Постановление Администрации Новосибирской области от 19.01.2009 № 9-па
Об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области
АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 19.01.2009 N 9-па Об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области В связи с завершением опытной эксплуатации системы электронногодокументооборота и делопроизводства в исполнительных органахгосударственной власти Новосибирской областиПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Администрации Новосибирской области, исполнительным органамгосударственной власти Новосибирской области перейти с 01.02.2009 наэлектронный документооборот с входящими и исходящими документами всистеме электронного документооборота и делопроизводства"СМ-Делопроизводство" (далее – СЭДД). 2. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе в СЭДД висполнительных органах государственной власти Новосибирской области(далее – Инструкция). 3. Руководителям структурных подразделений администрацииНовосибирской области, исполнительных органов государственной властиНовосибирской области организовать работу с входящими и исходящимидокументами в соответствии с требованиями Инструкции. 4. Контроль за исполнением постановления возложить назаместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.ГубернаторНовосибирской области В.А. Толоконский____________ УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации Новосибирской области от 19.01.2009 N 9-па ИНСТРУКЦИЯ по работе с входящими и исходящими документами в системе электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области I. Регистрация и учет входящих документов 1. Входящие документы (правительственные, корреспонденция,факсимильные сообщения, другие документы), поступившие в администрациюНовосибирской области и исполнительные органы государственной властиНовосибирской области, подлежат учету и регистрации в подсистеме"Входящие документы" системы электронного документооборота иделопроизводства "СМ-Делопроизводство" (далее – СЭДД). Регистрация и учет документов, направленных в администрациюНовосибирской области, производится в отделекорреспонденции-канцелярии государственно-правового департаментаадминистрации Новосибирской области (далее - канцелярия). Регистрация и учет документов, направленных в исполнительныеорганы государственной власти Новосибирской области, производитсяспециально уполномоченным работником в этих органах власти (далее -уполномоченный по ДО). 2. При регистрации документа оформляется реквизит отметка опоступлении документа в организацию в соответствии с п. 2.2.25Инструкции по документационному обеспечению администрацииНовосибирской области, утвержденной постановлением ГубернатораНовосибирской области от 30.12.2005 N 700 (далее – Инструкция N 700). Регистрация документа осуществляется путем созданиярегистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которойзаполняются следующие реквизиты: отметка о поступлении документа в организацию; дата регистрации документа; вид документа; наименование организации автора документа; регистрационный номер и дата поступившего документа; фамилия автора, подписавшего документ; заголовок к тексту; количество экземпляров, листов, приложений; адресат; кодификатор темы обращения. Состав реквизитов, в зависимости от задач использованияинформации о документе, может дополняться другими реквизитами. После заполнения РКК документа осуществляется преобразованиетекста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, вэлектронную форму (образ), кроме документов, не подлежащихсканированию. Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию вэлектронную форму, в администрации Новосибирской области утверждаетсяруководителем государственно-правового департамента администрацииНовосибирской области. Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию вэлектронную форму, в исполнительных органах государственной властиНовосибирской области определяется руководителем соответствующегооргана. Электронная форма документа прикрепляется к РКК. Документы, поступившие в канцелярию или уполномоченному по ДОисполнительных органов государственной власти Новосибирской области вэлектронной форме, распечатываются на бумажный носитель, оформляетсяреквизит отметка о поступлении документа в организацию, электроннаяформа документа прикрепляется к РКК. Документы, поступившие в структурные подразделенияадминистрации Новосибирской области или структурные подразделенияисполнительных органов государственной власти Новосибирской области поэлектронной почте, требующие регистрации, пересылаются в канцеляриюили уполномоченным по ДО соответствующих органов. После регистрации электронная копия документов (РКК иэлектронная форма документа) автоматически поступает по СЭДД на имясоответствующего руководителя (адресата), о чем на его персональномкомпьютере появляется уведомление. 3. Факсимильные сообщения, направленные в канцелярию и приемнуюГубернатора Новосибирской области, поступают в электронной форме вканцелярию для их учета в подсистеме "СМ-Факс" СЭДД. Сотрудник канцелярии создает РКК, прикрепляет к ней электроннуюформу документа. СЭДД уведомляет адресата о поступлении документа. Факсимильные сообщения, поступившие на факсимильные аппараты,установленные в структурных подразделениях администрации области иисполнительных органов государственной власти Новосибирской области,учитываются в этих подразделениях. 4. Документы, направленные на исполнение из администрацииНовосибирской области в исполнительные органы государственной властиНовосибирской области, повторно в этих органах не регистрируются. II. Рассмотрение документов 5. Документы в СЭДД получают адресаты и все исполнители,получившие поручения по этим документам. 6. Руководители, получившие уведомление о поступлениидокумента, рассматривают документ, с помощью СЭДД создают карточкурезолюции с указанием следующих реквизитов: автор резолюции,исполнитель, текст резолюции, дата резолюции, срок исполнения. Послесоздания карточки резолюции документ поступает исполнителю этойрезолюции. Исполнители знакомятся с документами в день их получения. Дляполучения поступающих документов и резолюций они просматривают базуданных "Уведомления". После исполнения поручения исполнитель создаёт карточкуисполнения, в которой записывается результат исполнения поручения. III. Регистрация исходящих писем 7. Исходящие письма, созданные в администрации Новосибирскойобласти и в исполнительных органах государственной властиНовосибирской области, регистрируются в подсистеме "Исходящиедокументы" СЭДД. 8. Исполнитель, получивший поручение на создание инициативногоисходящего письма или письма-ответа, готовит проект исходящего письмав электронной форме. 9. РКК исходящего документа создается канцелярией илиисполнителем. В РКК заполняются необходимые реквизиты (вид документа,заголовок, адресат, инициалы и фамилию руководителя, подписывающегописьмо, взаимосвязь с входящим документом), прикрепляется электроннаяформа письма с приложениями к нему. Заполненную РКК исполнитель направляет на регистрациюуполномоченному по ДО, который уведомляется по СЭДД. 10. На основе электронной формы оформляется проект служебногописьма на бумажном носителе в соответствии с требованиями пункта 7.9Инструкции N 700. Подписанное письмо передается в канцелярию или уполномоченномупо ДО, который находит в СЭДД РКК этого письма, сверяет содержаниефайла с письмом на бумажном носителе и присваивает регистрационныйномер. Регистрационный номер переносится на оригинал исходящегописьма. Канцелярия или уполномоченный по ДО делают в РКК отметку оботправке письма, заполняя способ и дату отправки. Если письмо является ответным на ранее поступивший документ,канцелярия или уполномоченный по ДО создает карточку ответногодокумента к РКК входящего документа. IV. Внутренние документы 11. К внутренним документам относится переписка междуруководителями структурных подразделений администрации Новосибирскойобласти, исполнительных органов государственной власти Новосибирскойобласти с Губернатором Новосибирской области, заместителямиГубернатора Новосибирской области, между собой, а также докладные ислужебные записки. 12. Письма регистрируются в подсистеме "Исходящие документы" всоответствии с правилами, установленными в разделе 3 данной Инструкциис созданием РКК. 13. В случае, если адресатами исходящего письма являютсяруководители структурных подразделений администрации Новосибирскойобласти, исполнительных органов государственной власти Новосибирскойобласти, то при регистрации исходящего письма автоматическиформируется внутренний документ, который поступает по СЭДДуполномоченным по ДО. 14. Докладные и служебные записки регистрируются в подсистеме"Внутренние документы" с созданием РКК. 15. Все последующие этапы работы с документом (созданиерезолюций, направление исполнителям, исполнение, направление в дело)отражаются в РКК соответствующего документа. V. Принципы формирования регистрационных номеров документов 16. Входящему документу присваивается порядковый номер иделопроизводственный индекс структурного подразделения администрацииили исполнительного органа государственной власти Новосибирскойобласти, например, 148/2. 17. Учет поступивших факсимильных сообщений осуществляетсяпутем проставления номера по порядку с добавлением через дефис буквы"ф", например, 234-ф. 18. Регистрационный номер исходящих писем заместителейГубернатора Новосибирской области, руководителей структурныхподразделений администрации Новосибирской области, исполнительныхорганов государственной власти Новосибирской области имеет следующуюструктуру: порядковый номер, индекс дела по номенклатуре дел,делопроизводственный индекс структурного подразделения: 589-08/14. Номер дела может дополняться буквенным обозначением идополнительными индексами структурных подразделений, например,ВГ-5880/10-3. 19. Регистрация поступивших писем-ответов осуществляется путемсоздания ответных карточек к РКК инициативных писем. Письму-ответуприсваивается тот же регистрационный номер с добавлением номерапоступившего ответа: 1483/22-1, 1483/22-2. 20. Письмам-ответам на входящие документы присваивается номервходящего документа. Сведения о документе вносятся в ответную карточкук РКК входящего документа: 148/2. 21. Письма-ответы на поступившие факсимильные сообщениярегистрируются как инициативные письма. 22. Письма-ответы на правительственные документы регистрируютсякак инициативные письма. VI. Подлинники документов 23. Подлинники документов, поступившие в администрациюНовосибирской области, предоставляются Губернатору Новосибирскойобласти. 24. Подлинники документов хранятся в канцелярии, ууполномоченных по ДО структурных подразделений администрацииНовосибирской области и исполнительных органах государственной властиНовосибирской области. 25. Подлинники документов, не преобразованные в электроннуюформу, находятся у исполнителей до направления документа в дело. 26. Подлинники документов используются для систематизациидокументов в делопроизводстве. VII. Порядок работы с контрольными резолюциями 27. Сотрудник канцелярии при заполнении РКК резолюцииГубернатора Новосибирской области, в случае, если документконтрольный, проставляет признак в "отдел контроля". 28. Руководитель отдела контроля государственно-правовогодепартамента администрации Новосибирской области (далее – отделконтроля) после получения уведомления в СЭДД определяет по резолюцииответственного контролера (работника отдела контроля) по исполнениюдокумента. 29. Ответственные контролёры, получившие уведомление сконтрольной резолюцией, оформляют контрольную карточку в деньполучения уведомления. 30. Исполнители, указанные ответственными в контрольнойкарточке, получают уведомление-напоминание о наступлении контрольногосрока. 31. Ответственные исполнители готовят информацию о проделаннойработе, электронную форму информации направляют уполномоченному по ДОили ответственному за организацию контроля в подразделении. 32. Уполномоченные по ДО или ответственные за организациюконтроля при создании РКК ответов по исполнению контрольных документов(прямых поручений Губернатора Новосибирской области, нормативныхправовых актов Новосибирской области, резолюций ГубернатораНовосибирской области на документы) ставят отметку для направленияуведомления в отдел контроля. Бумажный экземпляр письма на имя Губернатора Новосибирскойобласти о снятии с контроля поручения, подписанный ответственнымисполнителем, передают в отдел контроля для оформления резолюции вРКК. 33. Ответственный контролёр, получив уведомление об исполнениидокумента, вносит соответствующие сведения в контрольной карточкерезолюции о снятии с контроля или о продлении срока исполнения суказанием дополнительной информации. 34. В исполнительных органах государственной властиНовосибирской области работу по организации внутреннего контроля заисполнением контрольных резолюций руководителей осуществляютспециалисты ответственные за организацию контроля. VIII. Порядок работы с документами в случае временного отсутствия рабочего места исполнителя в системе СЭДД 35. При отсутствии технической возможности подключения рабочегоместа руководителя или исполнителя к СЭДД функции по электронномудокументообороту осуществляют уполномоченные по ДО.