________________________________________________Аннотация __________________________________________________________________________________________________________________________Историческая справка _______________________________________________________________________________________________________________Наличие драгоценных металлов и камней ______________________________________________________________________________________________Палеографические особенности _______________________________________________________________________________________________________Печати _____________________________________________________________________________________________________________________________Художественные особенности оформления документа ____________________________________________________________________________________Собственность ____________________________________________________2. Физическое состояние документаМатериальный носитель ____________________________________________Размеры __________________________________________________________Объем ____________________________________________________________Физическое состояние _____________________________________________Сведения о реставрации ___________________________________________3. Место хранения документаМесто хранения документа _________________________________________Адрес места хранения документа ___________________________________Архивный шифр: фонд N ____, оп. N ____, ед. хр. N ____, ед. уч. N ___,лл. ___4. Служебная информацияКем представлен документ: ________________________________________Протокол экспертной комиссии организации от _______ года N _______Протокол ЭПК управления ГАС от __________________ года N _________<*> В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. листучета и описания уникального документа может заполняться на двух иболее листах. ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к Административному регламенту управления государственной архивной службы Новосибирской области исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области |——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| Регистра- | Название | Наимено- | Кем | Протокол | Вид | Автор | Дата | Язык | Аннотация | Наличие | Палеогра- | Печать | Художес- | Собстве- | Физическое || ционный | документа | вание | предс- | ЭПК | документа | документа | создания | | документа | драгме- | фические | | твенные | нность | состояние || номер | | учреждения, | тавлен | управления | | | | | | таллов | особенности | | особенности | | || | | осуществля- | | ГАС | | | | | | | | | оформления | | || | | ющего | | | | | | | | | | | | | || | | хранение | | | | | | | | | | | | | || | | документа | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————|| | | | | | | | | | | | | | | | ||——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|———————————————|——————————————|——————————————|————————————|———————|——————————————|———————————|—————————————————|——————————|—————————————————|————————————|————————————————| ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 к Административному регламенту управления государственной архивной службы Новосибирской области исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области Блок-схема исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области |————————————————————————————————————| |————————————————————————————|| | | || Регистрация уникальных документов | | Внесение изменений || в Государственном реестре | | в Государственный реестр || | | ||————————————————————————————————————| |————————————————————————————| | | V V |————————————————————————————————————| |————————————————————————————|| | | || Поступление документов, | | Поступление документов, || необходимых для исполнения | | необходимых для исполнения || государственной функции | | государственной функции || ответственному исполнителю | | ответственному исполнителю ||————————————————————————————————————| |————————————————————————————| | | V V|————————————————————————————————————| |————————————————————————————|| | | || Ответственный исполнитель | | Ответственный исполнитель || присваивает уникальному документу | | вносит изменения || регистрационный номер в | | в лист учета и описания || Государственном реестре и вносит | | уникального документа || информацию об уникальном документе | | || в Государственный реестр | | || | | ||————————————————————————————————————| |————————————————————————————| | | V V |————————————————————————————————————| |————————————————————————————|| | | || Заполняет электронную базу | | Вносит информацию в || данных "Государственный реестр | | Государственный реестр и в || уникальных документов Архивного | | электронную базу данных || фонда Новосибирской области" | | "Государственный реестр || | | уникальных документов || | | Архивного фонда || | | Новосибирской области" ||————————————————————————————————————| |————————————————————————————| | V V |————————————————————————————————————| |————————————————————————————|| | | || Проставляет регистрационный | | Приобщает акты к делу || номер в соответвующей графе в двух | | уникального документа || экземплярах листа учета и описания | | || уникального документа | | || | | || | | ||————————————————————————————————————| |————————————————————————————| | / V / |————————————————————————————————————| / | | / | Оформляет дело уникального | / | документа | \ / | | \ / |————————————————————————————————————| \| | / ---| |---- |——————————————————| | Составляет | | итоговую запись | | к | | Государственному | | реестру | |——————————————————|