Постановление Главы администрации Новосибирской области от 28.01.1998 № 48
Об утверждении порядка ведения личных дел государственных служащих
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 28.01.98 N 48 г. Новосибирск Об утверждении порядка ведения личных дел государственных служащих Во исполнение п.8 постановления главы администрации области от20.08.97 N 448 "О представлении лицами, замещающими государственныедолжности Новосибирской области, и лицами, замещающими государственныедолжности государственной службы области, сведений о доходах иимуществе" п о с т а н о в л я ю: Утвердить Порядок ведения личных дел государственных служащих всистеме органов исполнительной власти Новосибирской области согласноприложению.И.о. главы администрации В.Н. Киселев Приложение утверждено постановлением главы администрации области от 28.01.98 N 48Порядок ведения личных дел государственных служащих в системе органов исполнительной власти Новосибирской области 1. Личное дело государственного служащего содержит основныесведения о нем, его трудовой деятельности и прохождении имгосударственной службы. 2. В личном деле государственного служащего содержатся: - трудовой договор о государственной службе, - личное заявление о приеме на государственную службу, - анкета, - послужной список, - копии документов об образовании, - справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных сзамещением государственной должности государственной службыНовосибирской области, - медицинское заключение о состоянии здоровья, - копии свидетельств о сдаче квалификационных экзаменов, - материалы аттестаций, - служебные характеристики, - копии документов о назначениях, переводах на должностигосударственной службы и прочие документы, связанные с поступлениемданного лица на государственную службу и ее прохождением, - иные документы, связанные с прохождением военной службы, сослужбой в органах внутренних дел, в таможенных органах, в органахналоговой полиции и т.д. 3. Анкета собственноручно заполняется гражданином при поступлениина государственную службу (форма 2). 4. Послужной список содержит основные данные, связанные спрохождением государственным служащим государственной службы (форма3). Он заполняется кадровой службой государственного органа наосновании анкеты, трудовой книжки и иных документов. Внесение впослужной список данных, не предусмотренных его формой, недопускается. 5. Ведение послужного списка осуществляется следующим образом: 5.1. В разделе 1 в хронологическом порядке производятся записисведений о прохождении государственной службы. 5.2. В разделе 2 отражаются результаты аттестации на соответствиезанимаемой должности. Рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгомсоответствии с принятым решением и протоколами аттестационнойкомиссий. 5.3. Раздел 3 содержит сведения о сдаче государственным служащимквалификационных экзаменов и результатах аттестаций для присвоенияквалификационных разрядов. 5.4. Раздел 4 содержит сведения о награждении государственногослужащего государственными наградами СССР, Российской Федерации,Почетной грамотой Новосибирской области и иных поощрениях. 5.5. В разделе 5 заносятся сведения о дисциплинарных взысканиях,наложенных на государственного служащего, и отметки об их снятии. 5.6. В разделе 6 записываются сведения о служебных командировкахгосударственного служащего за границу в период прохождениягосударственной службы с указанием цели поездки. 5.7 Раздел 7 содержит сведения о дополнительном профессиональномобразовании с указанием формы обучения, времени проведения обучения, атакже места прохождения обучения (наименование образовательногоучреждения и его местонахождение). 5.8. В раздел 8 заносятся изменения в учетных данныхгосударственного служащего в период прохождения службы. 6. Послужной список ведется на протяжении всего периодапрохождения государственной службы случае изменения данных, изложенныхв послужном списке, государственный служащий представляет в кадровуюслужбу государственного органа документы, подтверждающиесоответствующие изменения. 7. Личное дело оформляется и ведется следующим образом: 7.1. Материалы личного дела помещаются в папку с твердойобложкой. На титульной стороне обложки (форма 1) указываются полноенаименование государственного органа Новосибирской области, фамилия,имя, отчество государственного служащего и номер его личного дела. 7.2. Документы личного дела нумеруется и вносятся в опись (форма4). Каждый документ записывается отдельно с указанием егонаименования, количества листов и даты приобщения к материалам личногодела. При передаче личного дела в другие государственные органы описьдокументов, находящаяся в личном деле, заверяется руководителемкадровой службы государственного органа. 8. Оформление и сверка личного дела государственного служащего, атакже обновление данных и внесение соответствующих измененийосуществляется кадровой службой государственного органа. 9. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в немдокументов, не предусмотренных настоящим Положением, не допускается.Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаяхлишь с разрешения руководителя кадровой службы государственногооргана. На место изъятого документа вкладывается справка с указаниемпричин изъятия и визой Руководителя кадровой службы, разрешившегоизъятие документа. 10. Личные дела учитываются как документы для служебногопользования. Ответственность за ведение и хранение личных делвозлагается на руководителя кадровой службы государственного органа. Учет личных дел производится в журнале учета личных делгосударственных служащих (форма 5), в котором указываются датапоступления личного дела, дата снятия с учета личного дела, основаниеснятия с учета (дата и номер Распорядительного документа), а такжеданные об отправке (передаче) личного дела (дата, исходящий номер, наименование государственногооргана, в который отправлено (передано) личное дело). Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личныхдел, о чем составляется соответствующий акт. Выдача личных дел государственных служащих для служебногопользования производится по контрольной карточке (форма 6),находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель. При переходе государственного служащего на новое местогосударственной службы его личное дело передается по акту в кадровуюслужбу государственного органа или высылается не позднее 5 суток содня поступления запроса. В контрольной карточке делается запись суказанием данных об отправке личного дела (дата, исходящий номер,полное наименование организации получателя). 11. При прекращении государственной службы личное делогосударственного служащего передается на архивное хранение. При этом враздел 1 послужного списка вносится запись об основании прекращениягосударственной службы с указанием номера и даты соответствующегораспорядительного документа. ____________ Формз 1 к Приложению утвержденному постановлением главы администрации от ______N _______ НОВОСИБИРСКАЯ ОБЛАСТЬ ___________________________________________________________ (наименование государственного органа) ЛИЧНОЕ ДЕЛО государственного служащего______________________________________________________________________ (фамилия)______________________________________________________________________ (имя, отчество) ____________ Форма 2 к Приложению утвержденному постановлением главы администрации от _____N ________ АНКЕТА (заполняется собственноручно) _________________ | |1 Фамилия ______________________________________ | Место |Имя, Отчество ___________________________________ | для | | фотокарточки | | | | | | | | | | | |_______________|----------------------------------------------------------------------| 1.Если изменяли фамилию, имя или | || отчество, то укажите их | ||-----------------------------------------+--------------------------|| 2. Год, число, месяц и место рождения | || (село, деревня, город, район, область, | || край, республика) | ||-----------------------------------------+--------------------------|| 3. Гражданство | ||-----------------------------------------+--------------------------|| 4. Профессиональное образование, | || когда и какие учебные заведения | || окончили, номера дипломов | ||-----------------------------------------+--------------------------|| 5. Специальность по диплому | || Квалификация по диплому | ||-----------------------------------------+--------------------------|| 6. Ученая степень, ученое звание, когда | || присвоены, номера дипломов | ||-----------------------------------------+--------------------------|| 7. Какими иностранными языками и | || языками народов Российской | || Федерации владеете и в какой степени | || (читаете и можете объясняться, | || владеете свободно) | |---------------------------------------------------------------------- 8. выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включаяучебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военнуюслужбу работу по совместительству, предпринимательскую деятельность ит.п ) При заполнении данного пункта необходимо именовать учрежденияорганизации и предприятия так. как они назывались в свое время,военную службу записывать указанием должности и номера воинском части.-------------------------------------------------------------------| Месяц и год | Должность с указанием | Местонахождение || | учреждения, организации, | учреждения, ||--------------------| предприятия ( независимо | организации, || Поступ- | ухода | от собственности и | предприятия || ления | | ведомственной | || | | принадлежности) | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | ||---------+----------+--------------------------+-----------------|| | | | |------------------------------------------------------------------| 9. Ваши близкие родственники (жена, муж, дети, отец, мать,братья, сестры)-------------------------------------------------------------------------------| Степень | Фамилия, | Год, | Место работы, | Адрес || родства | имя, отчество | место рождения | должность | места жительства ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | ||---------+---------------+----------------+---------------+------------------|| | | | | |-------------------------------------------------------------------------------10. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________________________________________________________________________________11. Домашний адрес и номер телефона ________________________________________________________________________________________________________12. Паспорт или документ, его заменяющий ___________________________________________________________________________________________________(номер. серия, кем и когда выдан)13. Дополнительные сведения (поощрения, участие в выборных органах атакже другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе)____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________"____"_________19___г. Подпись ____________________(дата заполнения)Данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуютдокументам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке,документам об образовании, воинской службе.М.П.____________________________________________(подпись, фамилия работника кадровой службы)"___" ______________19______г. ____________ Форма 3 к Приложению утвержденному постановлением главы администрации от _____N ________ ПОСЛУЖНОЙ СПИСОК государственного служащего _____________________________________ (фамилия) __________________________________________________ (имя и отчество)------------------------------------------------------------------------| Квалификационный | Основание || разряд | (наименование документа, кем издан, дата и номер) ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | ||------------------+---------------------------------------------------|| | |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| 1. Государственная служба: ||------------------------------------------------------------------------------|| С какого | По | Занимаемая | Место службы | Основание || времени | какое | должность | (наименование | (наименование || (число, | время | | государственного | документа, кем || месяц, год) | (число, | | органа и его | издан, дата и номер) || | месяц, | | структурных | || | год) | | подразделений) | ||-------------+---------+------------+------------------+----------------------|| | | | | ||-------------+---------+------------+------------------+----------------------|| | | | | ||-------------+---------+------------+------------------+----------------------|| | | | | ||-------------+---------+------------+------------------+----------------------|| | | | | |-------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------| 2. Результаты аттестации по государственной должности: ||--------------------------------------------------------------------|| Время | Основание (наименование | Результаты || проведения | документа, кем издан, дата и | || | номер) | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------+------------------------------+----------------------|| | | ||--------------------------------------------------------------------| 3. Результаты сдачи государственных квалификационных экзаменов илиаттестации для присвоения квалификационных разрядов: |---------------------------------------------------------------------------------------|| Время | По какому | Результаты квалификационного экзамена || проведения | квалификационному разряду | или аттестации ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | ||--------------+------------------------------+-----------------------------------------|| | | |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| 4. Сведения о поощрениях государственного служащго: ||---------------------------------------------------------------------------------|| Вид поощрения | Основание (наименование || | документа, кем издан, дата и || | номер) ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||---------------------------------------------------------------------------------|| 5. Сведения о дисциплинарных взысканиях государственного служащего и отметка об || их снятии: ||---------------------------------------------------------------------------------|| Вид дисциплинарного взыскания, отметка о снятии | Основание (наименование || дисциплинарного взыскания | документа, кем издан, дата и || | номер) ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | ||-------------------------------------------------+-------------------------------|| | |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| 6. Пребывание за границей в служебных командировках: ||----------------------------------------------------------------------------------|| Где с какой целью | С какого времени | По какое время || | (число, месяц, год) | (число, месяц, год) ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------+-----------------------+-----------------------|| | | ||----------------------------------------------------------------------------------|| 7. Дополнительное профессиональное образование: ||----------------------------------------------------------------------------------|| Форма | Дата | Дата | Учреждение и | Специальность. | Кол-во | Документ, || | нача | окон | его | специализация. | часов | номер и дата || | ла | чания | местонахож | тема | | выдачи || | | | дение | | | ||-----------+------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| повышен | | | | | | || ие |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| квалифи | | | | | | || кации <1> |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | || |------+-------+--------------+----------------+--------+--------------|| | | | | | | |------------------------------------------------------------------------------------<1>Обучение по программе в объеме от 72 до 100 или свыше 100 часов.----------------------------------------------------------------| Профессиональная | | | | | | || переподготовка |------+------+------+------+------+--------|| <2> | | | | | | || |------+------+------+------+------+--------|| | | | | | | ||------------------|------+------+------+------+------+--------|| переподготовка | | | | | | || (второе высшее |------+------+------+------+------+--------|| образование)<3> | | | | | | || |------+------+------+------+------+--------|| | | | | | | || |------+------+------+------+------+--------|| | | | | | | || |------+------+------+------+------+--------|| | | | | | | |----------------------------------------------------------------<2> Обучение по программе свыше 500 часов.<3>Обучение по программе второго высшего образования.-----------------------------------------------------------------| 8. Записи об изменениях в учетных данных в период прохождения || государственной службы: ||---------------------------------------------------------------|| Дата изменения | Характер изменения | Основание записи ||------------------+----------------------+---------------------|| | | ||------------------+----------------------+---------------------|| | | ||------------------+----------------------+---------------------|| | | ||------------------+----------------------+---------------------|| | | ||------------------+----------------------+---------------------|| | | ||------------------+----------------------+---------------------|| | | |----------------------------------------------------------------- ____________ Форма 4 к Приложению утвержденному постановлением главы администрации от _____N_______ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ------------------------------------------------------------| N п/п | Наименование | Кол-во | Дата | Подпись || | документа | листов | Приобщения к | Работника || | | | Материалам | Кадровой || | | | Личного дела | службы ||-------+--------------+--------+--------------+-----------|| | | | | ||-------+--------------+--------+--------------+-----------|| | | | | ||-------+--------------+--------+--------------+-----------|| | | | | ||-------+--------------+--------+--------------+-----------|| | | | | ||-------+--------------+--------+--------------+-----------|| | | | | ||-------+--------------+--------+--------------+-----------|| | | | | ||-------+--------------+--------+--------------+-----------|| | | | | |------------------------------------------------------------ ____________ Форма 5 к Приложению утвержденному постановлением главы администрации от___________ N ____________ ЖУРНАЛ учета личных дел государственных служащих _________________________________ (наименование государственного органа)Начата " _____"_____________________г.Окончена " ______" __________________г.--------------------------------------------------------------------------| N личного | Фамилия, | Дата | Дата | Основания | Данные об || дела | имя, | поступления | снятия с | снятия с | отправке || | отчество | | учета | учета | (передаче) ||-----------+----------+-------------+----------+-----------+------------|| | | | | | ||-----------+----------+-------------+----------+-----------+------------|| | | | | | ||-----------+----------+-------------+----------+-----------+------------|| | | | | | ||-----------+----------+-------------+----------+-----------+------------|| | | | | | ||-----------+----------+-------------+----------+-----------+------------|| | | | | | ||-----------+----------+-------------+----------+-----------+------------|| | | | | | ||-----------+----------+-------------+----------+-----------+------------|| | | | | | |-------------------------------------------------------------------------- ________________ Форма 6 к Приложению Утвержденному постановлением главы администрации от _____N _______ КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА личною дела N1. Фамилия _____________________2. Имя и отчество ___________________ Личное дело выдано (отправлено):----------------------------------------------------------------------------------| Дата | Кому выдано, отправлено | Подпись | Кем выдано, | Дата || выдачи, | (наименование должности, | получателя | отправлено | возврата || отправки | государственного органа) | | (подпись | || | | | руководителя | || | | | кадровой службы) | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | ||----------+--------------------------+------------+------------------+----------|| | | | | |---------------------------------------------------------------------------------- ____________